Chức năng chính
1. Quản lý Vận hành: Đảm bảo toàn bộ quy trình nhập, xuất, lưu trữ và luân chuyển hàng hóa diễn ra suôn sẻ, chính xác và hiệu suất cao nhất.
2. Lập kế hoạch & Tối ưu hóa: Lập kế hoạch về vận hành khai thác để tối ưu hóa công suất kho và giảm chi phí.
3. Quản lý Rủi ro & An toàn: Chịu trách nhiệm về an toàn hàng hóa, tài sản, con người và tuân thủ các quy định pháp luật.
4. Nhân sự: Xây dựng, quản lý và phát triển đội ngũ nhân viên kho.
Nhiệm vụ cụ thể
1. Quản lý Hoạt động Kho bãi
• Tổ chức Nhập - Xuất kho: Xây dựng và giám sát quy trình nhập, xuất hàng theo đúng lệnh điều hành và tiến độ.
• Quản lý Lưu trữ: Tổ chức, bố trí, sắp xếp kho hàng khoa học (tối ưu không gian lưu trữ) và đảm bảo hàng hóa được bảo quản trong điều kiện tốt nhất, tuân thủ nguyên tắc an toàn (FIFO/LIFO...).
• Quản lý Tồn kho: Đảm bảo dữ liệu tồn kho trên hệ thống (WMS/ERP) và thực tế luôn chính xác. Lập kế hoạch và chỉ đạo thực hiện kiểm kê hàng hóa định kỳ (đột xuất/định kỳ).
•
Giám sát Hệ thống: Vận hành và giám sát hệ thống máy móc, thiết bị kho, an ninh,
phòng cháy chữa cháy (PCCC) để đảm bảo an toàn tuyệt đối cho tài sản.
• Quản lý Thủ tục hải quan: Tổ chức và giám sát công tác thủ tục hải quan đảm bảo tuân thủ quy định của pháp luật, nhanh chóng, chính xác, hiệu quả và tiết kiệm.
2. Lập kế hoạch và Kiểm soát Chi phí
• Lập kế hoạch: Tính toán, quy hoạch, và tối ưu công suất kho theo nhu cầu thực tế.
• Quản lý Nhà thầu: Lựa chọn, thương thảo, và quản lý các nhà cung cấp dịch vụ logistics (vận chuyển,
công nhân bốc xếp, ...) để đảm bảo tiến độ và tối ưu chi phí.
• Quản lý Ngân sách: Đánh giá, dự toán và kiểm soát các khoản chi phí liên quan đến khai thác kho vận (chi phí nhân sự, vận tải, thiết bị, bảo trì...).
• Đề xuất Cải tiến: Đề xuất, triển khai và cải tiến các quy trình, hệ thống (như 5S, ứng dụng WMS) nhằm nâng cao hiệu suất hoạt động và chất lượng dịch vụ.
3. Quản lý Nhân sự và Đội ngũ
• Xây dựng đội ngũ: Trực tiếp tham gia tuyển dụng, đào tạo, huấn luyện nhân viên kho về nghiệp vụ, quy trình và kỹ năng chuyên môn.
• Phân công và Giám sát: Phân công, giao nhiệm vụ và giám sát chặt chẽ hiệu suất công việc của từng nhân viên, đảm bảo mục tiêu chung của phòng ban.
• Đánh giá Hiệu suất (KPIs): Thiết lập và giám sát các chỉ số đo lường hiệu suất (KPIs) của kho (độ chính xác tồn kho, thời gian xử lý đơn hàng, chi phí vận hành, ...).
• Giải quyết Vấn đề: Trực tiếp hỗ trợ nhân viên giải quyết các vấn đề phát sinh khó khăn, phức tạp vượt quá khả năng xử lý.
4. Báo cáo và Phối hợp
• Báo cáo: Lập các báo cáo định kỳ hoặc đột xuất về tình hình xuất nhập tồn, hiệu quả hoạt động, chi phí, và các vấn đề phát sinh gửi Ban Điều hành.
• Phối hợp: phối hợp chặt chẽ với các phòng ban khác để đảm bảo sự đồng bộ trong toàn bộ hoạt động vận hàng khai thác kho.
• Tuân thủ Pháp luật: Đảm bảo mọi hoạt động của kho bãi và giao nhận tuân thủ đúng các quy định pháp luật hiện hành (luật hải quan, luật an toàn vệ sinh lao động, PCCC và CNCH, ...).