assistant to chief Supply Chain Officer (trợ lý giám đốc cao cấp khối cung ứng)

Mô tả Công việc
MỤC TIÊU:
Trợ giúp một cách kịp thời và hiệu quả cho các hoạt động điều hành hằng ngày của Giám Đốc Cao Cấp Khối Cung Ứng (GĐCC - Cung Ứng) gồm:
Phối hợp và theo sát các cuộc họp giữa GĐCC - Cung Ứng với Ban điều hành/Đơn vị/Phòng ban liên quan và bên ngoài;
Truyền đạt các yêu cầu/chỉ đạo của GĐCC - Cung Ứng đến các Đơn vị/Phòng ban liên quan;
Thực hiện phân tích và đưa ra các nhận định hỗ trợ GĐCC - Cung Ứng trong quá trình ra quyết định;
Thực hiện các công việc khác theo định hướng chỉ đạo của GĐCC - Cung Ứng nhằm mang lại hiệu quả tối ưu cho hoạt động của GĐCC - Cung Ứng và Khối Cung Ứng.
MÔ TẢ CÔNG VIỆC:
Quản lý hồ sơ; Thực hiện, cập nhật kiểm tra văn bản/hồ sơ (40%)
Theo dõi và nắm bắt kịp thời các thông tin ký nhận giấy tờ nội bộ & bên ngoài theo phân quyền ủy quyền của GĐCC - Cung Ứng.
Sàng lọc, phân loại, sắp xếp công việc, thông tin và văn bản/hồ sơ đi/đến một cách hợp lý để trình GĐCC - Cung ứng giải quyết công việc kịp thời
Soát xét, trình phê duyệt nội dung các tờ trình, quyết định, văn thư trước khi trình GĐCC - Cung Ứng phê duyệt.
Lưu trữ và quản lý các giấy tờ, văn bản có liên quan đến GĐCC - Cung Ứng.
2. Sắp xếp lịch làm việc và tham dự, tổng hợp nội dung các cuộc họp của GĐCC - Cung Ứng (40%)
Sắp xếp lịch làm việc bao gồm lịch họp và lịch đi công tác của GĐCC - Cung Ứng.
Tham dự các cuộc họp giao ban của Khối Cung Ứng theo định kỳ, ghi chép và tổng hợp nội dung các cuộc họp của ban điều hành đầy đủ để phục vụ tốt cho công tác điều hành.
3. Thực hiện các công việc theo chỉ đạo từ GĐCC - Cung Ứng (10%)
Tham gia khảo sát thị trường, tìm hiểu nhu cầu khách hàng và tình hình thực tế với GĐCC - Cung Ứng.
Tổng hợp, đọc và phân tích các dữ liệu báo cáo để hỗ trợ GĐCC - Cung Ứng trong quá trình ra quyết định.
Truyền chỉ đạo/yêu cầu của GĐCC - Cung Ứng đến Đơn vị/Phòng ban đúng, đầy đủ để giải quyết công việc kịp thời.
Làm đầu mối chuẩn bị và kiểm tra việc cung cấp các điều kiện hậu cầu thiết yếu để GĐCC - Cung Ứng điều hành công việc thuận lợi.
Thực hiện các công việc, kế hoạch khác do GĐCC - Cung Ứng giao phó.
Xây dựng mối quan hệ hợp tác thân thiện, hiệu quả với các đơn vị trong nội bộ gồm Phòng/ban tại Văn phòng Công ty và các Chi nhánh, Cửa hàng trên toàn hệ thống và các đơn vị bên ngoài