Lễ tân & Tiền sảnh:
-Là đầu mối tiếp đón khách hàng, đối tác và ứng viên đến làm việc tại văn phòng; đảm bảo hình ảnh tiền sảnh chuyên nghiệp, chỉn chu.
- Hỗ trợ các công tác hành chính khu vực tiền sảnh (tiếp nhận/chuyển phát thư từ, bưu phẩm, cuộc gọi đến).
- Quản lý lịch trình, book lịch sử dụng phòng họp, xe công vụ và các tài nguyên vận hành dùng chung.
Quản lý Vận hành Văn phòng & Cơ sở vật chất:
- Điều phối các hoạt động vận hành thường nhật của văn phòng, đảm bảo môi trường làm việc an toàn, sạch sẽ và hiệu quả.
- Thực hiện quy trình thanh toán: Nắm rõ và thực hiện chính xác các thủ tục, quy trình thanh toán chi phí vận hành hàng tháng (tiền điện, nước, internet, văn phòng phẩm, dịch vụ tòa nhà,...).
- Giao tiếp & làm việc với Nhà cung cấp: Tìm kiếm, đánh giá, trao đổi và quản lý danh sách nhà cung cấp (vendor) hàng hóa/dịch vụ của công ty.
Quản lý Chi phí & Báo cáo Vận hành:
- Kiểm soát chi phí: Theo dõi, phân bổ và sử dụng ngân sách hành chính hiệu quả, tối ưu hóa chi phí trong định mức cho phép.
- Tổng hợp dữ liệu và lập báo cáo (bằng PowerPoint / Excel) liên quan đến các sự cố phát sinh trong vận hành, tình hình sử dụng tài sản, thiết bị và chi phí văn phòng.
Hỗ trợ các BUs:
- Hỗ trợ thực hiện thủ tục pháp lý liên quan đến việc đăng ký mới, điều chỉnh hoặc hủy bỏ/chấm dứt hoạt động các giấy phép kinh doanh (business licenses) từ BU khi có yêu cầu.
Nâng cao trải nghiệm nhân viên:
- Phối hợp tổ chức các hoạt động gắn kết nội bộ, sự kiện văn phòng theo kế hoạch.
Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên, chuyên ngành Quản trị Kinh doanh, Quản trị Văn phòng, Ngôn ngữ Anh, Luật, Hành chính công hoặc các ngành liên quan.
Từ 3 năm kinh nghiệm ở vị trí
Lễ tân hành chính, Admin, Office Management, General Affair hoặc các vị trí tương đương.
Hiểu và nắm bắt quy trình thanh toán, quyết toán chi phí vận hành; có tư duy kiểm soát và tối ưu hóa ngân sách (Cost control).
Có khả năng tìm kiếm, đánh giá, trao đổi và thực hiện hợp đồng dịch vụ hành chính (văn phòng phẩm, teabreak, thiết bị, bảo trì...).
Tiếng Anh phục vụ công việc.
Sử dụng thành thạo các công cụ Tin học văn phòng: Word, Excel, Power Point và khả năng ứng dụng AI trong công việc.
Có kỹ năng xử lý tình huống phát sinh, nhanh nhẹn, giao tiếp khéo léo và có tinh thần trách nhiệm.
Trung thực, cẩn thận, chỉn chu trong công việc với tác phong chuyên nghiệp.