Đóng vai trò là trợ lý trực tiếp cho Trưởng phòng Khai thác Cho thuê Bất động sản Cao cấp, đồng thời là đầu mối của phòng, hỗ trợ toàn bộ quy trình leasing từ nghiên cứu thị trường, trao đổi thỏa thuận với khách thuê, chuẩn bị tài liệu bán hàng, điều phối site visit, theo dõi pipeline, lập biên bản họp, soạn thảo hợp đồng và quản lý hồ sơ giao dịch.
Mô tả công việc chính
1. Hỗ trợ hoạt động leasing / sales
• Hỗ trợ tìm kiếm, tiếp cận và theo dõi khách thuê tiềm năng cho các bất động sản cao cấp của Tập đoàn.
• Thực hiện cold calling, gửi email giới thiệu dự án, follow-up khách thuê, đại lý, broker, đối tác theo danh sách được phân công.
• Tìm kiếm, kiểm tra và cập nhật thông tin liên hệ của khách thuê tiềm năng, bao gồm brand representative, country manager, franchisee, distributor, agent hoặc các đầu mối liên quan.
• Chuẩn bị tenant profile cho từng khách thuê/nhãn hàng tiềm năng, bao gồm thông tin thương hiệu, ngành hàng, hiện diện tại Việt Nam, mô hình cửa hàng, yêu cầu mặt bằng và mức độ phù hợp với dự án.
• Hỗ trợ chuẩn bị thư chào thuê, offer letter, term sheet, proposal, leasing brochure, factsheet và các tài liệu gửi khách thuê/đối tác.
• Gửi offer, theo dõi phản hồi của khách thuê và cập nhật tình trạng làm việc vào leasing pipeline.
• Điều phối và hỗ trợ đưa khách thuê/đại lý đi xem mặt bằng, site visit, walkthrough hoặc project presentation.
• Ghi nhận nhu cầu, feedback, câu hỏi và yêu cầu bổ sung của khách sau site visit để báo cáo lại quản lý phụ trách.
2. Nghiên cứu thị trường bán lẻ và cập nhật dữ liệu ngành
• Cập nhật định kỳ theo quý tình hình thị trường bán lẻ, đặc biệt là phân khúc retail cao cấp/luxury retail tại Hà Nội, TP.HCM và các thị trường trọng điểm.
• Theo dõi xu hướng mở rộng, đóng/mở cửa hàng, thay đổi concept, dịch chuyển vị trí hoặc chiến lược phát triển của các thương hiệu bán lẻ trong và ngoài nước.
• Cập nhật thông tin về các dự án bán lẻ, trung tâm thương mại, khách sạn cao cấp, mặt bằng prime retail và các tài sản cạnh tranh.
• Tổng hợp dữ liệu về giá thuê tham khảo, tenant mix, occupancy, nhóm ngành có nhu cầu mở rộng, thương hiệu mới vào Việt Nam và các thương hiệu đang tìm kiếm mặt bằng.
• Chuẩn bị báo cáo thị trường ngắn theo quý hoặc theo yêu cầu của quản lý.
3. Hỗ trợ họp, site visit và làm việc với khách thuê
• Sắp xếp lịch họp, lịch site visit, lịch làm việc với khách thuê, đại lý, tư vấn, khách sạn, bộ phận vận hành và các phòng ban nội bộ.
• Chuẩn bị agenda, tài liệu họp, tài liệu in ấn hoặc bản mềm
phục vụ cuộc họp/site visit.
• Tham gia cuộc họp khi được yêu cầu để ghi chép nội dung trao đổi.
• Lập biên bản họp bằng tiếng Việt và/hoặc
tiếng Anh, ghi nhận rõ nội dung trao đổi, kết luận, yêu cầu của khách, đầu việc, người phụ trách và deadline.
• Theo dõi action items sau họp/site visit, nhắc việc các bên liên quan và cập nhật tiến độ cho quản lý phụ trách.
4. Soạn thảo, quản lý hợp đồng và hồ sơ giao dịch
• Hỗ trợ soạn thảo, chỉnh sửa và định dạng các tài liệu liên quan đến giao dịch cho thuê: thư chào thuê, offer letter, term sheet, lease agreement, phụ lục hợp đồng, biên bản ghi nhớ, biên bản họp, tờ trình, memo nội bộ, công văn và thư phản hồi.
• Hỗ trợ chuẩn bị tài liệu song ngữ Việt - Anh khi làm việc với khách thuê/đối tác nước ngoài.
• Rà soát lỗi chính tả, định dạng, số điều khoản, bảng biểu, phụ lục, thuật ngữ và tính nhất quán của tài liệu trước khi trình ký hoặc gửi ra ngoài.
• Phối hợp với pháp chế, tài chính, vận hành, kỹ thuật và các phòng ban liên quan để tổng hợp ý kiến và cập nhật dự thảo hợp đồng/tài liệu.
• Quản lý version tài liệu, hồ sơ bản mềm/bản cứng, leasing pipeline, database khách thuê và các mốc quan trọng của từng giao dịch.
5. Điều phối khách thuê
• Điều phối khách thuê và các team nội bộ của tập đoàn để hỗ trợ việc làm fit - out gian hàng: phê duyệt các bản vẽ thiết kế, hướng dẫn thi công nội thất, nhắc nhở tiền đặt cọc thi công, họp cập nhật tình hình dự án, .....
• Theo dõi quản lý hợp đồng sau thuê, hỗ trợ tenant khi cần thiết: các yêu cầu cần MKT của khách thuê, thắc mắc cần giải đáp,....
• Tốt nghiệp Đại học trở lên, ưu tiên các ngành Kinh tế, Quản trị Kinh doanh, Bất động sản, Luật, Ngoại ngữ, Thương mại hoặc ngành liên quan.
• Có tối thiểu 2-4 năm kinh nghiệm ở vị trí Sale Admin, Leasing Admin,
Business Development Admin, Project Admin, Executive Assistant hoặc vị trí hỗ trợ kinh doanh/hợp đồng,nắm chắc về các thủ tục leasing tương đương.
• Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm trong bất động sản thương mại, retail leasing, khách sạn, trung tâm thương mại, văn phòng cho thuê hoặc luxury retail.
• Có kỹ năng viết tốt, diễn đạt rõ ràng, logic, chuyên nghiệp.
• Tiếng Anh tốt (4 kỹ năng)
• Có khả năng lập biên bản họp, ghi nhận kết luận, đầu việc và deadline.
• Có khả năng soạn thảo, format và rà soát hợp đồng, offer letter, term sheet, tờ trình, memo và các văn bản thương mại.
• Có kỹ năng nghiên cứu thị trường, tìm kiếm thông tin thương hiệu, tìm contact và tổng hợp dữ liệu.
• Thành thạo Microsoft Office
• Giao tiếp lịch sự, chuyên nghiệp, phù hợp với khách thuê cao cấp và đối tác quốc tế.