Trưởng Nhóm Tổ Chức Sự Kiện

1. Lên kế hoạch và thiết kế sự kiện
Tiếp nhận yêu cầu từ khách hàng về ý tưởng, phong cách, quy mô và ngân sách cho tiệc cưới hoặc tiệc hội nghị.
Xây dựng kế hoạch chi tiết bao gồm: lịch trình, ngân sách, danh sách nhà cung cấp và các hạng mục cần thiết.
Thiết kế không gian sự kiện (trang trí, ánh sáng, âm thanh, sân khấu) đảm bảo phù hợp với phong cách và yêu cầu của khách hàng.
2. Tư vấn và quản lý khách hàng
Tư vấn chuyên môn cho khách hàng về các lựa chọn, xu hướng và giải pháp tối ưu trong tổ chức sự kiện.
Phối hợp chặt chẽ với khách hàng trong toàn bộ quá trình lập kế hoạch và triển khai.
Giải quyết các vấn đề phát sinh và điều chỉnh linh hoạt theo yêu cầu của khách hàng nhằm đảm bảo sự hài lòng cao nhất.
3. Làm việc với nhà cung cấp và đối tác
Liên hệ, đàm phán và quản lý các nhà cung cấp: ẩm thực, trang trí, âm thanh ánh sáng, quay phim - chụp ảnh, hoa, ban nhạc, MC,...
Đảm bảo tiến độ và chất lượng của tất cả các dịch vụ và hạng mục theo đúng cam kết.
4. Điều phối và giám sát sự kiện
Giám sát toàn bộ quy trình tổ chức, từ khâu chuẩn bị đến khi kết thúc sự kiện.
Điều phối nhân sự, nhà cung cấp và đối tác để mọi hoạt động diễn ra suôn sẻ, đúng kế hoạch.
Xử lý tình huống phát sinh tại chỗ nhằm đảm bảo chương trình diễn ra trơn tru và đúng tiến độ.
5. Quản lý ngân sách
Theo dõi và kiểm soát ngân sách của sự kiện, đảm bảo không vượt quá mức đã thống nhất.
Báo cáo chi tiết chi phí và phát sinh (nếu có) cho ban quản lý hoặc khách hàng.
6. Hậu sự kiện
Thực hiện công tác hậu kỳ: thu dọn, trả thiết bị, thanh toán với nhà cung cấp theo kế hoạch.
Thu thập phản hồi khách hàng, đánh giá hiệu quả và đề xuất cải tiến cho các sự kiện tương lai.