1.1. Quản lý hành chính và cơ sở vật chất
Làm việc trực tiếp với Ban Quản lý tòa nhà và thực hiện các thủ tục vận hành như đăng ký ra vào, đăng ký hàng hóa, tuân thủ quy định, nội quy và thủ tục thanh toán điện, nước cùng các chi phí phát sinh.
Quản lý, điều phối các hạng mục liên quan đến cơ sở vật chất văn phòng; lập và trình các tờ trình sửa chữa, cải tạo, mở rộng không gian làm việc; phối hợp với các đơn vị liên quan triển khai thi công, đảm bảo tiến độ và tuân thủ quy định nội bộ.
Giám sát khu vực làm việc, phòng họp, pantry và sảnh chính, đảm bảo không gian luôn gọn gàng, sạch sẽ, chuyên nghiệp.
Tiếp đón và hỗ trợ khách đến văn phòng.
Quản lý, bảo trì cơ sở vật chất, nội thất, trang thiết bị, chìa khóa và các tài sản liên quan, đảm bảo hoạt động tốt.
Phối hợp với các nhà cung cấp dịch vụ văn phòng như vệ sinh, bảo trì, văn phòng phẩm, hóa phẩm, máy in, nước uống, chuyển phát thư, cây xanh...; theo dõi hợp đồng và xử lý các vấn đề phát sinh.
Tiếp nhận và chuyển thư, bưu phẩm đến các nhân sự liên quan.
Quản lý, cấp phát văn phòng phẩm theo nhu cầu sử dụng.
Đảm bảo môi trường làm việc an toàn, chuyên nghiệp và thuận lợi cho nhân viên.
1.2. Hỗ trợ nhân sự và phúc lợi nhân viên
Hỗ trợ onboarding nhân viên mới: chuẩn bị bàn làm việc, chỗ đậu xe và thẻ ra vào.
Thực hiện in danh thiếp, tài liệu theo yêu cầu.
Phối hợp tổ chức các hoạt động gắn kết nhân viên như town hall, happy hour, sinh nhật, tặng quà, đặt hoa...
1.3. Hỗ trợ vận hành và tổ chức sự kiện
Phối hợp với các phòng ban tổ chức sự kiện nội bộ như họp nhân viên, hội nghị công ty, đào tạo...
Quản lý và đặt tea break, tiệc công ty, quà tặng theo yêu cầu.
Phối hợp với nhân viên vệ sinh, đảm bảo công tác hành chính diễn ra suôn sẻ.
1.4.
Quản lý tài chính và báo cáo
Xây dựng và theo dõi kế hoạch dòng tiền theo tuần/tháng/quý/năm cho các chi phí hành chính, bao gồm chi phí vận hành văn phòng, petty cash và các hạng mục chi tiêu liên quan, nhằm đảm bảo sử dụng ngân sách hiệu quả, đúng kế hoạch.
Xử lý các yêu cầu thanh toán hành chính; theo dõi và báo cáo chi phí theo tuần/tháng.
Cập nhật và duy trì các chính sách, quy trình văn phòng.
Báo cáo công việc theo ngày, tuần, tháng cho Trưởng bộ phận.
Có tối thiểu 3-5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực hành chính văn phòng; ưu tiên ứng viên từng làm việc tại agency.
Thành thạo MS Office (Excel, Word) và các công cụ hỗ trợ văn phòng.
Có kỹ năng giao tiếp tốt, xây dựng mối quan hệ và phối hợp với nhiều phòng ban.
Có kỹ năng tổ chức, quản lý công việc hiệu quả; có khả năng xử lý nhiều nhiệm vụ cùng lúc và linh hoạt trong việc sắp xếp thứ tự ưu tiên.
Nhanh nhẹn, chủ động, thích nghi tốt với môi trường làm việc năng động.
Chú ý đến chi tiết, có tinh thần trách nhiệm cao, ham học hỏi và luôn sẵn sàng hỗ trợ đồng nghiệp