Trưởng phòng Kế Hoạch Tổng Hợp

Mô tả Công việc
I. VAI TRÒ CÔNG VIỆC
Xây dựng, tổng hợp và kiểm soát toàn bộ hệ thống kế hoạch của công ty
Là đầu mối:
Điều phối kế hoạch giữa các phòng ban
Kết nối vận hành - tài chính - sản xuất
Tham mưu chiến lược cho Ban Giám đốc
Đảm bảo:
Kế hoạch khả thi
Vận hành đồng bộ
Tối ưu chi phí & nguồn lực
II. MỤC TIÊU CÔNG VIỆC
Xây dựng hệ thống kế hoạch đồng bộ - kiểm soát được - có tính dự báo
Đảm bảo các phòng ban hoạt động theo đúng kế hoạch
Nâng cao hiệu quả vận hành & ra quyết định của Ban Giám đốc
III. PHẠM VI TRÁCH NHIỆM
1. Trách nhiệm chính
Xây dựng & kiểm soát:
Kế hoạch sản xuất
Kế hoạch tài chính
Kế hoạch đầu tư
Kế hoạch mua hàng
Quản lý:
Thu - chi toàn hệ thống
Lập kế hoạch:
Tăng ca
Gia công
Báo giá & phân tích thị trường
2. Trách nhiệm vận hành
Xây dựng & kiểm soát:
Kế hoạch mua hàng
Kế hoạch giao hàng
Kế hoạch vận chuyển
Đảm bảo:
Không đứt gãy chuỗi cung ứng
Tối ưu chi phí logistics
3. Trách nhiệm tổng hợp & điều hành
Tổng hợp báo cáo điều hành cho Ban Giám đốc
Theo dõi KPI / chỉ tiêu các phòng ban
Đánh giá hiệu quả hoạt động
Tổng hợp kế hoạch:
Toàn công ty
Các chi nhánh
4. Trách nhiệm tham mưu chiến lược
Phân tích:
Hiệu quả vận hành
Hiệu quả tài chính
Đề xuất:
Điều chỉnh kế hoạch
Chiến lược tăng trưởng
Cảnh báo rủi ro cho Ban Giám đốc
5. Trách nhiệm kiểm soát
Kiểm soát:
Tính khả thi của kế hoạch
Sự đồng bộ giữa các phòng ban
Chênh lệch giữa kế hoạch & thực tế
Đảm bảo:
Kế hoạch có số liệu rõ ràng
Có người chịu trách nhiệm
IV. CHI TIẾT CÔNG VIỆC:
Hàng ngày
Theo dõi tiến độ kế hoạch
Cập nhật số liệu vận hành
Xử lý các vấn đề phát sinh
Hàng tuần
Báo cáo tình hình kế hoạch
Điều chỉnh kế hoạch ngắn hạn
Họp điều hành
Hàng tháng
Tổng hợp báo cáo hoạt động
Phân tích hiệu quả
Đề xuất cải tiến
Hàng năm
Xây dựng kế hoạch năm
Định hướng chiến lược
V. KẾT QUẢ CÔNG VIỆC
Nội dung Chu kỳ Báo cáo kế hoạch vận hành Hàng tuần Báo cáo tổng hợp hế hoạch Hàng tháng Phân tích hiệu quả hoạt động Hàng quý Kế hoạch chiến lược Hàng năm
VI. KPI ĐÁNH GIÁ
KPI Mục tiêu Tỷ lệ hoàn thành kế hoạch ≥ 90-95% Sai lệch kế hoạch so với thực tế ≤ 5-10% Tối ưu chi phí vận hành Theo target Độ chính xác dự báo ≥ 85% Thời gian phản ứng điều chỉnh Theo SLA
VII. BSC
Tài chính: Tối ưu chi phí, nâng hiệu quả sử dụng nguồn lực
Khách hàng: Đảm bảo giao hàng đúng hạn, ổn định
Quy trình: Chuẩn hóa hệ thống kế hoạch
Học hỏi: Nâng cao năng lực phân tích và quản trị
VIII. CẢNH BÁO RỦI RO
1. Rủi ro lệch kế hoạch nghiêm trọng
Kế hoạch không khả thi
Sai lệch lớn giữa kế hoạch & thực tế
Không đạt chỉ tiêu sản xuất / tài chính
Hành động: Escalate ngay và đề xuất điều chỉnh
2. Rủi ro đứt gãy vận hành
Thiếu nguyên vật liệu
Giao hàng trễ
Tắc nghẽn logistics
Hành động: Báo cáo + phương án thay thế
3. Rủi ro tài chính
Thu - chi mất kiểm soát
Chi phí vượt kế hoạch
Dòng tiền thiếu hụt
Hành động: Cảnh báo sớm + điều chỉnh kế hoạch tài chính
4. Rủi ro phối hợp phòng ban
Các phòng không tuân thủ kế hoạch
Hành động: Escalate để điều phối lại
5. Rủi ro dữ liệu & báo cáo
Số liệu sai lệch
Báo cáo không kịp thời
Hành động: Cảnh báo ảnh hưởng đến quyết định BGĐ
6. Rủi ro chiến lược
Kế hoạch không phù hợp thị trường
Báo giá sai / không cạnh tranh
Hành động: Báo cáo để điều chỉnh định hướng
IX. PHÂN CÔNG TRÁCH NHIỆM
Vai trò Người Người thực hiện Trưởng phòng KHTH Người phối hợp Các trưởng phòng Người kiểm tra COO / CFO Người đánh giá CEO / BOD