Trưởng phòng Thu Mua thay mặt CEO tổ chức quản lý và điều hành mọi hoạt động phòng, thực hiện những nhiệm vụ được giao như sau:
- Xây dựng sơ đồ tổ chức, định biên nhân sự phù hợp cho phòng theo định hướng và sự phát triển của công ty. Xây dựng bản mô tả công việc cho nhân viên nội bộ phòng và phân công công việc rõ ràng. Quản lý và đào tạo nhân viên để đáp ứng mục tiêu công việc.
- Đảm bảo triển khai thực hiện đầy đủ, kịp thời, hiệu quả các chủ trương, chính sách chung của công ty được phê duyệt bởi BOD/CEO đến bộ phận mình phụ trách,
- Lập kế hoạch ngân sách và kiểm soát thực hiện tối ưu hoá ngân sách đã được BGĐ duyệt của phòng hàng năm.
- Làm việc với các nhà cung cấp và các bộ phận nội bộ công ty để xác định nhu cầu mua hàng, khả năng cung ứng hàng hóa và nguyên vật liệu. Đảm bảo cung ứng đủ số lượng, chất lượng và kịp thời tiến độ sản xuất.
- Giám sát công việc của nhân viên: đặt hàng, điều phối hàng. Xử lý các sự cố phát sinh trong hoạt động mua hàng. Kiểm soát kỹ vấn đề mua hàng tồn kho, mua hàng theo đơn hàng để giảm lượng tồn kho tối thiểu.
- Tham mưu cho Ban Giam Đốc chiến lược mua hàng hiệu quả. Xây dựng và truyền đạt kế hoạch mua hàng, thiết lập và thực hiện các mục tiêu ngắn hạn, dài hạn cho bộ phận.
- Xây dựng phát triển NCC, lựa chọn NCC tối ưu nhất về giá, về chất lượng... Xây dựng và duy trì mối quan hệ tích cực với NCC.
- Thương lượng, giám sát, triển khai thực hiện hợp đồng mua bán đêm lại lợi thế nhất cho công ty và đảm bảo tuân thủ pháp luật hiện hành.
- Thường xuyên cập nhật, nghiên cứu xu hướng thị trường và đưa ra các dự báo
- Báo cáo kết quả công việc, hiệu suất của bộ phận cho Ban
giám đốc.
- Đảm bảo bí mật các thông tin của công ty.
- Xây dựng đội ngũ kế thừa.