Chăm Sóc điều phối đơn hàng

Đối với khách hàng truyền thống:
Tiếp nhận thông tin, nhu cầu của khách hàng, gửi thông tin đến Bộ phận RD xây dựng công thức sản phẩm (Đối với sản phẩm mới);
Khi khách hàng chốt công thức, chuyển thông tin sang Bộ phận Tính giá để báo giá sản phẩm đến khách hàng (Đối với sản phẩm mới);
Soạn thảo hợp đồng nguyên tắc với khách hàng, thỏa thuận ký kết hợp đồng, phân loại hợp đồng cần ký với khách hàng: Hợp đồng nguyên tắc thông thường, hợp đồng khách hàng cung cấp nguyên liệu, hợp đồng phân phối,... Đối với những nội dung, điều khoản khách hàng chưa chấp thuận tiến hành đàm phán, thống nhất để đến thỏa thuận chung.
Ký kết hợp đồng và lưu hợp đồng;
Liên hệ với đối tác làm dịch vụ Bộ phận Công bố hồ sơ sản phẩm để công bố hồ sơ (Đối với sản phẩm mới);
Lên đơn hàng, gửi xác nhận đơn hàng cho khách và yêu cầu khách hàng chuyển tiền đặt cọc sản xuất theo đúng xác nhận đơn hàng;
Theo dõi tiến độ đơn hàng, thông báo thời gian giao hàng đến khách hàng;
Đốc thúc Bộ phận Sản xuất giao hàng đến khách hàng đúng lịch đã hẹn và phản hồi lại khách hàng ngay khi có sự cố phát sinh để khách hàng có phương án/kế hoạch kịp thời;
Giao hàng, đối chiếu số liệu xuất nhập kho;
Nhận thông tin yêu cầu xuất hóa đơn giá trị gia tăng từ khách hàng, báo lại Bộ phận kế toán xuất hóa đơn gửi đến khách hàng, cung cấp các thông tin liên quan đến khách hàng bao gồm: Tên công ty, Địa chỉ, Mã số Thuế doanh nghiệp (Theo ĐKKD), Tên sản phẩm, số lượng (cần xuất hóa đơn GTGT) và đơn giá,...
Phối hợp với Kế toán công nợ đốc thúc khách hàng Thanh toán công nợ
Tiếp nhận phản hồi của khách hàng về đơn hàng, báo lại các bộ phận chuyên môn để giải đáp, xử lý.
Thực hiện một số công việc khác được giao theo yêu cầu của Ban Giám đốc,...
Đối với khách hàng mới (KH của Bộ phận Kinh doanh & Phát triển sản phẩm). (nếu có)
Hướng dẫn bộ phận Kinh doanh và Phát triển sản phẩm quy trình làm việc với khách hàng, yêu cầu cung cấp các thông tin liên quan đến đơn hàng còn thiếu (nếu có)
Rà soát lại Hợp đồng với khách hàng của Bộ phận Kinh doanh và Phát triển sản phẩm;
Kiểm tra lại đơn hàng của Bộ phận Kinh doanh trước khi gửi đến khách hàng, tiếp nhận đơn hàng khi đã nhận đầy đủ tiền đặt cọc và chuyển thông tin cho Bộ phận Sản xuất;
Là đầu mối trung gian nhận câu hỏi và yêu cầu của khách hàng từ Bộ phận kinh doanh chuyển đến các Bộ phận để xử lý và giải đáp.