Trưởng Nhóm Mua Hàng (Purchasing Leader)

1. Quản lý kế hoạch và triển khai mua hàng
Phân tích nhu cầu mua hàng (PR), tồn kho, kế hoạch kinh doanh để xây dựng kế hoạch mua hàng phù hợp;
Lựa chọn nhà cung cấp, đàm phán giá, điều khoản thương mại, điều kiện giao hàng (Incoterms);
Đảm bảo các đơn đặt hàng (PO) được thực hiện đúng tiến độ, chính xác và hiệu quả;
Theo dõi và kiểm soát tiến độ giao hàng nhằm đáp ứng yêu cầu của khách hàng và bộ phận kinh doanh.
2. Quản lý nhà cung cấp
Tìm kiếm, lựa chọn và đánh giá nhà cung cấp phù hợp với nhu cầu công ty.
Thương lượng giá cả, thời gian giao hàng, số lượng tối thiểu và các điều khoản mua hàng.
Duy trì mối quan hệ tốt với nhà cung cấp để đảm bảo nguồn hàng ổn định.
Theo dõi và đánh giá định kỳ về giá, chất lượng, tiến độ giao hàng của nhà cung cấp.
Phối hợp xử lý các vấn đề phát sinh như giao hàng trễ, thiếu hàng hoặc chất lượng không đạt.
3. Quản lý đơn hàng mua và hợp đồng
Lập kế hoạch mua hàng dựa trên nhu cầu kinh doanh và tồn kho.
Theo dõi và kiểm soát toàn bộ quá trình đặt hàng từ khi tạo đơn đến khi hàng về kho.
Soạn thảo, quản lý và theo dõi việc thực hiện hợp đồng mua hàng.
Kiểm soát tiến độ giao hàng, xử lý các trường hợp chậm giao hoặc thay đổi lịch.
Phối hợp với các bộ phận liên quan để đảm bảo hàng hóa được cung ứng đúng thời gian và số lượng.
4. Quản lý tồn kho & Backlog
Theo dõi, báo cáo tình trạng tồn kho và đơn hàng chưa giao (Backlog Order);
Đảm bảo cân đối giữa tồn kho và nhu cầu bán hàng, hạn chế tồn kho dư thừa hoặc thiếu hụt;
Phối hợp với kho để tối ưu lưu trữ và luân chuyển hàng hóa;
Đề xuất kế hoạch nhập hàng phù hợp với chiến lược kinh doanh.
5. Quản lý vận chuyển & xuất nhập khẩu
Lựa chọn phương thức vận chuyển tối ưu (chi phí - thời gian);
Phối hợp với forwarder, hãng vận chuyển và hải quan để đảm bảo thông quan đúng tiến độ;
Kiểm tra và chuẩn bị đầy đủ chứng từ xuất nhập khẩu;
Đảm bảo tuân thủ các quy định pháp lý liên quan đến xuất nhập khẩu.
6. Quản lý chi phí mua hàng
Kiểm soát ngân sách mua hàng theo kế hoạch được phê duyệt;
Phân tích và tối ưu chi phí logistics, vận chuyển, lưu kho;
Đề xuất giải pháp tiết kiệm chi phí nhưng vẫn đảm bảo chất lượng và tiến độ;
Theo dõi các KPI về chi phí và hiệu quả mua hàng.
7. Quản lý & phát triển đội ngũ
Phân công, giám sát và đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên mua hàng;
Đào tạo, hướng dẫn nghiệp vụ và nâng cao năng lực đội ngũ;
Xây dựng quy trình, cải tiến hoạt động mua hàng nhằm nâng cao hiệu suất.
[English below]
1. Procurement Planning & Execution
Analyze purchase requests (PR), inventory levels, and sales forecasts to develop effective procurement plans;
Source, evaluate, and select suppliers while negotiating pricing, commercial terms, and delivery conditions (Incoterms);
Ensure all purchase orders (POs) are executed accurately, efficiently, and in a timely manner;
Monitor order status and ensure on-time delivery to meet business and customer requirements.
2. Supplier Management
Identify, evaluate, and select qualified suppliers that meet the company's business requirements.
Negotiate pricing, lead time, minimum order quantity (MOQ), and commercial terms to ensure cost efficiency.
Develop and maintain strong relationships with suppliers to secure stable and reliable supply sources.
Monitor and evaluate supplier performance regularly in terms of pricing, quality, delivery timeline, and responsiveness.
Coordinate with suppliers to resolve issues such as delivery delays, shortages, or quality concerns.
3. Purchase Order Management
Develop purchasing plans based on business demand forecasts and inventory levels.
Manage and monitor the end-to-end purchasing process, from purchase order creation to goods receipt.
Prepare, review, and manage purchase contracts, ensuring compliance with agreed terms and conditions.
Track delivery schedules and proactively handle issues such as delays or changes in shipment plans.
Collaborate with internal teams (Sales, Warehouse, Finance) to ensure timely and accurate supply of goods.
4. Inventory & Backlog Control
Monitor inventory levels and backlog orders to ensure optimal stock availability;
Balance supply and demand to avoid overstocking or stock shortages;
Collaborate with warehouse teams to optimize inventory turnover and storage efficiency;
Provide recommendations on procurement strategies aligned with business objectives.
5. Logistics & Import/Export Coordination
Select appropriate transportation methods balancing cost and lead time;
Coordinate with forwarders, carriers, and customs brokers to ensure timely clearance and delivery;
Review and prepare import/export documentation in compliance with regulations;
Ensure adherence to all applicable trade compliance and legal requirements.
6. Cost Control & Performance Management
Manage procurement budgets and ensure cost efficiency;
Analyze and optimize logistics, transportation, and purchasing costs;
Identify cost-saving opportunities without compromising quality and delivery timelines;
Track and report procurement KPIs and performance metrics.
7. Team Leadership & Development
Lead, supervise, and evaluate the performance of procurement team members
Provide coaching, training, and professional development to enhance team capabilities
Establish and improve procurement processes, policies, and best practices
Foster a collaborative, accountable, and performance-driven team environment.