Dựa trên bản mô tả công việc (JD) cấp Chuyên viên cao cấp đã phân tích, dưới đây là bản Mô tả công việc (JD) chuẩn chỉnh dành cho vị trí TRƯỞNG PHÒNG TỔ CHỨC THANH QUYẾT TOÁN CUNG ỨNG (được nâng cấp lên cấp độ Quản lý/Lãnh đạo phòng, tập trung vào chiến lược, điều hành, phê duyệt và tối ưu hóa quy trình):
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC (JOB DESCRIPTION)
Chức danh: Trưởng phòng Tổ chức Thanh quyết toán Cung ứng
(Procurement & Vendor Settlement Manager / Head of PAS)
Bộ phận: Phòng Tổ chức Thanh quyết toán
Báo cáo trực tiếp: Giám đốc Ban / Giám đốc Khối Cung ứng Đấu thầu
Cấp dưới trực tiếp: Chuyên viên cao cấp / Chuyên viên Tổ chức Thanh quyết toán
I. MỤC TIÊU CÔNG VIỆC
Chịu trách nhiệm toàn diện trong việc điều hành, quản lý và tối ưu hóa toàn bộ hoạt động thanh quyết toán cho Nhà thầu / Nhà cung cấp; đảm bảo tính chính xác, tuân thủ quy trình, tiến độ và kiểm soát tối ưu dòng tiền, công nợ cũng như rủi ro hợp đồng cho Tổng Công ty.
II. MÔ TẢ CÔNG VIỆC (DUTIES & RESPONSIBILITIES)
1. Quản lý, điều hành & Phê duyệt Công tác Thanh toán Cung ứng
Đội ngũ chỉ đạo & giám sát công tác kiểm tra, thẩm định hồ sơ thanh toán (khối lượng hoàn thành, giá trị thành tiền, điều kiện thanh toán hợp đồng) từ cấp chuyên viên.
Kiểm tra và phê duyệt/trình phê duyệt các Chứng chỉ thanh toán, đề nghị thanh toán trên hệ thống SAP/ERP.
Kiểm soát và tối ưu kế hoạch dòng tiền thanh toán cho Nhà thầu/Nhà cung cấp theo từng dự án/giai đoạn.
Phê duyệt và kiểm soát chặt chẽ tình trạng, thời hạn hiệu lực của toàn bộ Thư bảo lãnh hợp đồng (Bảo lãnh thực hiện hợp đồng, Tạm ứng, Bảo hành,...).
2. Quản lý & Giải quyết Quyết toán Hợp đồng
Chỉ đạo lập kế hoạch, theo dõi và đôn đốc công tác quyết toán hợp đồng với các Nhà thầu/Nhà cung cấp đến hạn quyết toán.
Phê duyệt kết quả phạt/xử lý vi phạm hợp đồng của nhà thầu, đảm bảo tính pháp lý, chính xác và minh bạch.
Chủ trì giải quyết các vướng mắc, khiếu nại, tranh chấp phát sinh giữa Công ty và Nhà thầu/Nhà cung cấp liên quan đến hồ sơ khối lượng, thanh quyết toán.
3. Xây dựng Quy trình, Quản trị Rủi ro & Cơ sở dữ liệu
Xây dựng, chuẩn hóa và cải tiến liên tục các quy trình, quy định, biểu mẫu về thanh toán, quyết toán và trích trước chi phí.
Kiểm soát hệ thống dữ liệu thanh quyết toán (Contract Summary, công nợ, trích trước chi phí hàng năm), đảm bảo tính chính xác và an toàn bảo mật.
Đánh giá rủi ro tài chính - pháp lý trong quá trình thực thi hợp đồng cung ứng và đề xuất giải pháp phòng ngừa cho Ban Giám đốc.
4.
Quản lý Điều hành & Phát triển Nhân sự
Phân công công việc, giao chỉ tiêu KPI, theo dõi và đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên trong phòng.
Đào tạo, hướng dẫn và phát triển năng lực chuyên môn cho đội ngũ nhân sự thuộc quyền.
Báo cáo định kỳ/đột xuất cho Ban Giám đốc về tiến độ thanh quyết toán, tình hình công nợ và chi phí dự án.
1. Trình độ & Bằng cấp
Tốt nghiệp Đại học trở lên chuyên ngành: Kinh tế xây dựng, Tài chính, Kế toán, Quản trị kinh doanh hoặc các ngành liên quan.
Ưu tiên ứng viên có chứng chỉ: Chứng chỉ Định giá, Chứng chỉ
Quản lý Dự án, Chứng chỉ
Kế toán trưởng/CPA.
2. Kinh nghiệm
Có ít nhất 05 - 07 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực thanh quyết toán, quản lý hợp đồng cung ứng/xây dựng, kiểm soát chi phí.
Có ít nhất 02 - 03 năm kinh nghiệm ở vị trí quản lý (Trưởng phòng/Phó phòng/Team Leader) tại các Tập đoàn lớn, Doanh nghiệp Bất động sản, Xây dựng, Thương mại Dịch vụ quy mô chuỗi.
3. Kiến thức & Kỹ năng chuyên môn
Am hiểu sâu sắc về Luật Đấu thầu, Luật Xây dựng, hệ thống chuẩn mực Kế toán, các quy định pháp luật về Hợp đồng và Thuế.
Thành thạo vận hành và quản lý trên các hệ thống ERP (SAP), phần mềm Kế toán, Quản lý dự án & phần mềm Dự toán (G8, Eta, Autocad,...).
Tư duy quản trị dòng tiền, quản trị chi phí và kiểm soát rủi ro tốt.
4. Kỹ năng quản lý & Tố chất
Kỹ năng lãnh đạo, giao việc, đôn đốc và phát triển đội ngũ.
Kỹ năng đàm phán, thương lượng cao cấp với các đối tác lớn, Nhà thầu và Cơ quan quản lý Nhà nước.
Khả năng chịu áp lực cao, giải quyết vấn đề phức tạp và ra quyết định độc lập.
Trung thực, chính trực, cẩn trọng và chuẩn mực.