Chịu trách nhiệm giám sát các công việc hành chính khác nhau, hỗ trợ các quy trình nhân sự và đảm bảo việc giao tiếp giữa các phòng ban diễn ra suôn sẻ. Chuyên viên cần có kinh nghiệm trong
quản lý văn phòng, chính sách nhân sự và quan hệ lao động, mong muốn mang lại dịch vụ xuất sắc và tạo dựng một môi trường làm việc tích cực.
Nhiệm vụ & Trách nhiệm
Hành chính:
•
Quản lý vật tư và thiết bị văn phòng, đảm bảo các vật dụng cần thiết luôn có sẵn và được tổ chức hợp lý.
• Điều phối các cuộc họp, chuẩn bị nội dung họp và ghi biên bản khi cần.
• Hỗ trợ chuẩn bị các báo cáo, bài thuyết trình và các tài liệu khác cho ban lãnh đạo.
• Duy trì hồ sơ nhân viên chính xác, bao gồm thông tin cá nhân, lịch sử công tác và hồ sơ đào tạo.
• Cập nhật và quản lý cơ sở dữ liệu, hồ sơ và các tài liệu quan trọng khác theo các chính sách khách sạn và yêu cầu pháp lý.
• Là đầu mối chính trao đổi các câu hỏi của nhân viên liên quan đến các vấn đề nhân sự và hành chính.
• Hỗ trợ các hoạt động giao tiếp nội bộ, đảm bảo tất cả nhân viên được thông báo về các cập nhật quan trọng của khách sạn, chính sách và sự kiện.
• Hỗ trợ công việc hành chính liên quan đến khách hàng khi cần thiết, bao gồm xử lý phản hồi, khiếu nại và yêu cầu đặc biệt của khách.
• Giúp điều phối các công tác hậu cần cho các sự kiện, hội nghị hoặc cuộc họp do khách sạn tổ chức.
Nhân sự:
Tuyển dụng & Hội nhập:
• Hỗ trợ trong các công tác tuyển dụng, bao gồm đăng tuyển dụng, xét duyệt hồ sơ và lên lịch phỏng vấn và tuyển dụng nhân viên.
• Hỗ trợ quá trình hội nhập cho nhân viên mới, đảm bảo họ nhận được các buổi định hướng và đào tạo cần thiết để hòa nhập nhanh chóng vào đội ngũ.
Lưu trữ hồ sơ nhân viên & Quản lý phúc lợi:
• Lưu trữ hồ sơ nhân viên, bao gồm các thông tin về hiệu suất công việc, thăng chức và các biên bản kỷ luật.
• Hỗ trợ nhân viên về việc đăng ký phúc lợi, thay đổi và các thắc mắc về lương, bảo hiểm và các chính sách nghỉ phép.
Đào tạo & Phát triển:
• Hỗ trợ triển khai các chương trình đào tạo nhân viên, bao gồm theo dõi tiến độ và đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn của khách sạn.
• Giúp đẩy mạnh các cơ hội phát triển cho nhân viên, chẳng hạn như tổ chức hội thảo, seminar và các sáng kiến nâng cao kỹ năng.
Quan hệ nhân viên:
• Tạo mối quan hệ nhân viên tích cực thông qua việc hỗ trợ giải quyết mâu thuẫn và duy trì một môi trường làm việc hòa hợp.
• Là cầu nối giữa ban quản lý và nhân viên để đảm bảo các vấn đề và mối quan ngại được giải quyết kịp thời và hiệu quả.
Tuân thủ chính sách:
• Hỗ trợ đảm bảo tuân thủ luật lao động, các chính sách khách sạn và các quy định an toàn.
• Giúp chuẩn bị các báo cáo và kiểm tra liên quan đến sự có mặt của nhân viên, hiệu suất và an toàn nơi làm việc.
Hỗ trợ tiền lương:
• Hỗ trợ thu thập và xác minh bảng chấm công, đảm bảo tính chính xác trước khi nộp để xử lý lương.
• Giám sát việc theo dõi chấm công, nghỉ phép và các ghi chép vắng mặt của nhân viên.
Quản lý văn phòng:
• Điều phối lịch trình, cuộc họp và cuộc hẹn cho ban quản lý và nhân viên.
• Giám sát các công tác tổ chức đi công tác cho nhân viên khi cần, bao gồm việc sắp xếp chỗ ở và phương tiện di chuyển.
• Hỗ trợ các công việc khác khi cần, đảm bảo các hoạt động hàng ngày và quy trình làm việc trong khách sạn được diễn ra hiệu quả.
Nhanh nhẹn, tự tin.
Có hiểu biết cơ bản về luật lao động, bảo hiểm xã hội...
Kỹ năng văn phòng tốt.
Kỹ năng giao tiếp tốt.
Khả năng duy trì mối quan hệ tốt với đồng nghiệp và bảo mật thông tin nhân viên cũng như khách hàng.
Mong muốn thử sức trong môi trường quốc tế chuyên nghiệp.
Tiếng anh cơ bản.
Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm liên quan hoặc có bằng cấp liên quan.