Chuyên Viên Cung Ứng

Mô tả Công việc
TRÁCH NHIỆM CÔNG VIỆC
- Mua đơn hàng phi thực phẩm với giá tri đơn hàng dưới 5 triệu.
- Mua đơn hàng thực phẩm cho nhà hàng và bếp ăn
- Phối hợp cùng bộ phận với các đơn hàng bảo trì, hợp đồng bảo trì, dịch vụ.
NHIỆM VỤ CỤ THỂ
1. Công tác tham mưu
- Tham mưu cho bộ phận công tác mua hàng phi thực phẩm, thực phẩm, hợp đồng bảo trì.
2. Công tác thực hiện nhiệm vụ
- Nhận phiếu yêu cầu từ Quản lý đơn hàng và kiểm tra đối chiếu hàng hóa trong danh mục hợp đồng nguyên tắc.
- Thực hiện công việc xác nhận lại đơn hàng, mặt hàng, số lượng với người yêu cầu.
- Khảo sát giá, đàm phán giá để được mức giá thấp nhất, hàng đạt chất lượng nhất, đảm bảo tiến độ giao hàng nhất.
- Hoàn thiện sơ mua hàng gửi cho Quản lý đơn hàng để trình Trưởng bộ phận, Giám đốc kí duyệt, gồm: giấy đề nghị tạm ứng, đơn hàng, bảng so sánh giá, báo giá của nhà cung cấp, thông tin xác nhận với bộ phận yêu cầu.
- Thực hiện mua hàng bao gồm các công việc tạm ứng, giao dịch với Nhà cung cấp, giao hàng và hoàn ứng chứng từ kế toán)
- Nhận tiền mặt từ các khoản tạm ứng và liên hệ nhà cung cấp giao hàng đến kho hàng trung gian (đối với hàng mẫu, hóa đơn, chứng từ) hoặc trực tiếp đến các nhà cung cấp gom hàng về kho.
- Thông báo với thủ kho về lượng hàng hóa mua được, tập hợp hàng hóa để vận chuyển giao nhận đến kho tổng.
- Liên hệ tài xế để giao nhận hàng đối với hàng hóa khẩn và hàng hóa với số lượng ít.
- Báo cho kế toán giao nhận những hàng sắp giao hoặc đã giao để chuẩn bị công tác giao nhận cho các đơn vị yêu cầu.
- Nhận Biên bản giao nhận, kết hợp với giấy đề nghị hoàn ứng, hóa đơn của nhà cung cấp để hoàn tất công tác khép hồ sơ tạm ứng.
- Thực hiện công tác báo cáo tuần, báo cáo tháng những đơn hàng đã thực hiện, chưa thực hiện.
- Báo cáo những vấn đề phát sinh ảnh hưởng đến công việc tới Trưởng bộ phận để được nhận sự hỗ trợ giải quyết.
3. Công tác quản lý tài sản, thiết bị và cơ sở hạ tầng
- Quản lý tốt tài sản được cấp phát phục vụ công việc, định kỳ kiểm kê và báo cáo về tình hình sử dụng tài sản được giao.
4. Thực hiện các công việc khác liên quan hoặc theo yêu cầu
- Tham gia các hội nghị, họp, thảo luận của bộ phận, của công ty khi được yêu cầu.
- Thực hiện đúng chế độ lập kế hoạch và báo cáo các hoạt động theo quy định.
- Tham gia thực hiện các công việc theo yêu cầu.
QUYỀN HẠN
- Được quyền giải quyết những vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện;
- Được đàm phán với NCC về các điều khoản hợp đồng và tiến độ giao hàng;
- Yêu cầu nhà cung cấp giao hàng đúng thời gian quy định, đồng thời lập báo cáo xử phạt hành vị NCC về tiến độ và chất lượng giao hàng;
- Yêu cầu các bộ phận giải trình về việc mua hàng phát sinh , hàng khẩn không thực hiện đúng theo quy trình mua hàng.
- Nghiên cứu thị thường hàng tiêu dùng, đề xuất mua hàng tùy vào từng thời điểm và chính sách khuyến mãi.
QUAN HỆ CÔNG VIỆC
1. Báo cáo:
- Báo cáo định kỳ và các báo cáo khác theo chỉ đạo của trưởng bộ phận và Ban Giám đốc Công ty liên quan đến công tác kho tổng.
2. Quan hệ nội bộ
- Các CBCNV thuộc các đơn vị Cung ứng Tập đoàn
- Trưởng phó các bộ phận phòng ban trong Công ty
- CBNV thuộc BP kho tổng
- CBNV thuộc các bộ phận, phòng ban trong Công ty.
3. Quan hệ bên ngoài
- Các Nhà cung cấp hàng hóa thực phẩm.
- Theo yêu cầu của cấp quản lý.