V. Xây dựng hệ thống giám sát đánh giá
1. Mục tiêu
Ở cấp độ đầu tiên, hệ thống GSĐG sẽ thu thập dữ liệu để giúp dự án
- Theo dõi tiến độ thực hiện: Đảm bảo các hoạt động của dự án được thực hiện theo kế hoạch đã đề ra và đạt được các mốc thời gian quan trọng
- Đo lường hiệu quả và tác động: Đánh giá mức độ đạt được các kết quả và mục tiêu dự án cũng như tác động tích cực hay tiêu cực đối với cộng đồng hoặc môi trường
Dựa trên các bằng chứng thu được, hệ thống GSĐG sẽ giúp dự án và tổ chức
- Tăng cường trách nhiệm giải trình: Đảm bảo rằng các bên liên quan, bao gồm nhà tài trợ, đối tác và cộng đồng, đều có được thông tin đầy đủ và chính xác về tiến độ và kết quả của dự án
- Phát hiện và khắc phục sai lệch: Nhận diện sớm các sai lệch so với kế hoạch ban đầu và đưa ra các biện pháp điều chỉnh kịp thời
- Đảm bảo sử dụng hiệu quả nguồn lực: Xác định liệu các nguồn lực như tài chính, nhân sự, và vật liệu có được sử dụng một cách hiệu quả và tiết kiệm hay không
- Hỗ trợ ra quyết định: Cung cấp thông tin chính xác và kịp thời để hỗ trợ việc ra quyết định ở các cấp độ khác nhau của dự án
- Cải tiến quy trình và học hỏi: Rút kinh nghiệm từ việc triển khai dự án để cải thiện quy trình và tăng cường năng lực cho các dự án tương lai
2. Kết quả đầu ra
3. Phương pháp thực hiện
Hệ thống GSĐG sẽ được xây dựng như sau:
- Tư vấn nghiên cứu tất cả các tài liệu dự án và các hoạt động hiện có
- Tư vấn chuẩn bị bản dự thảo khung GSĐG cùng các công cụ chính và họp với nhóm dự án trước khi xây dựng khung GSĐG cùng các công cụ, hướng dẫn và cơ sở dữ liệu chi tiết
- ActionAid rà soát và góp ý
- Tư vấn và ActionAid thử nghiệm trên thực tế và hoàn thiện
- Tư vấn gửi bộ sản phẩm hoàn tất để ActionAid phê duyệt
7. Các bên liên quan và hoạt động điều phối/thực hiện
AFV:
• Phê duyệt Điều khoản Tham chiếu hoạt động, kế hoạch, và ngân sách
• Định hướng và hỗ trợ kỹ thuật cho tư vấn
• Phê duyệt sản phẩm cuối cùng (nếu đạt chất lượng) và quyết toán hoạt động theo quy định
Đối tác địa phương:
• Phối hợp với ActionAid để thử nghiệm khung GSĐG cùng các công cụ trước khi đưa vào vận hành thực tế
• Điều phối với chính quyền, đối tác và cộng đồng tại địa phương
• Các công tác hậu cần khác, bao gồm chụp ảnh và ghi chép biên bản
phục vụ công tác tài liệu hóa hoạt động
Tư vấn:
- Nghiên cứu tài liệu, thông tin dự án và các tài liệu có liên quan
- Xây dựng khung GSĐG và các công cụ, hướng dẫn và cơ sở dữ liệu theo V.2 (Kết quả đầu ra)
8. Quản lý rủi ro
9. Giám sát và đánh giá