Admin Officer

PHẠM VI CÔNG VIỆC / SCOPE OF WORK:
Đảm bảo thực hiện các công việc hành chính được giao một cách chuyên nghiệp/Ensure that all administrative duties are professionally carried out.
Trách nhiệm/ Responsibily:
• Tiếp nhận các chỉ thị trực tiếp về công việc hàng ngày từ Quản lý Tòa nhà/ Receive direct instructions about the daily tasks from the Property Manager.
• Sắp xếp lịch hẹn/thời gian làm việc cho các bộ phận khi có yêu cầu/ Arrange appointment/working schedule for departments when being required.
• Sắp xếp và phối hợp tổ chức các cuộc họp dưới sự chủ trì của Quản lý Tòa nhà/ Arrange and coordinate meetings under the chairmanship of the Property Manager.
• Tham dự và ghi lại biên bản cuộc họp nếu được yêu cầu/ Attend and record minutes of the meeting if being required.
• Soạn thảo và phân phối các bản ghi nhớ, thông tin và các công văn có tính chất công việc được đề xuất bởi Quản lý Tòa nhà/ Prepare and distribute memos, information and working documents proposed by Property Manager.
• Lưu trữ các điều lệ, quy định của Tòa nhà một cách khoa học (sổ tay, hướng dẫn thực hiện trang trí nội thất...)/ Store the rules and regulations of the Building in a scientific way (handbook, interior decoration instruction, etc.)
• Nhận và lưu trữ các báo cáo từ các Trưởng bộ phận/ Receive and store Heads of department's reports.
• Gửi các thông tin cần thiết đến toàn thể nhân viên một cách nhanh chóng/ Send quickly necessary information to all employees.
• Thay mặt Quản lý Tòa nhà, gửi đi các nhiệm vụ cần thực hiện đến toàn thể nhân viên một cách khoa học và theo dõi để đảm bảo rằng công việc được hoàn thành chính xác/ On behalf of the Property Manager, dispatch the tasks to all staffs and follow up to ensure they are completed accurately.
• Soạn thảo và trình bày rõ ràng, chính xác các "quy định và quy trình làm việc" được đề ra bởi Quản lý Tòa nhà/ Draft and present clearly and accurately the "rules and working procedures" proposed by the Property Manager;
• Thay mặt Quản lý Tòa nhà khi họ đi công tác/nghỉ phép nhằm đảm bảo hoạt động của bộ phận quản lý diễn ra thuận lợi/ Assume responsibility in the Property Manager's absence due to on business/vacation to ensure the building operations are under favourable conditions.
• Hỗ trợ Quản lý Tòa nhà thương thảo với các nhà cung cấp/các nhà thầu về những vấn đề cần thiết trong công tác điều hành và các hoạt động của tòa nhà khi được chỉ định/ Assist the Property Manager in negotiating with suppliers/contractors on necessary issues within building operations when being appointed.
• Giải quyết các công việc mang tính chất thư ký bao gồm nhận và trả lời điện thoại, phân loại và lưu trữ thư từ, điện thoại, fax, văn kiện v.v... / Deal with secretarial tasks including receiving and answering phones, sorting and archiving letters, telephones, faxes, documents, etc.
• Soạn thảo, dịch thuật các công văn đến và công văn đi; lưu trữ và thu thập các văn bản cần thiết liên quan đến công tác điều hành của công ty/ Draft and translate
incoming and outgoing documents; store and collect necessary documents related to the company's operations;
• Đảm bảo các báo cáo hàng ngày/hàng tuần /hàng tháng/hàng quý/hàng năm được soạn thảo và nộp đúng thời hạn;/ Ensure all daily/ weekly/ monthly/ quarterly/ annually reports are prepared and and submitted on schedule
• Hỗ trợ Giám sát dịch vụ soạn thảo các văn bản (thư từ, fax, bản ghi nhớ, thông báo...) trước khi gửi đến cư dân/ Support the Building Executive in drafting documents (letters, faxes, memos, notices, etc.) before sending to the residents.
• Hỗ trợ cư dân các công việc hàng ngày khi được yêu cầu/ Support residents with daily tasks when being required.
• Thu thập, lưu trữ và báo cáo đến Quản lý Tòa nhà các khiếu nại / các sự việc từ phía cư dân/ Collect, record and report to the Property Manager the complaints / incidents of residents.