Mô tả Công việc
I. TỔNG QUAN VỊ TRÍ
Chuyên viên Hành chính IT tại HDS chịu trách nhiệm toàn bộ công tác hồ sơ, hợp đồng và quy trình hành chính của Khối Công nghệ. Vị trí phù hợp với người có tư duy hệ thống, tỉ mỉ và đã có kinh nghiệm thực chiến xử lý end-to-end với nhà cung cấp trong môi trường IT hoặc tài chính công nghệ.
II. TRÁCH NHIỆM CHÍNH
1. Quản lý Hồ sơ và Lưu trữ Tài liệu
Xây dựng và duy trì hệ thống lưu trữ hồ sơ Phòng IT (bản cứng và bản mềm): phân loại, đánh số, phân quyền truy cập đúng chuẩn bảo mật.
Quản lý danh mục tài liệu toàn diện: hợp đồng, biên bản nghiệm thu, giấy phép phần mềm, tài liệu bàn giao dự án và báo cáo nội bộ.
Định kỳ rà soát, cập nhật và tiêu hủy tài liệu hết hạn lưu trữ theo đúng quy định nội bộ và pháp luật.
2. Xử lý End-to-End Quy trình Nhà cung cấp
Chủ trì toàn bộ vòng đời hợp đồng nhà cung cấp: tiếp nhận hồ sơ, soạn thảo, trình ký, theo dõi thực hiện, nghiệm thu và thanh lý.
Theo dõi danh sách nhà cung cấp đang hoạt động; cảnh báo chủ động hợp đồng sắp hết hạn để gia hạn hoặc tái đàm phán kịp thời.
Hỗ trợ xử lý thanh toán: kiểm tra chứng từ, lập đề nghị thanh toán và phối hợp với Kế toán giải ngân đúng hạn.
3. Phối hợp Liên phòng ban
Làm đầu mối hành chính của Phòng IT với các phòng ban nội bộ: Hành chính, Kế toán, Pháp chế và Mua sắm.
Phối hợp Pháp chế rà soát điều khoản hợp đồng; phối hợp Kế toán đối chiếu chi phí IT thực tế với ngân sách kế hoạch.
Tổ chức họp, ghi biên bản và theo dõi action items sau họp đến khi hoàn thành.
4. Thống kê và Báo cáo
Xây dựng và duy trì dashboard theo dõi trạng thái hợp đồng, nhà cung cấp và tài sản IT bằng Excel hoặc Google Sheets.
Tổng hợp báo cáo định kỳ: số lượng hợp đồng hiệu lực, giá trị thanh toán, tình trạng license phần mềm sắp hết hạn.
Lập báo cáo tổng hợp theo yêu cầu của
Trưởng Phòng IT và Ban Lãnh đạo.