Trưởng Phòng Kho

1. Quản lý tồn kho và vận hành kho hiệu quả
− Đảm bảo tồn kho chính xác, tránh thiếu hụt hoặc dư thừa gây ảnh hưởng đến sản
xuất, bán hàng hoặc chi phí tài chính.
− Giám sát hoạt động xuất - nhập - lưu trữ đúng quy trình và điều kiện bảo quản,
tuân thủ tiêu chuẩn FIFO/FEFO, điều kiện nhiệt độ, vệ sinh kho.
− Thực hiện kiểm kê định kỳ và kiểm kê đột xuất, đối chiếu dữ liệu thực tế với hệ
thống, xử lý sai lệch kịp thời và minh bạch.
− Phân tích và đánh giá các chỉ số tồn kho (Turnover, SLOB, Ageing Report) để đưa
ra cảnh báo và đề xuất xử lý hàng chậm, hàng lỗi hoặc sắp hết hạn.
− KRA (Key Result Area):
+ Tỷ lệ chính xác tồn kho (Inventory Accuracy Rate)
+ Vòng quay tồn kho (Inventory Turnover Rate)
+ Tỷ lệ hàng tồn chậm/lỗi/hết hạn (SLOB - Slow Moving/Obsolete/Expired Stock)
+ Tỷ lệ chênh lệch tồn kho giữa thực tế và hệ thống sau kiểm kê
2. Vận hành hoạt động đóng gói (Repacking/Co-packing) cho ngành hàng FMCG
- B2C/MT
− Phối hợp với bộ phận Sales/Marketing lên kế hoạch đóng gói phù hợp với chương
trình thị trường.
− Tổ chức khu vực đóng gói, bố trí nhân sự và thiết bị đảm bảo công suất - chất lượng.
− Giám sát chất lượng sản phẩm sau repack (bao bì, tem nhãn, mã vạch, hạn dùng...).
− Key Result Areas (KRA):
+ Tỷ lệ hoàn thành kế hoạch đóng gói đúng hạn
+ Tỷ lệ lỗi bao bì sau repack
+ Số đơn vị đóng gói/người/ngày ≥ chuẩn công ty
3. Tổ chức vận hành Trung tâm phân phối (Fulfillment Center) cho kênh EC
− Thiết lập quy trình tiếp nhận, soạn hàng, đóng gói và giao đơn EC rõ ràng - hiệu quả.
− Giám sát thời gian xử lý đơn hàng từ khi tiếp nhận đến khi bàn giao vận chuyển.
− Kiểm soát chất lượng đơn hàng EC: đủ số lượng, đúng sản phẩm, đúng hạn giao.
− Key Result Areas (KRA):
+ Tỷ lệ đơn EC xử lý trong 24h
+ Tỷ lệ giao hàng đúng - đủ (OTIF)
+ Tỷ lệ khiếu nại do sai hàng từ kho
4. Tổ chức và giám sát hoạt động xuất - nhập - lưu trữ hàng hóa
− Đảm bảo hoạt động nhập - xuất đúng quy trình, đúng chứng từ, đúng người nhận.
− Áp dụng triệt để FIFO/FEFO trong tất cả thao tác lưu kho và xuất kho.
− Tối ưu sơ đồ kho, đảm bảo luồng di chuyển hàng khoa học và an toàn.
− Key Result Areas (KRA):
+ Tỷ lệ sai lệch trong xuất - nhập < 1%
+ 100% hàng áp dụng đúng FIFO/FEFO
+ Tỷ lệ sử dụng hiệu quả diện tích kho ≥ 85%
5. Phối hợp với phòng Kế hoạch và Cung ứng
− Cập nhật kịp thời nhu cầu từ phòng Kế hoạch và Lập lịch cung ứng.
− Phối hợp xử lý sự cố: thiếu hàng, hàng lỗi, chênh lệch giữa kế hoạch - thực tế.
− Đảm bảo nguyên vật liệu sẵn sàng đúng thời điểm cho sản xuất hoặc giao hàng.
− Key Result Areas (KRA):
+ Tỷ lệ đáp ứng nhu cầu giao hàng nội bộ đúng hạn
+ Số lần phát sinh "delay do thiếu hàng từ kho"
+ Mức độ hài lòng của các bộ phận liên quan
6. Xây dựng và duy trì hệ thống chỉ số vận hành kho (KPI)
− Thiết lập hệ thống KPI theo tuần/tháng/quý cho kho, phân theo khu vực hoặc nhóm.
− Đảm bảo nhân sự hiểu và chịu trách nhiệm với chỉ số của mình.
− Báo cáo xu hướng KPI định kỳ và đề xuất cải tiến nếu KPI thấp.
− Key Result Areas (KRA):
+ Tỷ lệ KPI đạt chỉ tiêu
+ 100% nhân viên kho được truyền thông và hiểu KPI cá nhân
+ Tỷ lệ cải thiện KPI theo quý
7. Giám sát điều kiện bảo quản, an toàn kho và PCCC
− Thực hiện kiểm tra định kỳ các điều kiện bảo quản (nhiệt độ, độ ẩm, vệ sinh...).
− Đảm bảo đầy đủ biển báo, bình chữa cháy, đường thoát hiểm, tập huấn PCCC định kỳ.
− Ghi nhận và xử lý các vi phạm an toàn hoặc sự cố nhỏ kịp thời.
− Key Result Areas (KRA):
+ Số sự cố PCCC/an toàn nghiêm trọng
+ Điểm kiểm tra nội bộ PCCC/An toàn
+ 100% nhân sự hoàn thành đào tạo PCCC & ATVSLĐ
8. Thực hiện kiểm kê định kỳ và đột xuất
− Xây dựng kế hoạch kiểm kê hàng kỳ/quý/năm và kiểm kê đột xuất theo chỉ đạo.
− Đối chiếu số liệu thực tế với hệ thống và làm rõ các sai lệch.
− Đề xuất hướng xử lý hàng thiếu, hàng dư, hàng hư tổn.
− Key Result Areas (KRA):
+ Tỷ lệ sai lệch kiểm kê < 1%
+ 100% các đợt kiểm kê thực hiện đúng thời hạn
+ 100% biên bản kiểm kê có hướng xử lý cụ thể
9. Quản lý đội ngũ nhân sự kho và phân phối
− Phân công công việc khoa học, đảm bảo năng suất và sự công bằng trong đội ngũ.
− Đào tạo định kỳ về nghiệp vụ, an toàn, 5S và hệ thống KPI.
− Đánh giá năng lực - hiệu quả và xây dựng đội ngũ kế thừa.
− Key Result Areas (KRA):
+ Tỷ lệ nhân viên hoàn thành công việc ≥ 95%
+ Tỷ lệ đào tạo hoàn thành ≥ 100% kế hoạch
+ Tỷ lệ nghỉ việc/thiếu kỷ luật giảm dần theo quý
10. Triển khai các hoạt động cải tiến quy trình kho vận
− Đánh giá quy trình vận hành kho, xác định điểm nghẽn và đề xuất cải tiến.
− Triển khai số hóa, tự động hóa, hoặc Lean vào thao tác và sơ đồ kho.
− Khuyến khích đội ngũ đề xuất sáng kiến cải tiến nhỏ hằng tháng.
− Key Result Areas (KRA):
+ Số cải tiến nhỏ được triển khai
+ Tỷ lệ chi phí vận hành kho/tổng chi phí logistic (nếu có) giảm
+ Tỷ lệ nhân viên Kho tham gia ít nhất 1 ý tưởng cải tiến/năm