Mô tả Công việc
1. Soạn thảo, quản lý và lưu trữ hồ sơ, văn bản của dự án theo đúng quy định.
2. Tiếp nhận, phân phối bưu phẩm và công văn đến/đi từ các phòng ban, đảm bảo đầy đủ, kịp thời và chính xác.
3. Theo dõi quỹ thu - chi; thực hiện thanh quyết toán các chi phí hành chính đúng kế hoạch và quy định của công ty.
4. Đảm bảo cảnh quan, vệ sinh văn phòng luôn gọn gàng, sạch đẹp thông qua việc bố trí lịch làm việc và giám sát đội ngũ
tạp vụ.
5. Thực hiện đề nghị tạm ứng, thanh toán công tác phí; hỗ trợ đặt vé máy bay, khách sạn và các dịch vụ liên quan cho lãnh đạo và CBNV.
6. Tổ chức và quản lý công tác hậu cần: cơ sở vật chất văn phòng, an ninh khu vực làm việc, chất lượng bữa ăn cho CBNV.
7. Phối hợp tổ chức các hoạt động, sự kiện của công ty/văn phòng theo chỉ đạo của Ban
Giám đốc.
8. Quản lý tài sản, trang thiết bị, văn phòng phẩm; theo dõi tiêu hao, đề xuất mua mới theo nhu cầu sử dụng và trong phạm vi ngân sách được phê duyệt.
9. Thực hiện công tác lễ tân tại văn phòng: đón tiếp khách, chuẩn bị phòng họp, hỗ trợ các đoàn đến làm việc.
10. Xây dựng quan hệ và làm việc các đối tác, cơ quan nhà nước, sở ban ngành địa phương, v.vv..
11. Lập báo cáo công việc định kỳ theo yêu cầu.
12. Sắp xếp và điều phối xe văn phòng, đảm bảo đáp ứng hợp lý nhu cầu sử dụng xe của các bộ phận.
13. Theo dõi lịch bảo dưỡng xe, quản lý nhiên liệu và số km vận hành hàng tháng.
14. Tiếp nhận và luân chuyển các loại đơn thư theo đúng quy trình.
15. Tổng hợp AOP hằng năm cho các hạng mục liên quan, bảo đảm kế hoạch chi phí và nhu cầu sử dụng của năm tiếp theo phù hợp và hiệu quả.
16. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của cấp trên.