Việc làm chuyên viên hành chính (4.810 việc)

Trong mỗi công ty, dù quy mô hay cơ cấu nhân sự như thế nào thì vẫn có một vai trò không thể thiếu là Chuyên viên hành chính nhân sự. Họ là những người chịu trách nhiệm về các công việc quản trị văn phòng, hỗ trợ tuyển dụng, xây dựng và thúc đẩy kết nối giữa các nhân viên.

Chuyên viên hành chính nhân sự đôi khi còn được gọi là Nhân viên hành chính nhân sự, là một chuyên gia trong lĩnh vực hành chính cũng như quản trị nguồn nhân lực, chịu trách nhiệm xử lý rất nhiều tác vụ trong văn phòng như quản lý giấy tờ, thủ tục hành chính, hồ sơ. Tại nhiều doanh nghiệp, Chuyên viên hành chính nhân sự có thể làm cả các vai trò của Lễ tân.

MỤC LỤC:
1. Công việc của Chuyên viên hành chính nhân sự
2. Vai trò của Chuyên viên hành chính nhân sự
3. Thu nhập của Chuyên viên hành chính nhân sự có cao không?
4. Những lưu ý khi tìm việc làm Chuyên viên hành chính nhân sự
5. Con đường sự nghiệp của Chuyên viên hành chính nhân sự
6. Chuyên viên hành chính nhân sự học ngành nào, trường nào?
7. Có nên tuyển dụng những người hướng nội làm Chuyên viên hành chính?
8. Câu hỏi phỏng vấn chuyên viên hành chính
9. Các vị trí trong ngành hành chính nhân sự

Tuyển dụng chuyên viên hành chính nhân sự cần lưu ý điều gì?

Trong các công ty, tập đoàn lớn với bộ phận nhân sự đông đúc thì có thể có nhiều Chuyên viên hành chính nhân sự. Ngược lại, ở các doanh nghiệp nhỏ hơn, chẳng hạn như có dưới 10 người thì một Chuyên viên hành chính nhân sự đôi khi sẽ làm việc dưới sự quản lý trực tiếp của giám đốc điều hành, nghĩa là họ là người duy nhất chịu trách nhiệm cho toàn bộ các hoạt động hành chính, nhân sự của công ty.

1. Công việc của Chuyên viên hành chính nhân sự

Khối lượng công việc của một Chuyên viên hành chính nhân sự phụ thuộc vào từng công ty nhưng thường thì trách nhiệm chính của họ sẽ gồm có công việc hành chính và nhân sự. Dĩ nhiên, trong nhiều trường hợp thì 2 nhiệm vụ này có thể chồng chéo và kết hợp xử lý với nhau. Về cơ bản thì công việc của Chuyên viên hành chính nhân sự là:

• Tạo, thực hiện và đánh giá tất cả các chính sách, thủ tục và cấu trúc của bộ phận nhân sự cùng với bộ phận tuyển dụng nhân sự (nếu có).
• Quản lý các chương trình bảo hiểm cho nhân viên trong công ty.
• Thiết kế và triển khai kế hoạch đào tạo, phát triển nhân viên.
• Thực hiện đánh giá hiệu suất nhân viên hàng quý và hàng năm.
• Quản lý giấy tờ, tài liệu và hồ sơ nhân viên, đảm bảo tất cả hồ sơ được duy trì và cập nhật kịp thời, nhận và xử lý các giấy tờ liên quan tới việc xin nghỉ ốm, nghỉ phép, ma chay cưới hỏi,...
• Cung cấp thông tin tuyển dụng mới hoặc các thay đổi về tình trạng việc làm của công ty, xác định nhu cầu đối với nguồn nhân lực của công ty và quản lý quy trình tuyển dụng để đảm bảo quy trình này diễn ra suôn sẻ.
• Trả lời các thắc mắc của nhân viên về quy chế, quy định nội bộ của công ty, quyền và nghĩa vụ,... và giải quyết các vấn đề phát sinh một cách kịp thời, chuyên nghiệp.
• Làm các công việc hành chính khác theo yêu cầu của cấp trên như in ấn, photo tài liệu,...
• Đề xuất, thực hiện và giám sát các kế hoạch truyền thông nội bộ để tăng cường tính kết nối của nhân viên trong công ty, hướng tới xây dựng văn hóa doanh nghiệp tích cực, lành mạnh.
• Quản lý các tài liệu, thiết bị và văn phòng phẩm tại công ty.

