Phát triển kỹ năng lắng nghe tích cực, gia tăng cơ hội thăng tiến sự nghiệp

Trong bộ kỹ năng mềm, lắng nghe tích cực thường không được nhắc tới cụ thể như kỹ năng giao tiếp. Thế nhưng, không phải ai cũng biết rằng, lắng nghe "đúng cách" thực sự rất quan trọng và quyết định chất lượng, hiệu quả của giao tiếp. Đối với môi trường chuyên nghiệp, những ai có khả năng lắng nghe, tiếp nhận thông tin chính xác và đưa ra phản hồi hợp lý sẽ có nhiều cơ hội nghề nghiệp, thăng tiến.

MỤC LỤC:
1. Kỹ năng lắng nghe tích cực là gì?
2. Kỹ năng lắng nghe giúp ích gì tại nơi làm việc?
3. Kỹ năng lắng nghe tích cực được thể hiện như thế nào?​
4. Cách phát triển kỹ năng lắng nghe tích cực​
5. Áp dụng kỹ năng lắng nghe tích cực vào phỏng vấn, xin việc​

1. Kỹ năng lắng nghe tích cực là gì?

"Định nghĩa" kỹ năng lắng nghe tích cực là gì được giải thích đơn giản như sau:

- Lắng nghe tích cực (lắng nghe chủ động) là kỹ năng quan trọng trong giao tiếp, tương tác.

- Giúp bạn hiểu đối phương đang nói gì, nội dung muốn truyền tải, và cả "ẩn ý", ý tứ đằng sau.

- Kỹ năng lắng nghe chủ động giúp bạn tiếp nhận và xử lý thông tin hiệu quả cả trong công việc và trong cuộc sống; xây dựng kết nối cá nhân, mối quan hệ công việc (đồng nghiệp, khách hàng, đối tác).

Lưu ý, khả năng lắng nghe tích cực của bạn sẽ liên quan trực tiếp tới việc đưa ra phản hồi, kỹ năng giải quyết vấn đề và ra quyết định - đều là những yêu cầu vô cùng quan trọng và cần thiết dù cho bạn đang làm việc trong vai trò nào, lĩnh vực cụ thể ra sao.

Đọc thêm: Làm thế nào để trở thành người biết lắng nghe tại nơi làm việc?

2. Kỹ năng lắng nghe giúp ích gì tại nơi làm việc?

Lắng nghe và được lắng nghe luôn là một điều tuyệt vời trong cuộc sống, vì chúng ta luôn muốn được chia sẻ, được người khác hiểu đúng về mình để từ đó giúp đỡ, hỗ trợ hoặc hợp tác hiệu quả. Tại nơi làm việc, nếu bạn có kỹ năng lắng nghe tích cực thì bạn sẽ có thể:

- Thể hiện sự tôn trọng với đồng nghiệp, cấp trên.

- Xử lý công việc chính xác, hiệu quả.

- Giúp bạn học hỏi nhanh hơn để nâng cao kiến thức chuyên môn, kỹ năng, tay nghề cần thiết cho công việc.

- Dễ xây dựng kết nối cá nhân, được mọi người quý mến, tôn trọng lại.

- Phát triển tổng thể kỹ năng giao tiếp, kỹ năng mềm.

Đọc thêm: Muốn thành công, nhớ quan sát, để ý từng chi tiết

3. Kỹ năng lắng nghe tích cực được thể hiện như thế nào?

Trong giao tiếp nói chung, kỹ năng lắng nghe tích cực, chủ động của một cá nhân được biểu hiện như sau:

- Tập trung hoàn toàn vào nội dung trao đổi của người nói. Duy trì liên hệ bằng mắt và duy trì tư thế tương đồng mặt đối mặt giữa người nói và người nghe để đạt hiệu quả giao tiếp (chẳng hạn người nghe đứng thì người nói nên đứng, người nghe ngồi thì người nói nên ngồi và ngược lại).

- Tham gia đặt câu hỏi mở mang tính xây dựng với sự chân thành: Chẳng hạn, hãy hỏi đồng nghiệp, đối tác, khách hàng rằng - "Bạn nghĩ chúng tôi nên làm gì trong tình huống này?" hay "Bạn nghĩ sao về cách giải quyết này?".

- Luôn quan tâm đánh giá vấn đề đang được trình bày: Tránh phỏng đoán thông điệp và suy nghĩ của người nói, từ đó hạn chế những hiểu lầm không mong muốn, đồng thời giúp vấn đề được "đào sâu" để nhanh chóng được giải quyết.

- Thỉnh thoảng, bạn diễn đạt lại những phát biểu trước của người nói: Đây là cách xác nhận xem bạn có hiểu đúng thông điệp của người nói hay không. Đó cũng là cơ hội cho hai bên tháo gỡ những hiểu lầm.

