Mô tả Công việc
1. Thực hiện các nhiệm vụ hành chính, văn thư được giao, bao gồm nhưng không giới hạn ở việc hỗ trợ điện thoại, phân phối thư tín, báo cáo chi phí, lên lịch, kế hoạch, điều phối các cuộc họp/sự kiện đặc biệt tại tòa nhà, theo dõi thực hiện các yêu cầu, ...
2. Phối hợp/hỗ trợ và chuẩn bị ngân sách liên quan đến vật tư, dịch vụ thuê ngoài của Dự án.
3. Tìm kiếm, lựa chọn Nhà cung cấp Dịch vụ cho Dự án theo đúng quy trình, quy định liên quan. Theo dõi và cập nhật thông tin Hợp đồng thuê/khách thuê, nhà cung cấp,
4. Quản lý và kiểm kê định kỳ/đột xuất danh mục tài sản, công cụ dụng cụ,...được giao cho Dự án quản lý
5. Theo dõi thời hạn các loại giấy phép, thời hạn bảo hiểm bắt buộc của Tòa nhà, Khách thuê,...
6. Lưu trữ hồ sơ và theo dõi thời hạn liên quan đến Hợp đồng, Chứng nhận Bảo hiểm tại Tòa nhà.
7. Chuẩn bị các báo cáo tháng, Quý, báo cáo định kỳ theo yêu cầu.
8. Tạo PO các dịch vụ hành chính/vận hành tại Dự án.
1. Lập các loại thư từ/công văn/thông báo liên quan đến nhân sự, dịch vụ, công nợ, vận hành, .... tại Dự án.
2. Phối hợp với Văn phòng chính kiểm tra bảng chấm công, hồ sơ thanh toán phí
Quản lý vận hành, phí nhân sự.
3. Chuẩn bị các báo cáo tháng, Quý, báo cáo định kỳ theo yêu cầu.
4. Quản lý hoạt động cho thuê vị trí tổ chức sự kiện, quảng cáo...tại tòa nhà,
5. Đón tiếp khách hàng tới tòa nhà.
6. Hỗ trợ các công tác kế toán,
giám sát dịch vụ, trực quầy lễ tân, tiếp nhận và xử lý các yêu cầu Khách hàng,
7. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công.