Công việc của chuyên viên hành chính nhân sự là sự kết hợp của cả hai nhiệm vụ hành chính và nhân sự. Hai nhiệm vụ chính này sẽ được tiến hành song song và luôn bổ trợ cho nhau, cùng hướng về một mục đích là xây dựng nguồn lực con người mạnh nhằm đáp ứng nhu cầu phải triển của công ty.

Đọc thêm: Nhân viên hành chính Nhân sự học trường gì? thi khối gì?

2. Vai trò của Chuyên viên hành chính nhân sự

Cho dù đối với các doanh nghiệp nhỏ hay các tập đoàn lớn, bộ phận nhân sự nói chung và các Chuyên viên hành chính nhân sự nói riêng luôn đóng vai trò quan trọng đối với sự thành công đối với hoạt động kinh doanh. Không ai có thể phủ nhận tầm quan trọng của yếu tố con người đối với sự phát triển mạnh mẽ, bền vững của một doanh nghiệp hay tổ chức, nói cách khác, nguồn nhân lực là nguồn vốn quý giá nhất.

Bộ phận nhân sự và Chuyên viên hành chính nhân sự xử lý rất nhiều công việc, gần như mang vai trò gắn kết không thể thiếu chứ không chỉ đơn giản là lo giấy tờ và tuyển dụng nhân viên mới, chấm công, tính lương,... Vai trò của Chuyên viên hành chính nhân sự được thể hiện ở việc họ giải quyết các vấn đề trong:

• Tiêu chuẩn hóa quy trình tuyển dụng: Trao đổi với cấp trên và đồng nghiệp để xây dựng khung tuyển dụng, xác định các tiêu chí đối với ứng viên lý tưởng, hợp tác với công ty headhunt khi cần, tìm kiếm ứng viên tiềm năng, hỗ trợ phỏng vấn và làm thủ tục tuyển dụng. Đồng thời xử lý các trường hợp nghỉ việc, điều phối nhân viên đến các chi nhánh hay cơ sở khác nhau.
• Kiểm soát ngân sách cho hoạt động hành chính nhân sự: Chuyên viên hành chính nhân sự nhân sự phát triển các phương pháp cắt giảm chi phí liên quan đến quản lý lực lượng lao động cũng như trang thiết bị, văn phòng phẩm tại công ty, do đó hạn chế chi tiêu quá mức và giúp tiết kiệm tiền cho công ty. Những phương pháp này có thể bao gồm thương lượng mức lương hay điều kiện phúc lợi cho nhân viên, phân tích xu hướng việc làm, thị trường lao động để trả lương dựa trên chức năng công việc và hiệu suất làm việc thực tế,...
• Quyết định việc nhân viên có hài lòng với môi trường làm việc và các chính sách của công ty hay không: Chuyên viên hành chính nhân sự cũng đồng thời đóng vai trò là liên lạc viên giữa nhân viên và quản lý, thương lượng với công đoàn về các hợp đồng và khiếu nại, giải quyết tranh chấp, chỉ đạo các chương trình an toàn và sức khỏe cho nhân viên. Rõ ràng những điều này mang lại trải nghiệm tích cực (hoặc tệ hại) cho từng nhân viên và từ đó ảnh hưởng đến chất lượng nguồn nhân lực, những đóng góp của họ với mục tiêu phát triển của công ty.
• Kiểm soát các chương trình đào tạo và phát triển: Phối với hợp các bộ phận khác để tổ chức và thực hiện định hướng cho nhân viên mới, cung cấp giáo dục liên tục cho nhân viên, xác định những nội dung gì cần đào tạo, thiết kế tài liệu, v.v.
• Giúp cải thiện hiệu suất công việc của nhân viên toàn công ty: Không phải trực tiếp nhưng Chuyên viên hành chính nhân sự có thể hỗ trợ toàn bộ nhân viên trong công ty nâng cao hiệu suất công việc. Nếu không có các Chuyên viên xây dựng và duy trì kế hoạch đo lường hiệu suất, mọi người có thể dễ bị "sa lầy" vào những công việc không phù hợp với chuyên môn và kỹ năng của họ. Điều này không chỉ góp phần gây ra sự không hài lòng của nhân viên mà còn khiến công ty tổn thất vì chất lượng nguồn nhân lực giảm.
• Tiết kiệm thời gian, công sức trong quản trị hành chính văn phòng: Các nhiệm vụ hành chính trong văn phòng có thể bị xem là "không đáng kể" hoặc "không quá quan trọng" nhưng thực tế thì nó lại ảnh hưởng đến hầu như tất cả các khâu xử lý công việc khác. Chuyên viên hành chính nhân sự giúp cho mọi hoạt động trong văn phòng diễn ra trơn tru hơn, hiệu quả hơn từ những công việc đơn giản nhất.