- Đặt bản thân vào hoàn cảnh của người đối diện: Chấp nhận và cảm thông với cảm xúc, suy nghĩ và ý tưởng ở các tình huống. Tuy nhiên, điều đó không đồng nghĩa với việc bạn thỏa hiệp với người nói trong mọi trường hợp. Hãy tỏ rõ quan điểm trong tình huống này.

4. Cách phát triển kỹ năng lắng nghe tích cực​

Trước khi học cách nâng cao kỹ năng lắng nghe tích cực, bạn sẽ cần biết về các yếu tố ảnh hưởng trực tiếp tới kỹ năng này:

- Thái độ, cách bạn tiếp cận người nói. Để trở thành một người lắng nghe tích cực, bạn nên giữ một tâm trí cởi mở và một thái độ tích cực - ngay cả khi bạn không đồng ý với những gì đang được nói.

- Khả năng chú ý, nghĩa là tập trung vào cuộc trò chuyện và bỏ qua những điều sao lãng.

- Điều chỉnh kịp thời, nghĩa là thích ứng với người nói và địa điểm, thời gian cuộc trò chuyện đang diễn ra.

Hướng dẫn chi tiết cách phát triển, nâng cao kỹ năng lắng nghe chủ động như sau:

4.1. Giao tiếp bằng mắt khi trao đổi trực tiếp/ qua video

Giao tiếp bằng mắt là một phần quan trọng trong cuộc trò chuyện trực tiếp. Tuy nhiên, giao tiếp bằng mắt quá nhiều có thể gây khó chịu cho đối phương, vì vậy hãy điều chỉnh điều này cho phù hợp với tình huống cụ thể của bạn. Hãy thử ngừng giao tiếp bằng mắt sau mỗi 5 giây hoặc lâu hơn hoặc để thể hiện rằng bạn đang chú ý lắng nghe, sau đó bạn có thể chuyển sang nhìn vào miệng của họ.

Bên cạnh đó, bạn hãy chú ý tới tư thế, hành động khi đang giao tiếp và lắng nghe đối phương, đảm bảo nó cởi mở và lịch sự - tránh khoanh tay hoặc bắt chéo chân, điều này có thể khiến bạn trông "khép kín" hoặc phòng thủ. Hơi nghiêng người về phía trước hoặc sang một bên trong khi ngồi có thể cho thấy rằng bạn đang lắng nghe - hơi nghiêng đầu hoặc tựa đầu vào tay cũng vậy.

4.2. "Nghe" cả những tín hiệu không lời

Chú ý đến những gì đối phương đang nói bằng ngôn ngữ cơ thể của họ. Nét mặt, giọng nói và cử chỉ có thể cho bạn biết được nhiều thông tin. Hãy chú ý đến những gì người kia đang nói bằng ngôn ngữ cơ thể của họ - chẳng hạn như họ đang mỉm cười, khoanh tay bảo vệ hay họ đang dụi mắt như thể họ đang mệt mỏi hoặc khó chịu. Ngay cả trên điện thoại, bạn có thể học được nhiều điều từ giọng nói của người khác, giọng nói này có thể nghe trầm lắng hoặc lạc quan.

4.3. Hạn chế tối đa việc ngắt lời người khác

Việc bị ngắt lời sẽ khiến đối phương khó chịu - điều đó tạo cảm giác rằng bạn nghĩ rằng mình quan trọng hơn hoặc bạn không có thời gian cho những gì họ đang nói. Nếu bản chất bạn là người suy nghĩ hoặc nói nhanh hơn, hãy buộc bản thân chậm lại để người kia thể hiện bản thân. Hãy nhớ rằng, tạm dừng hoặc vài giây im lặng không ảnh hưởng đến công việc. Lắng nghe tích cực cũng có nghĩa là bạn sẵn sàng để người khác nói và hiểu chính xác thông điệp của họ.

4.4. Lắng nghe mà không phán xét, hoặc đi đến kết luận chủ quan

Nếu bạn bắt đầu phản ứng theo cảm xúc với những gì đang được nói, thì điều đó có thể cản trở việc lắng nghe những gì được nói tiếp theo. Cố gắng tập trung lắng nghe. Tương tự, đừng cho rằng bạn biết rằng đối phương sẽ nói gì sau đó.

4.5. Không cố gắng "lên kế hoạch" cho những gì sẽ nói tiếp theo

Bạn không thể nghe và chuẩn bị cùng một lúc. Hơn nữa, việc cố gắng "nhẩm tính" xem mình nên phản hồi thế nào, nói chuyện ra sao sẽ chỉ khiến cuộc hội thoại thiếu tự nhiên.

