Billing Clerk / Thư Ký Chứng Từ

Vai trò vị trí:
Chịu trách nhiệm đảm bảo tất cả các chứng từ xuất khẩu/ hóa đơn được chuẩn bị chính xác, đúng thời hạn trong ngân sách được phê duyệt và tuân thủ các quy định pháp luật cũng như Chính sách của Coats để cung cấp dịch vụ xuất sắc cho khách hàng.
Trách nhiệm công việc chính:
1. Chịu trách nhiệm về các chứng từ cần thiết cho lô hàng xuất khẩu để đảm bảo tất cả đều tuân thủ các quy định của pháp luật và chính sách của Coats và giao hàng đầy đủ cho khách hàng đúng thời hạn:
- Chịu trách nhiệm khai báo hải quan cho các lô hàng xuất khẩu theo phân công và đảm bảo tất cả các chứng từ tuân thủ quy định pháp luật và chính sách của Coats.
- Chịu trách nhiệm chuẩn bị các tài liệu cần thiết để lấy CO, bản khai hoặc các tài liệu cần thiết khác theo yêu cầu của khách hàng.
- Phối hợp với nội bộ để đảm bảo hàng hóa được giao cho người giao nhận đúng hạn, đầy đủ chứng từ theo yêu cầu và tuân thủ Chính sách của Coats.
- Phối hợp với khách hàng để hoàn thành quy trình xuất khẩu theo thời gian đã thỏa thuận.
- Theo dõi booking với hãng tàu và và các đơn vị vận chuyển, cung cấp các chứng từ cần thiết cho khách hàng để làm thủ tục nhập khẩu.
2. Chịu trách nhiệm đảm bảo các tài liệu Warehouse được nộp và sao lưu/lưu trữ đúng nơi cho mục đích theo dõi và kiểm toán, tuân thủ các quy định pháp luật và chính sách của Coats.
- Nộp các giấy tờ cần thiết theo hướng dẫn.
- Giám sát / Kiểm toán nhà thầu thuê ngoài để đảm bảo các tài liệu được lưu trữ dưới dạng hướng dẫn công việc.
3. Đảm bảo cung cấp các báo cáo theo yêu cầu chính xác và đúng thời hạn đã thống nhất.
- Hàng ngày theo dõi tình trạng đơn hàng xuất khẩu và báo cáo lên Giám sát / Quản lý các đơn quá hạn, phản hồi chậm từ khách hàng, các vấn đề với giao nhận.
- Theo dõi, kiểm tra số liệu thanh toán cho nhà cung cấp dịch vụ làm thủ tục hải quan.
- Kiểm tra chéo các báo cáo do nhà thầu cung cấp để đảm bảo tính chính xác và kịp thời.
4. Chịu trách nhiệm thực hiện các hoạt động xuất hóa đơn và lập hóa đơn và các nhiệm vụ khác do Giám sát/Quản lý phân công.
- Phối hợp nội bộ để đảm bảo chứng từ lập hóa đơn và xuất hóa đơn đúng theo yêu cầu của Thuế và tuân thủ Chính sách của Coats.
- Tuân thủ nghiêm ngặt quy trình Billing/Invoice.
- Chịu trách nhiệm lập hóa đơn điện tử và báo cáo cho nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử (VNPT) và ban quản lý WH.