Đọc thêm: Kinh nghiệm xin việc làm Chuyên viên Hành chính

3. Thu nhập của Chuyên viên hành chính nhân sự có cao không?

Với nhiều người thì vai trò Chuyên viên hành chính nhân sự là vai trò tổng hợp, không dễ thực hiện được. Bạn có thể vừa được yêu cầu am hiểu về tuyển dụng, quản lý nhân sự, thậm chí biết về các quy định, luật pháp liên quan như Luật Lao động, Bảo hiểm,... nhưng đồng thời bạn cũng sẽ xử lý cả các công việc như nhập liệu, lưu trữ và quản trị giấy tờ, soạn thảo công văn, thông báo,...

Tùy vào cơ cấu, quy mô của từng doanh nghiệp cụ thể mà công việc của Chuyên viên hành chính nhân sự sẽ khác nhau ít nhiều nhưng rõ ràng đây là một vai trò khá bận rộn. Mức lương và chế độ đãi ngộ đối với Chuyên viên hành chính nhân sự cũng phụ thuộc vào lượng công việc thực tế, trình độ và kinh nghiệm làm việc trước đó của bạn trong vai trò Chuyên viên hành chính nhân sự hoặc tương đương.

Mức lương thấp nhất trong vai trò này với một người chưa có kinh nghiệm là từ 5 triệu/tháng. Thông thường thì mọi người sẽ nhận từ khoảng 7 đến 9 triệu/tháng hoặc lên tới 10 triệu/tháng khi có từ 1 - 2 năm kinh nghiệm. Theo ghi nhận, mức lương cao nhất của một Chuyên viên hành chính nhân sự có thể lên tới 20 triệu/tháng. So với hầu hết các công việc trong lĩnh vực hành chính, nhân sự, dịch vụ thì lương khởi điểm của Chuyên viên hành chính nhân sự ở mức trung bình, đặc biệt là nếu nỗ lực thì bạn sẽ được tăng lương khá nhanh.

4. Những lưu ý khi tìm việc làm Chuyên viên hành chính nhân sự

Vì công việc Chuyên viên hành chính nhân sự khá "hot" trong những năm gần đây nên cạnh tranh trên thị trường lao động tương đối gay gắt, dẫn tới quá trình tìm việc làm của các ứng viên có thể khó hơn trước đây. Chú ý đến những vấn đề sau có thể giúp bạn tự tin hơn và nâng cao tỷ lệ thành công khi ứng tuyển Chuyên viên hành chính nhân sự:

4.1. Tìm việc làm Chuyên viên hành chính nhân sự ở đâu?

Những nơi tốt nhất để tìm việc làm Chuyên viên hành chính nhân sự là trên các trang web tuyển dụng uy tín như JOBOKO, v.v., các hội/nhóm/fanpage tuyển dụng trên Facebook hay trang web chính thức của các công ty. Nhiều cơ hội việc làm trên mạng xã hội nhưng chúng có thể thiếu đi sự tin tưởng do thông tin về nhà tuyển dụng chưa được kiểm duyệt. Các website tuyển dụng như JOBOKO.com thì rõ ràng và uy tín hơn. Tìm việc trên các website của công ty chỉ hiệu quả khi bạn có mục tiêu tìm việc tại một số công ty cụ thể, nếu không thì bạn rất khó chủ động biết về nhu cầu nhân sự của họ.

