Trợ Lý Thu Mua Công Ty Sản Xuất Dược Mỹ Phẩm

1. Thực hiện mua hàng
- Tiếp nhận và kiểm tra yêu cầu mua hàng từ các bộ phận (Sản xuất, R&D, Kho, ...).
- Tìm kiếm, liên hệ, lấy báo giá nhà cung cấp nguyên liệu, bao bì, vật tư, hóa chất, hương liệu, phụ liệu sản xuất mỹ phẩm.
- So sánh báo giá, điều kiện thanh toán, thời gian giao hàng; đề xuất lựa chọn nhà cung cấp phù hợp.
- Lập đơn đặt hàng/hợp đồng mua hàng theo đúng quy trình và quy định của Công ty
2. Quản lý nhà cung cấp
- Theo dõi, đánh giá nhà cung cấp về chất lượng, giá cả, tiến độ giao hàng và mức độ tuân thủ quy định.
- Phối hợp với các bộ phận liên quan xử lý các vấn đề phát sinh: giao hàng trễ, sai quy cách, không đạt chất lượng.
- Cập nhật, lưu trữ hồ sơ nhà cung cấp (giấy phép, CO, CQ, MSDS, hồ sơ pháp lý... nếu có).
3. Theo dõi và phối hợp giao nhận
- Phối hợp với Kho để kiểm tra số lượng, chủng loại, tình trạng hàng hóa khi nhập kho.
- Theo dõi tiến độ giao hàng theo PO/đơn hàng; cập nhật ETA, nhắc nhà cung cấp trước hạn và phối hợp xử lý kịp thời các trường hợp giao trễ/thiếu hàng/sai hàng.
- Phối hợp với bộ phận Kiểm soát chất lượng (QC) xử lý các trường hợp hàng không đạt yêu cầu, phối hợp với QA/QC để nhận kết luận chất lượng; thực hiện xử lý nhà cung cấp về mặt thương mại (đổi trả, đền bù, bù hàng...) theo kết luận của QA/QC và điều khoản PO hợp đồng.
4. Quản lý chứng từ, hồ sơ
- Thu thập, kiểm tra và lưu trữ đầy đủ chứng từ mua hàng: hợp đồng, đơn đặt hàng, hóa đơn, phiếu giao nhận.
- Kiểm tra bộ chứng từ đầu vào theo quy định từng nhóm hàng (COA, MSDS/SDS, TDS/Spec...); đảm bảo chứng từ khớp PO/lô hàng trước khi nghiệm thu/nhập kho.
- Phối hợp với bộ phận Kế toán thực hiện thanh toán đúng hạn cho nhà cung cấp.
5. Tuân thủ quy định
- Tuân thủ các quy định về GMP, ISO, SOP liên quan đến mua hàng và nguyên vật liệu mỹ phẩm.
- Thực hiện công việc theo đúng Nội quy lao động, quy trình nội bộ và các quy định pháp luật có liên quan.
6. Các công việc khác
- Thực hiện các công việc khác theo sự phân công, chỉ đạo của cấp trên