1. Mô tả vị trí:
Admission Manager chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ quy trình tuyển sinh tại Trung tâm Giáo dục Đặc biệt Special Em's (SEEC) và Trung tâm Quốc tế Chẩn đoán & Can thiệp sớm Rối loạn Phổ Tự kỷ (VICA).
Vị trí này giữ vai trò trọng yếu trong việc xây dựng chiến lược tuyển sinh, điều phối quy trình tiếp nhận - đánh giá - nhập học,
quản lý dữ liệu học viên, và đảm bảo phụ huynh có trải nghiệm nhất quán, chuyên nghiệp và nhân văn khi tiếp cận các chương trình can thiệp - giáo dục đặc biệt tại hai trung tâm.
Admission Manager chịu trách nhiệm phối hợp chặt chẽ với bộ phận chuyên môn (Academic), bộ phận Marketing, bộ phận vận hành (Operations), và đội ngũ tư vấn để đảm bảo quy trình tuyển sinh được vận hành minh bạch - hiệu quả - phù hợp với đặc thù trẻ đặc biệt, đồng thời đóng vai trò cầu nối giữa phụ huynh và trung tâm trong suốt hành trình đánh giá - can thiệp - đồng hành phát triển của học viên.
2. Nhiệm vụ chính
Chiến lược và quản lý tuyển sinh
• Xây dựng kế hoạch tuyển sinh hàng năm, bao gồm mục tiêu số lượng học viên, chiến lược tiếp cận và kế hoạch truyền thông.
• Phối hợp các bộ phận liên quan (Marketing, Academic, Operations) để triển khai chiến dịch tuyển sinh, sự kiện, hội thảo và hoạt động tiếp cận phụ huynh.
• Đề xuất giải pháp nâng cao tỉ lệ chuyển đổi và duy trì học viên.
Quản lý quy trình tuyển sinh
• Hướng dẫn phụ huynh trong toàn bộ quy trình: đăng ký, sàng lọc - đánh giá ban đầu (initial assessment), tư vấn chương trình và thủ tục nhập học.
• Chủ trì tổ chức các buổi Open House, Parent Consultation và School Tour.
• Đảm bảo toàn bộ quy trình tuyển sinh tuân thủ tiêu chuẩn VICA: minh bạch - công bằng - hiệu quả - phù hợp với đặc thù trẻ đặc biệt.
Quan hệ phụ huynh và học viên
• Tư vấn chuyên sâu cho phụ huynh về chương trình can thiệp sớm ESDM, chương trình mầm non hòa nhập và các dịch vụ hỗ trợ tại VICA.
• Xây dựng mối quan hệ bền vững với phụ huynh, duy trì sự đồng hành lâu dài, củng cố uy tín thương hiệu VICA.
• Đồng hành phụ huynh trong quá trình theo dõi tiến trình can thiệp và lộ trình phát triển cá nhân hóa của trẻ.
Quản lý vận hành tại VICA 178 Điện Biên Phủ
• Điều phối hoạt động vận hành hằng ngày của trung tâm, đảm bảo môi trường học tập an toàn, tiêu chuẩn cao và phù hợp với trẻ đặc biệt.
• Giám sát việc tuân thủ quy trình vận hành, đón - trả trẻ, vệ sinh - an toàn, lịch học, và phối hợp chặt chẽ với
giáo viên can thiệp.
• Quản lý đội ngũ hỗ trợ vận hành (CS, bảo vệ, tạp vụ, hành chính...) nhằm đảm bảo chất lượng dịch vụ đồng nhất.
• Trực tiếp giải quyết các tình huống phát sinh liên quan đến phụ huynh, vận hành lớp học, quy trình can thiệp.
• Phối hợp với Academic Team để đảm bảo kế hoạch can thiệp được triển khai đúng chuẩn, đúng giờ và đúng chỉ định.
• Kiểm tra - giám sát cơ sở vật chất, trang thiết bị trị liệu/giáo dục, đề xuất mua sắm - bảo trì khi cần thiết.
• Đảm bảo báo cáo vận hành hằng tuần/tháng về attendance, tình trạng lớp, tình trạng học viên, các vấn đề an toàn - rủi ro.
Báo cáo và phân tích dữ liệu
• Theo dõi, cập nhật dữ liệu tuyển sinh và học viên; phân tích xu hướng để kịp thời đề xuất cải tiến.
• Lập báo cáo định kỳ về:
◦ Dự thu & Thực thu: Dự báo doanh thu theo số lượng học viên đăng ký; đối chiếu doanh thu thực tế.
◦ Theo dõi biên lai: Kiểm tra - cập nhật - đối soát toàn bộ biên lai học phí, đảm bảo minh bạch tuyệt đối.
◦ Hỗ trợ kế toán: Cung cấp số liệu đúng thời hạn; phối hợp trong các kỳ đối soát tài chính liên quan đến học viên.
◦ Tiến độ tuyển sinh & KPIs: Tỉ lệ chuyển đổi, tỉ lệ duy trì, công suất lớp, dự phóng số lượng học viên.
• Định kỳ đánh giá hiệu quả quản lý vận hành và đề xuất cải tiến.