4.6. Thể hiện rằng bạn đang lắng nghe

Gật đầu, mỉm cười và tạo ra những tiếng động nhỏ như "vâng" và "vậy ạ",... để thể hiện rằng bạn đang lắng nghe và khuyến khích người nói tiếp tục. Đừng nhìn đồng hồ, bồn chồn, nghịch tóc hoặc móng tay của bạn.

4.7. Không áp đặt ý kiến ​​hoặc giải pháp

Việc không phán xét hoặc yêu cầu người khác làm theo ý mình không phải lúc nào cũng dễ dàng, nhưng nhiều trường hợp, chỉ riêng việc lắng nghe chân thành sẽ tốt hơn là cố gắng phân tích, chỉ ra bản chất, hiện tượng hay các xử lý vấn đề cho người khác.

4.8. Thực sự tập trung khi nghe

Nếu bạn cảm thấy khó tập trung vào những gì ai đó đang nói, hãy thử lặp lại những từ của họ trong đầu khi họ nói - điều này sẽ củng cố những gì họ đang nói và giúp bạn tập trung. Cố gắng ngăn chặn sự phân tâm như những cuộc trò chuyện khác đang diễn ra trong công việc, và chắc chắn không nhìn vào điện thoại của bạn. Kỹ năng lắng nghe tích cực sẽ thực sự phát triển khi bạn có sự chú tâm vào cuộc hội thoại.

4.9. Đặt câu hỏi đúng lúc

Bên cạnh đó, đặt những câu hỏi có liên quan có thể cho thấy rằng bạn đang lắng nghe và giúp làm sáng tỏ những gì đã được chia sẻ trước đó. Cách nâng cao kỹ năng lắng nghe tích cực là nếu bạn không chắc mình đã hiểu đúng chưa, hãy đợi cho đến khi người nói tạm dừng rồi nói điều gì đó như "Ý của bạn là..." hoặc "Tôi không chắc liệu mình có hiểu đúng về những gì bạn đang nói gì không..."

Bạn cũng nên sử dụng các câu hỏi mở nếu bạn có thể, chẳng hạn như "Bạn cảm thấy thế nào?" "Bạn đã làm gì tiếp theo?".

4.10. Diễn giải và tóm tắt

Việc lặp lại những gì đã nói thực sự cho thấy bạn đang chú ý và cho phép người nói chỉnh sửa nội dung nếu bạn chưa hiểu chính xác.

5. Áp dụng kỹ năng lắng nghe tích cực vào phỏng vấn, xin việc

Với những kỹ năng mềm như kỹ năng lắng nghe, bạn sẽ rất khó để thể hiện với nhà tuyển dụng. Chỉ nói rằng "tôi có khả năng lắng nghe tốt lắm" là chưa đủ thuyết phục vì ai cũng có thể nói như vậy. Chứng minh ư? Chắc chắn là không dễ vì kỹ năng này khá "im lặng" và khó đánh giá. Dù vậy, vẫn có những cách để bạn cho nhà tuyển dụng thấy rằng mình là người có kỹ năng lắng nghe tích cực, kiên nhẫn và khéo léo trong giao tiếp.

- Đối với CV xin việc: Trong CV xin việc, bạn có thể đề cập đến kỹ năng lắng nghe bằng cách liệt kê kỹ năng giao tiếp, kỹ năng lắng nghe vào phần Kỹ năng.

- Trong cuộc phỏng vấn: Phỏng vấn là cơ hội tốt nhất để bạn đề cập và chứng minh kỹ năng lắng nghe của mình. Từ việc giao tiếp bằng mắt với người phỏng vấn đến thái độ chuyên chú, lắng nghe khi họ trao đổi, bạn hoàn toàn có thể ghi điểm bằng cách cho thấy rằng bạn vẫn đang nghe và nghe có chủ đích, có thể hiểu và phản hồi lại đúng thời điểm.

Ngoài ra, việc thường xuyên mỉm cười khi giao tiếp trong phỏng vấn hay công việc cũng rất quan trọng. Điều đó cho thấy bạn tôn trọng đối phương, bình tĩnh và kiên nhẫn, sẵn sàng lắng nghe, tiếp thu những gì họ nói. Ngay cả khi ý kiến của bạn đối lập, đừng ngay lập tức phản đối người nói, hãy từ tốn trình bày quan điểm của mình.

Việc kết hợp linh hoạt kỹ năng lắng nghe tích cực đặc biệt hữu ích trong các tình huống giao tiếp tương tác với khách hàng bởi việc lắng nghe những thắc mắc và khuyến nghị giúp khách hàng cảm thấy luôn được tôn trọng và duy trì thái độ bình tĩnh, từ đó "mở đường" cho các giải pháp đột phá từ phía nhân viên bán hàng và doanh nghiệp.