Chuyên viên hành chính nhân sự là làm gì? Mô tả công việc

Ngành hành chính nhân sự được đánh giá là có triển vọng phát triển tốt. Theo tổng cục thống kê, cơ hội việc làm trong ngành này sẽ tăng nhanh trong giai đoạn 2016-2026. Chuyên viên hành chính nhân sự có nhiều nhiệm vụ khác nhau, từ tuyển dụng nhân tài đến tạo môi trường làm việc tích cực cho nhân viên.

MỤC LỤC:
1. Chuyên viên hành chính nhân sự là làm gì?
2. Mô tả công việc của chuyên viên hành chính nhân sự
3. Yêu cầu về kỹ năng đối với chuyên viên hành chính nhân sự
4. Kinh nghiệm xin việc làm Chuyên viên Hành chính

Mô tả chi tiết công việc chuyên viên hành chính nhân sự

1. Chuyên viên hành chính nhân sự là làm gì?

Chuyên viên hành chính nhân sự (Administrative - HR Specialist) làm việc trong bộ phận hành chính nhân sự, là người phụ trách các nhiệm vụ hành chính và tuyển dụng tại doanh nghiệp/tổ chức. Ở những công ty, tập đoàn lớn thì họ có thể chia ra thành các nhân viên/chuyên viên hành chính và nhân sự riêng biệt nhưng đa số vẫn đảm nhiệm các công việc chung.
Chuyên viên hành chính nhân sự đảm bảo không gian văn phòng cung cấp môi trường làm việc tốt nhất cho nhân viên. Họ hỗ trợ cả các nhiệm vụ lễ tân, in ấn, chuẩn bị tài liệu, phụ trách hướng dẫn nhân viên mới các thủ tục hành chính, quy định và chính sách của công ty; đồng thời đảm bảo nhân viên cũ tuân thủ. Ngoài ra, chuyên viên hành chính nhân sự cũng có thể tổ chức các sự kiện, tham gia truyền thông nội bộ và hỗ trợ/phụ trách tuyển dụng nhân sự mới.

Đọc thêm: Làm thế nào để trở thành chuyên viên hành chính nhân sự giỏi?

2. Mô tả công việc của chuyên viên hành chính nhân sự

Công việc cụ thể của mỗi chuyên viên hành chính nhân sự phụ thuộc vào quy mô và cơ cấu nhân sự của từng doanh nghiệp. Nhìn chung, các trách nhiệm chính của vị trí này sẽ gồm có:

• Phụ trách các công việc hành chính nhân sự trong văn phòng: Chuẩn bị tài liệu, văn bản, thông báo, in ấn, chuẩn bị cuộc họp...
• Thực hiện các hoạt động quản lý hành chính nhân sự như hướng dẫn nhân viên mới, tổ chức sinh nhật cho nhân viên, các sự kiện khác trong công ty.
• Tham gia chuẩn bị phương án tuyển dụng.
• Đăng tuyển, liên hệ ứng viên và mời phỏng vấn.
• Gửi email thông báo trúng tuyển hoặc từ chối ứng viên, gửi offer chính thức cho nhân viên mới trúng tuyển.
• Tham gia xây dựng và hoàn thiện quy trình quản lý hành chính, tuyển dụng nhân sự tại công ty.
• Hỗ trợ chấm công, tính bảng lương.
• Các công việc khác theo yêu cầu của cấp trên.

Kỹ năng cần có đối với chuyên viên hành chính nhân sự

3. Yêu cầu trình độ và bằng cấp với chuyên viên hành chính nhân sự​

Bằng cấp không phải là yếu tố quan trọng hàng đầu đối với các chuyên viên hành chính nhân sự nhưng thường thì vị trí này yêu cầu ứng viên có từ bằng cao đẳng trở lên. Tuy nhiên, các công ty thường ưu tiên tuyển dụng những người có bằng cấp trong lĩnh vực quản trị nhân lực, kinh tế hay các lĩnh vực có liên quan. Nếu như bạn có bằng tốt nghiệp ngành tâm lý học, đó cũng là một lợi thế.
Ngoài bằng cấp, chuyên viên hành chính nhân sự cũng cần sở hữu các kỹ năng mềm khác để thành công trong công việc. Trong đó phải kể đến kỹ năng lắng nghe và khả năng quan sát tốt. Hơn nữa, họ cũng cần có khả năng giao tiếp, truyền đạt thông tin hiệu quả và khả năng đưa ra quyết định nhanh chóng.
Dưới đây là một vài kỹ năng mà bất cứ công ty nào cũng đều mong muốn ở vị trí chuyên viên hành chính nhân sự của họ:

• Tỉ mỉ, chú ý đến các chi tiết nhỏ.
• Tự tin giải quyết các tình huống khó khăn.
• Thành thạo các kỹ năng tin học văn phòng.
• Sở hữu kỹ năng tổ chức và phân công công việc, phán đoán tốt.
• Có khả năng xây dựng và phát triển các mối quan hệ.
• Chủ động, tự giác trong công việc.
• Làm việc theo nhóm tốt.

Để đảm nhận được vị trí chuyên viên hành chính thì trợ lý hành chính hay ứng viên mới ra trường đều cần trau dồi cho mình những kỹ năng và trình độ chuyên môn nhất định. Cũng giống như việc nộp CV xin việc trợ lý hành chính, việc làm nhân viên hành chính cũng yêu cầu ứng viên trải qua các bước cơ bản. Sau khi nộp CV xin việc, những ứng viên phù hợp sẽ được nhà tuyển dụng mời phỏng vấn.