Nhân Viên Hành Chính Lễ Tân

1. Lễ tân - Văn phòng (30%)

• Đón tiếp khách, đối tác đến làm việc tại văn phòng; chuẩn bị và phục vụ trà, nước chu đáo, đúng tiêu chuẩn.
• Tiếp nhận, phân loại, chuyển phát và lưu trữ theo dõi công văn, thư từ, bưu phẩm đến/đi.
• Quản lý hệ thống phòng họp: ghi nhận lịch đăng ký, kiểm tra và set up thiết bị, trà nước trước các cuộc họp.
• Tiếp nhận và tổng hợp các yêu cầu hành chính từ các phòng ban nội bộ.

2. Điều phối & Hỗ trợ Hành chính - Mua sắm (30%)

• Điều phối lịch xe theo lịch công tác của các phòng/ban và lịch họp của Ban Giám đốc.
• Kiểm tra, dọn dẹp, duy trì phòng làm việc của Ban Giám đốc hằng ngày đảm bảo sạch sẽ, ngăn nắp theo tiêu chuẩn tiếp khách.
• Quản lý, mua sắm và cấp phát văn phòng phẩm, nước uống, đồ tiêu hao định kỳ.
• Liên hệ làm việc với các nhà cung cấp dịch vụ văn phòng (vệ sinh, cây cảnh, bảo vệ, internet, sửa chữa máy in, điện nước...).
• Theo dõi, kiểm kê và cập nhật tình trạng tài sản, công cụ dụng cụ văn phòng.
• Thực hiện đề nghị mua hàng, lấy báo giá cạnh tranh, hoàn thiện hồ sơ đề nghị thanh toán (hợp đồng, hóa đơn, nghiệm thu...) và theo dõi tiến độ chi trả.

3. Hỗ trợ Tuyển dụng (20%)

• Đăng tin tuyển dụng theo kế hoạch lên các kênh tuyển dụng (Facebook, hội nhóm, website việc làm, LinkedIn...) theo phân công.
• Thực hiện lọc hồ sơ ứng viên bước đầu, liên hệ mời phỏng vấn qua điện thoại/email.
• Đón tiếp ứng viên trực tiếp tại văn phòng, hướng dẫn ứng viên làm bài test/điền form thông tin và chuẩn bị phòng phỏng vấn.
• Nhập liệu, cập nhật và quản lý cơ sở dữ liệu (data) ứng viên; gửi thư cảm ơn/thông báo kết quả phỏng vấn.
• Hỗ trợ chuẩn bị thủ tục đón tiếp nhân sự mới trong ngày đầu nhận việc (thẻ nhân viên, chỗ ngồi, công cụ làm việc).

4. Truyền thông nội bộ & Nhiệm vụ khác (20%)

• Soạn thảo và ban hành các thông báo nội bộ (nghỉ Lễ - Tết, phổ biến quy chế, nội quy, chính sách mới...).
• Tổ chức/hỗ trợ truyền thông các hoạt động văn hóa nội bộ: sinh nhật tháng, giải thể thao, teambuilding, sự kiện công ty.
• Thiết kế cơ bản banner, poster thông báo, chúc mừng nội bộ.
• Quản trị và cập nhật tin tức trên các kênh thông tin nội bộ của công ty.
• Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của Quản lý bộ phận và Ban Giám đốc.