Chuyên Viên Cung Ứng & Mua Hàng | Purchase & Supply Executive

- Phối hợp với bộ phận Kinh doanh trong việc đặt hàng với nhà cung cấp để đáp ứng tốt nhất về tiến độ và thời hạn hàng hóa về kho Công ty.
- Theo dõi tiến độ của đơn đặt hàng (PO) từ khi nhận xác nhận đơn hàng (OC) cho đến khi nhận thông báo giao hàng (OA).
- Chuẩn bị hồ sơ pháp lý của hàng nhập/xuất (phê duyệt mẫu, hợp chủng hợp quy, kiểm tra sản phẩm, v.v...).
- Chuẩn bị hồ sơ khai quan (commercial invoice, packing list, B/L, insurance, CO, HS Code).
- Cập nhật nhập kho và chi phí liên quan (landed cost) vào hệ thống và lập hồ sơ thanh toán cho nhà cung cấp hàng hóa/ dịch vụ.
- Cập nhật thông tin lô hàng trong hệ thống quản lý ECUS nội bộ; quản lý việc lưu trữ hồ sơ cho từng lô hàng.
- Giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan lô hàng với nhà cung cấp (hàng thiếu, tình trạng chất lượng lô hàng, v.v...).
- Thực hiện những báo cáo theo quy định về xuất nhập khẩu.
- Chuẩn bị hồ sơ pháp lý cho hàng bán (CO, CQ, test report, kiểm định, v.v...).
- Xuất hóa đơn bán hàng và giải quyết các vấn đề liên quan đến hóa đơn.
- Tìm hiểu các phương thức vận chuyển hàng hóa bằng đường biển và đường hàng không, bảo hiểm hàng hóa... phù hợp với từng điều kiện giao hàng của nhà cung cấp.
- Tìm kiếm các đơn vị vận chuyển hàng trong và ngoài nước với dịch vụ và chi phí tốt, so sánh giá, các chi tiết về dịch vụ và thời gian giao hàng để chọn đối tác phù hợp với yêu cầu đơn hàng.
- Xem xét quy trình hiện tại và đề xuất điều chỉnh những điểm chưa phù hợp; sau khi đề xuất được duyệt, tạo hướng dẫn trên theo định dạng ppt để sử dung cho việc hướng dẫn và đào tạo nhân viên mới.
- Kiểm tra việc lưu trữ các hồ sơ nhập khẩu để đảm bảo hồ sơ được lưu đúng và đủ.