4.2. CV cho Chuyên viên hành chính nhân sự cần tập trung vào điều gì?

CV của một Chuyên viên hành chính nhân sự nên được viết dựa trên các yêu cầu cụ thể với vai trò này, cho thấy sự chuyên nghiệp, chú trọng đến tiểu tiết. Dù với vai trò nào thì bằng cấp, kỹ năng và kinh nghiệm làm việc là những thông tin quan trọng nhất nhưng với công việc đặc thù này, ứng viên cần quan tâm nhất đến kinh nghiệm cũng như định dạng của CV. Giả sử bạn vừa mới ra trường, đừng ngại ghi các thông tin liên quan đến động Đoàn, Hội, câu lạc bộ trong trường đại học.

Định dạng CV xin việc cũng phải phù hợp với kinh nghiệm làm việc, nếu chưa có kinh nghiệm thì hãy chọn định dạng chức năng để thông qua đó chứng minh bạn phù hợp với vai trò Chuyên viên hành chính nhân sự.

4.3. Lưu ý khi phỏng vấn Chuyên viên hành chính nhân sự

Đầu tư vào ngoại hình sao cho gọn gàng, lịch sự nhưng không cứng nhắc, giao tiếp và đối đáp trôi chảy, tự tin nhưng không tự kiêu, nhẹ nhàng và thuyết phục. Bạn chỉ có một cơ hội để thể hiện bản thân, vì vậy hãy cho nhà tuyển dụng thấy những phẩm chất bạn có:

• Khi phỏng vấn vị trí chuyên viên hành chính nhân sự, bạn cần phải dành thời gian tìm hiểu, nghiên cứu xem công ty mà mình ứng tuyển thường ưu tiên những ứng viên có đặc điểm như thế nào, họ cần gì ở ứng viên và thậm chí là tìm hiểu về văn hóa công ty trước khi đến phỏng vấn.
• Trong quá trình phỏng vấn, đừng quên thể hiện sự am hiểu của mình về trách nhiệm và yêu cầu công việc đối với vị trí hành chính nhân sự. Điều này không chỉ giúp bạn tạo ấn tượng tốt ngày từ đầu mà còn tạo nền tảng để xây dựng mối quan hệ công việc tốt đẹp sau này nếu trúng tuyển.
• Bạn cũng nên coi quá trình phỏng vấn là một cơ hội để thể hiện trình độ và kỹ năng của bản thân. Một chút lo lắng là điều không thể tránh khỏi; tuy nhiên, hãy thật sự bình tĩnh và cố gắng hết mình để thể hiện sự đam mê với công việc.
• Nếu như đã có kinh nghiệm làm việc thì bạn có thể đưa ra một vài ví dụ để chứng minh khả năng thực tế của mình. Tuy nhiên, bạn nên lựa chọn các ví dụ một cách thông minh. Chẳng hạn, không nên lấy những khó khăn do chính mình tạo ra để chứng tỏ cho khả năng giải quyết vấn đề của bản thân.

Bí quyết ứng tuyển chuyên viên hành chính nhân sự đạt hiệu quả cao

5. Con đường sự nghiệp của Chuyên viên hành chính nhân sự

Hầu hết các nhà tuyển dụng sẽ muốn tuyển Chuyên viên hành chính nhân sự có bằng cử nhân về Quản trị nhân lực, Hành chính học. Tuy nhiên, có một thực tế là hiện nay có rất nhiều Chuyên viên hành chính nhân sự từng học Luật hoặc các chuyên ngành về Ngoại ngữ, thậm chí là Tâm lý học hay Xã hội học, Quản trị kinh doanh, v.v. Cho dù học chuyên ngành nào thì để bắt đầu sự nghiệp trong lĩnh vực này, bạn nên hiểu và có kỹ năng về quản trị nhân sự, nguồn nhân lực và quan hệ lao động, khoa học xã hội, quản trị kinh doanh và khoa học hành vi.

Dĩ nhiên, trong nhiều trường hợp thì nhà tuyển dụng cũng có thể chấp nhận những ứng viên có bằng cấp Cao đẳng vào vai trò Chuyên viên hành chính nhân sự nhưng thông thường để phát triển và tăng lương thì mọi người vẫn thường lựa chọn tiếp tục học lên cao. Ngày nay, nhiều Chuyên viên hành chính nhân sự có thể học để lấy bằng Thạc sĩ, từ đó thăng tiến trong sự nghiệp của mình.

