Chuyên Viên Điều Phối Đơn Hàng

Tiếp nhận và kiểm tra đơn hàng: Tiếp nhận thông tin đơn hàng từ bộ phận kinh doanh, khách hàng hoặc hệ thống quản lý nội bộ.
Kiểm tra đầy đủ các thông tin cần thiết của đơn hàng: tên khách hàng, mã hàng, số lượng, đơn giá, thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng, điều kiện thanh toán và các yêu cầu đặc biệt.
Phối hợp với bộ phận kinh doanh để làm rõ các thông tin chưa đầy đủ hoặc chưa chính xác trước khi xử lý đơn hàng.
Cập nhật thông tin đơn hàng lên hệ thống theo đúng quy trình của công ty.
Theo dõi giao hàng và xử lý phát sinh: Cập nhật tình trạng giao hàng hằng ngày.
Theo dõi các vấn đề phát sinh như thiếu hàng, sai hàng, chậm giao, đổi lịch giao, khách hàng chưa nhận hàng hoặc sai thông tin giao nhận.
Phối hợp với các bộ phận liên quan để xử lý sự cố phát sinh trong quá trình giao hàng.
Quản lý chứng từ đơn hàng: Chuẩn bị, kiểm tra và lưu trữ các chứng từ liên quan đến đơn hàng như: đơn đặt hàng, phiếu xuất kho, phiếu giao hàng, biên bản giao nhận, hóa đơn, chứng từ vận chuyển và các tài liệu liên quan khác.
Phối hợp với kế toán để đảm bảo thông tin xuất hóa đơn, công nợ và thanh toán phù hợp với đơn hàng thực tế.
Đảm bảo chứng từ được lưu trữ đầy đủ, chính xác và dễ tra cứu. Hỗ trợ đối chiếu số liệu đơn hàng, giao hàng, hóa đơn và công nợ khi có yêu cầu.
Phối hợp với nhân viên xử lý đơn hàng trên hệ thống Odoo để đảm bảo thông tin đơn hàng được cập nhật đầy đủ, chính xác, kịp thời.
Lập báo cáo định kỳ về tình trạng đơn hàng, tiến độ giao hàng, đơn hàng tồn đọng, đơn hàng chậm tiến độ và các vấn đề phát sinh.
Đề xuất cải tiến quy trình xử lý đơn hàng nhằm nâng cao hiệu quả vận hành.
Thực hiện các công tác chuyên môn chung của Bộ phận theo chức năng nhiệm vụ để đạt hiệu quả tốt.