Chuyên Viên Chứng Từ

Mô tả Công việc
NHIỆM VỤ CHÍNH
Thực hiện công tác đăng ký và thực hiện kiểm dịch hàng hóa theo quy định của cơ quan chức năng và thị trường xuất khẩu.
Thực hiện công tác gửi Shipping Instruction (SI) cho hàng tàu; phối hợp thực hiện giám định, bảo hiểm, hun trùng (fumigation) theo yêu cầu và quy định áp dụng.
Hoàn tất và kiểm soát bộ chứng từ gốc (Invoice, Packing List, B/L, C/O, kiểm dịch, nhận vận đơn gốc (Original B/L...) đúng theo yêu cầu của từng khách hàng.
Thực hiện thanh toán các chi phí hải quan, đảm bảo đúng quy định và đúng tiến độ.
Thực hiện thả vận đơn (B/L) và gửi bộ chứng từ qua DHL/Chuyển phát nhanh cho khách hàng.
Làm việc với cơ quan hải quan và các bên liên quan
Thực hiện công tác chứng thực hợp đồng và hợp pháp hóa lãnh sự theo yêu cầu xuất khẩu.
Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của Lãnh đạo phòng
MÔ TẢ CÔNG VIỆC
Thực hiện công tác đăng ký và thực hiện kiểm dịch hàng hóa theo quy định của cơ quan chức năng và thị trường xuất khẩu.
Xác định yêu cầu kiểm dịch theo loại hàng hóa và thị trường xuất khẩu.
Thực hiện đăng ký và phối hợp với cơ quan chức năng trong quá trình kiểm dịch hàng hóa.
Theo dõi kết quả kiểm dịch, kiểm tra tính hợp lệ và đầy đủ của hồ sơ.
Xử lý phát sinh, cập nhật hồ sơ và cải tiến quy trình nhằm đảm bảo đúng tiến độ xuất hàng.
Thực hiện công tác gửi Shipping Instruction (SI) cho hàng tàu; phối hợp thực hiện giám định, bảo hiểm, hun trùng (fumigation) theo yêu cầu và quy định áp dụng.
Xác định yêu cầu gửi SI, giám định, bảo hiểm và hun trùng theo từng hợp đồng và thị trường.
Thực hiện và kiểm soát việc gửi SI cho hãng tàu/forwarder; phối hợp các đơn vị liên quan thực hiện giám định, bảo hiểm và hun trùng.
Theo dõi tiến độ, kiểm tra tính đầy đủ, chính xác của SI và hồ sơ giám định, bảo hiểm, hun trùng.
Xử lý phát sinh, điều chỉnh quy trình phối hợp nhằm đảm bảo tuân thủ quy định và tiến độ xuất hàng.
Hoàn tất và kiểm soát bộ chứng từ gốc (Invoice, Packing List, B/L, C/O, kiểm dịch, nhận vận đơn gốc (Original B/L...) đúng theo yêu cầu của từng khách hàng.
Xác định danh mục và yêu cầu chứng từ theo từng hợp đồng và khách hàng.
Lập, thu thập và hoàn tất bộ chứng từ gốc theo quy định và yêu cầu khách hàng.
Rà soát tính đầy đủ, chính xác và phù hợp của bộ chứng từ trước khi phát hành.
Xử lý sai lệch, cập nhật và cải tiến quy trình nhằm hạn chế lỗi chứng từ.
Thực hiện thanh toán các chi phí hải quan, đảm bảo đúng quy định và đúng tiến độ.
Xác định các khoản chi phí hải quan và kế hoạch thanh toán theo tiến độ thông quan.
Phối hợp thực hiện và theo dõi thanh toán các chi phí hải quan theo quy định.
Đối chiếu chứng từ, chi phí và thời hạn thanh toán.
Xử lý sai lệch và đề xuất cải tiến nhằm đảm bảo thanh toán đúng hạn và đúng quy định.
Thực hiện thả vận đơn (B/L) và gửi bộ chứng từ qua DHL/Chuyển phát nhanh cho khách hàng.
Xác định điều kiện thả B/L và hình thức gửi chứng từ theo hợp đồng và yêu cầu khách hàng.
Thực hiện thả B/L và chuẩn bị, gửi bộ chứng từ cho khách hàng qua DHL/chuyển phát nhanh
Kiểm tra tình trạng thả B/L và xác nhận việc gửi chứng từ đúng địa chỉ, đúng thời hạn.
Xử lý phát sinh và điều chỉnh quy trình nhằm đảm bảo chứng từ đến khách hàng kịp thời và an toàn.
Làm việc với cơ quan hải quan và các bên liên quan
Lập kế hoạch thông quan, xác định đầy đủ chứng từ và các bên liên quan; cập nhật quy định hải quan áp dụng cho từng lô hàng.
Phối hợp với cơ quan hải quan, logistics và các đơn vị liên quan để thông quan hàng hóa.
Theo dõi tiến độ thông quan; kiểm tra, đối chiếu chứng từ với thực tế hàng hóa; phát hiện kịp thời các sai sót, phát sinh.
Điều chỉnh, bổ sung chứng từ khi cần; xử lý triệt để các vấn đề phát sinh và cải tiến quy trình làm việc với hải quan cho các lô hàng tiếp theo
Thực hiện công tác chứng thực hợp đồng và hợp pháp hóa lãnh sự theo yêu cầu xuất khẩu.
Xác định yêu cầu chứng thực hợp đồng và hợp pháp hóa lãnh sự theo từng thị trường xuất khẩu.
Thực hiện và phối hợp các cơ quan liên quan trong công tác chứng thực hợp đồng và hợp pháp hóa lãnh sự.
Theo dõi tiến độ, kiểm tra tính hợp lệ và đầy đủ của hồ sơ.
Xử lý phát sinh và cập nhật quy trình nhằm đảm bảo tuân thủ yêu cầu xuất khẩu.
Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của Lãnh đạo phòng
Lưu trữ hồ sơ
Thực hiện công tác báo cáo định kỳ, đột xuất theo yêu cầu cấp trên