Accountant cum Admin/ Cán Bộ Kế Toán kiêm Hành Chính

I. Major Function/Chức năng chính
The Accountant cum Admin Officer is expected to provide high quality and professional
accounting/finance and admin services through various daily work.
Cán bộ Kế toán kiêm Hành chính sẽ có nhiệm vụ cung cấp các dịch vụ tài chính/kế toán và hành
chính có chất lượng cao và mang tính chuyên nghiệp thông qua các công việc hàng ngày.
II. Main tasks/Nhiệm vụ chính
Accounting/Kế toán (80%)
• View and comment on contracts, proposals, agreements, official dispatches... (referred to as legal documents of the center and projects)/
Xem và cho ý kiến về hợp đồng, đề xuất, thoả thuận, công văn....(gọi tắt là chứng từ pháp lý của trung tâm và của các dự án).
• Responsible for checking and managing all original financial documents (including those of L&L partners) in accordance with Financial Rules and Accounting Standards of Live and Learn, its donors and the Government of Vietnam; /Chịu trách nhiệm kiểm tra và quản lý các chứng từ tài chính gốc của L&L và của đối tác theo đúng quy định tài chính và chế độ kế toán của L&L, của nhà tài trợ và của chính phủ VN
• Prepare double entry accounting transactions and input in L&L accounting software./Thực hiện việc hạch toán kế toán các nghiệp vụ phát sinh và nhập vào phần mềm kế toán của L&L
• Prepare monthly bank book & financial reports of projects as assigned /Lập báo cáo thu chi tiền gửi ngân hàng hàng tháng, báo cáo tài chính của những dự án tại tổ chức
• Prepare periodical financial reports to local authorities including: reports to Vietnam Union of Science and Technology Associations (VUSTA), VAT refunds (if any), Personal Income Tax (PIT) and other types of tax./Lập các báo cáo tài chính định kỳ cho các cơ quan chức năng như: báo cáo thuế TNCN và các loại thuế khác, báo cáo cho Liên hiệp các hội khoa học và kỹ thuật (VUSTA), báo cáo xin hoàn thuế VAT (nếu có)
• Prepare basic monthly financial organisational reports such as: bank reconciliation, trial balance and other report/Lập các báo cáo tài chính của tổ chức cơ bản như: Cân đối sổ ngân hàng, bảng cân đối các tài khoản kế toán và các loại báo cáo tổ chức khác
• Coaching new staff & partners on L&L financial policies and procedures/Hướng dẫn chính sách và các thủ tục tài chính cho cán bộ của L&Lvà đối tác
• Support Project Managers/Director to develop budget for new projects /Hỗ trợ Quản lý dự án/Giám đốc lập ngân sách của dự án mới;
• Liaising with local banks, insurance, tax department for all related matters./Đảm nhiệm các giao dịch liên quan đến ngân hàng, cơ quan thuế và bảo hiểm.
• Other tasks as required by Director/Các công việc tài chính khác theo yêu cầu của Giám đốc.
Admin/Hành chính (20%)
• Support equipment procurement and monitor equipment flow for the office (when required);/Hỗ trợ mua sắm trang thiết bị và theo dõi luồng trang thiết bị cho văn phòng (khi được yêu cầu);
• Support monitoring all office equipment, for example: telephones, air conditioners, printers... that are regularly maintained;/Hỗ trợ theo dõi tất cả các thiết bị văn phòng, ví dụ: điện thoại, điều hòa,máy in... được bảo trì thường xuyên;
• Ensure adequate supply of general office supplies (stationery);/Đảm bảo cung cấp đầy đủ các vật tư văn phòng chung (văn phòng phẩm);
• Support the organization of meetings, seminars, workshops and general office events /Hỗ trợ tổ chức các cuộc họp, hội thảo, hội thảo và các sự kiện chung của văn phòng;
• Other tasks as required by Director;/Thực hiện các nhiệm vụ khác của Giám đốc.