Trưởng Phòng Chứng Nhận

Mô tả công việc
1. Hoạch định & duy trì chứng nhận
- Rà soát nhu cầu chứng nhận theo khách hàng, thị trường, vùng nguyên liệu và kế hoạch kinh doanh.
- Đề xuất phạm vi, chương trình, ngân sách, đơn vị đánh giá và lịch triển khai/gia hạn.
- Theo dõi thay đổi tiêu chuẩn, quy định và biểu mẫu; thực hiện gap assessment và cập nhật hệ thống.
- Quản lý certificate, scope, license, audit report và thời hạn hiệu lực.
2. Vùng nguyên liệu, nông hộ & nhà cung cấp
- Xây dựng và kiểm soát danh sách nông hộ/nhà cung cấp thuộc phạm vi chương trình.
- Phối hợp thu thập, kiểm tra và cập nhật thông tin vùng trồng, sản lượng, hồ sơ pháp lý và dữ liệu truy xuất.
- Phối hợp Thu mua đánh giá khả năng cung ứng sản lượng certified trước khi cam kết bán.
3. Truy xuất nguồn gốc & cân đối sản lượng
- Thiết lập cơ chế truy xuất từ nguồn mua - tiếp nhận - kho - sản xuất - thành phẩm - xuất khẩu.
- Đối chiếu sản lượng mua, nhập, tồn, chế biến và bán để phát hiện chênh lệch hoặc nguy cơ bán vượt sản lượng đủ điều kiện.
- Phối hợp Kho, Kế toán, KCS, Sản xuất và Xuất khẩu bảo đảm mã lô và trạng thái chứng nhận nhất quán.
4. Nền tảng chứng nhận
- Quản lý tài khoản, quyền truy cập và dữ liệu trên các nền tảng chứng nhận.
- Thực hiện/kiểm soát khai báo, xác nhận giao dịch, sản lượng, chuyển đổi và thao tác truy xuất theo từng hệ thống.
- Đối chiếu dữ liệu nền tảng với chứng từ thương mại và số liệu nội bộ trước xác nhận.
5. Audit & hành động khắc phục
- Lập kế hoạch và tổ chức đánh giá nội bộ trước audit bên ngoài.
- Chuẩn bị hồ sơ, bằng chứng, nhân sự, địa điểm và làm đầu mối với tổ chức chứng nhận.
- Phân tích nguyên nhân NC; giao owner, deadline và theo dõi CAP/CAR đến khi đóng.
- Báo cáo Ban lãnh đạo ngay các NC nghiêm trọng/rủi ro ảnh hưởng chứng nhận hoặc khách hàng.
6. EUDR & yêu cầu khách hàng
- Phối hợp thu thập, kiểm soát geodata và thông tin chuỗi cung ứng trong phạm vi áp dụng.
- Phối hợp đánh giá rủi ro và chuẩn bị hồ sơ hỗ trợ due diligence.
- Phân biệt rõ dữ liệu/chứng nhận hỗ trợ EUDR với nghĩa vụ pháp lý mà công ty/khách hàng phải thực hiện.
7. Đào tạo & kiểm soát thực thi
- Xây dựng kế hoạch đào tạo nội bộ và các bên liên quan về chứng nhận, truy xuất và yêu cầu mới.
- Hướng dẫn Thu mua, Kho, Sản xuất, KCS, Xuất khẩu, Kế toán về các điểm kiểm soát certified.
- Kiểm tra việc áp dụng sau đào tạo và đề xuất cải thiện.
8. Quản trị phòng & báo cáo
- Phân công, kiểm soát tiến độ và đánh giá nhân sự Phòng Chứng nhận.
- Lập ngân sách và kiểm soát chi phí audit, chứng nhận, đào tạo.
- Báo cáo định kỳ tình trạng chứng nhận, sản lượng đủ điều kiện, NC, rủi ro và hành động cho Ban lãnh đạo.