Các cơ hội sự nghiệp của Chuyên viên hành chính nhân sự thường là từ vai trò cấp đầu vào trở thành Trưởng nhóm nhân sự/tuyển dụng, Trưởng phòng hành chính nhân sự, Giám đốc bộ phận hành chính nhân sự. Một số người có thể lựa chọn chuyển sang làm cho công ty "săn đầu người" headhunt hay chuyên về tuyển dụng nhân sự cấp cao thay vì tiếp tục làm trong các vai trò nội bộ. Mọi quyết định phụ thuộc vào định hướng và năng lực thực tế của từng người.

6. Chuyên viên hành chính nhân sự học ngành nào, trường nào?

Những người muốn theo đuổi sự nghiệp chuyên viên hành chính nhân sự có thể lựa chọn các ngành học quản trị nhân lực, quản lý nhân sự, quản lý nguồn nhân lực, quản trị hành chính nhân sự hoặc một lĩnh vực liên quan khác. Những chuyên ngành này sẽ cung cấp cho họ đầy đủ kiến thức và kỹ năng cần thiết để hoàn thành tốt công việc.

Hiện nay, trên cả nước có rất nhiều trường Đại học, Cao đẳng, Trung cấp đào tạo những chuyên ngành này. Trong đó phải kể đến Đại học Kinh tế Quốc dân, Đại học Nội vụ, Đại học Thương mại, .... (ở phía Bắc); Đại học Kinh tế - Tài chính TP.HCM, Đại học Sài Gòn, Đại học Hoa Sen,... (ở phía Nam) hay Đại học Kinh tế - Đại học Huế và Đại học Kinh tế - Đại học Đà Nẵng ở miền Trung.

7. Có nên tuyển dụng những người hướng nội làm Chuyên viên hành chính?

Những người có tính cách hướng nội thường gặp nhiều khó khăn khi tìm việc làm chuyên viên hành chính nhân sự hơn người khác. Khi tìm việc, ưu tiên lớn nhất của họ là một công việc không yêu cầu tham gia quá nhiều hoạt động xã hội và chuyên viên hành chính nhân sự là một công việc khá phù hợp.

Với công việc này, họ sẽ chủ yếu quản lý thông tin nhân viên, lịch làm việc, thống kê hiệu suất, bảng lương và các loại tài liệu liên quan khác. Công việc quản lý sổ sách này dù không đơn giản nhưng lại khá trầm lặng và phù hợp với tính cách của những người hướng nội. Khi đó, họ cũng có thể tự tin hoàn thành công việc của mình mà không cần lo lắng sẽ phải đứng trước đám đông hay trở thành tâm điểm của sự chú ý.

8. Câu hỏi phỏng vấn chuyên viên hành chính nhân sự

Nắm được những câu hỏi phỏng vấn chuyên viên hành chính phổ biến sẽ giúp ứng viên biết các vấn đề nhà tuyển dụng hay hỏi là gì, từ đó chuẩn bị đầy đủ kiến thức và kỹ năng để có sự tự tin tối đa. Một số câu hỏi phỏng vấn chuyên viên hành chính nhà tuyển dụng thường hỏi để kiểm tra năng lực và khả năng ứng xử của ứng viên bao gồm:

1. Điều gì hấp dẫn bạn ở vị trí chuyên viên hành chính nhân sự ở công ty chúng tôi?
2. Vai trò của bộ phận nhân sự là sứ mệnh, tầm nhìn và chiến lược của doanh nghiệp, bạn nghĩ gì về điều này?
3. Khó khăn nào bạn đã gặp phải trong quá trình quản lí nhân sự?
4. Bạn nghĩ yếu tố nào quan trọng nhất để có một cuộc tuyển dụng thành công?
5. Bạn có ý tưởng nào để cải thiện quy trình tuyển dụng của công ty không?
6. Bạn đã từng giúp đỡ đồng nghiệp đối phó với một vấn đề ảnh hưởng đến họ tại nơi làm việc chưa?
Xem thêm: Câu hỏi phỏng vấn nhân viên hành chính nhân sự và cách trả lời hay