Làm thế nào để trở thành người biết lắng nghe tại nơi làm việc?

Lắng nghe hiệu quả không chỉ là nghe và ghi nhớ nội dung thông tin những người xung quanh đề cập đến mà còn là dành thời gian suy luận của những tầng hàm ý mà họ không trực tiếp nói ra. Việc suy luận, diễn giải sau khi lắng nghe có thể giúp được rất nhiều trong công việc cũng như xây dựng mối quan hệ xã hội. May mắn thay, bạn có thể cải thiện kỹ năng lắng nghe của mình để trở thành một người biết lắng nghe tại nơi làm việc với một số thủ thuật và thực hành đơn giản dưới đây.

Cách để trở thành người biết lắng nghe tại nơi làm việc

1. Không dùng điện thoại khi trao đổi, trò chuyện trực tiếp

Điều quan trọng để lắng nghe tích cực là phải loại bỏ các phiền nhiễu vật lý có thể làm giảm khả năng nghe của bạn. Bạn nên bắt đầu bằng cách bỏ điện thoại di động vào túi hoặc trong ngăn kéo và đặt nó ở chế độ im lặng. Ngày nay, với sự phát triển bùng nổ của điện thoại thông minh và mạng xã hội, hầu hết mọi người đều bị phân tâm bởi thiết bị điện tử. Mặc dù vậy, tại nơi làm việc, bạn vẫn nên duy trì sự tập trung hoàn toàn khi ai đó đang nói.

2. Chú ý đến tín hiệu phi ngôn ngữ

Một phần của việc nghe hiệu quả đòi hỏi bạn phải đọc ngôn ngữ cơ thể của người nói. Bạn có thể lượm lặt được rất nhiều thông tin từ tư thế của người đó như cử chỉ tay và các dấu hiệu tinh tế khác. Nói chung, các chuyên gia khuyên bạn nên đánh giá những dấu hiệu sau:
Tích cực:

• Giao tiếp bằng mắt.
• Cơ mặt thư giãn.
• Nụ cười thân thiện.
• Tay đặt ở trong tầm nhìn, mở ra và thư giãn.
• Cánh tay thả lỏng.

Tiêu cực:

• Mắt chuyển động nhanh.
• Ánh mắt lạnh lùng hoặc ảm đạm.
• Lông mày nhướn lên như thể hoài nghi.
• Cơ mặt không linh động.
• Nụ cười gượng gạo.
• Hai bàn tay khép lại hoặc nắm lại.
• Cánh tay được khoanh chặt (giống như tự vệ).
• Lo lắng.

3. Chú ý tới ngôn ngữ cơ thể của chính bạn

Trong cùng một hướng, tín hiệu phi ngôn ngữ của riêng bạn sẽ cho người nói biết bạn có thực sự lắng nghe cẩn thận những gì người đó đang trình bày hay không. Điều này bao gồm gật đầu, nghiêng về phía trước, đối diện trực tiếp với người nói, mỉm cười và có lẽ quan trọng nhất là duy trì giao tiếp bằng mắt.

4. Nhắc lại những gì người khác nói

Một trong những cách tốt nhất để đảm bảo rằng bạn nghe chính xác những gì sếp hoặc đồng nghiệp của bạn đã nói là tóm tắt lại một số nội dung chính mà họ vừa nói. Điều này đặc biệt quan trọng nếu người kia có giọng dày hoặc nói nhanh, đến mức khiến bạn khó theo dõi. Bạn có thể tập trung hơn để ghi nhớ, thậm chí là ghi chú những ý chính nếu cần.

5. Không ngắt lời

Nói một cách đơn giản, bạn có thể nói chuyện và lắng nghe cùng lúc nhưng đặc biệt không nên ngắt lời khi người kia đang nói. Hành động của bạn có thể bị cho là thiếu kiên nhẫn, thậm chí là thiếu tôn trọng.

6. Nếu không có thời gian lắng nghe, hãy hẹn vào thời điểm khác

Bạn sẽ làm gì trong trường hợp sếp hoặc đồng nghiệp của bạn cố gắng bắt đầu cuộc trò chuyện khi bạn đang phải tập trung vào một nhiệm vụ quan trọng, hoặc đang làm việc cho kịp tiến độ yêu cầu? Cách tốt nhất là lịch sự nói với họ rằng hiện tại bạn hy vọng có thể nói chuyện lại với họ vào một thời điểm phù hợp hơn. Chẳng hạn như: "Tôi rất muốn tham gia cuộc trò chuyện nhưng bây giờ tôi thực sự rất bận. Bạn sẽ không phiền chứ nếu chúng ta nói chuyện với nhau vào buổi chiều/ngày mai?".
Ngoài ra, bạn có thể ngăn mọi người tiếp cận bạn hoàn toàn bằng cách dán một mảnh giấy vào vào chỗ làm việc cho biết bạn đang bận. Bạn có thể dùng một tin nhắn vui nhộn, như "Vui lòng đừng làm phiền trừ khi văn phòng bị cháy",...
Lắng nghe hiệu quả là kỹ năng siêu hữu ích đối với cuộc sống và sự nghiệp của bạn, nhưng chúng cũng chỉ là một trong nhiều công cụ mà bạn cần có. Hãy không ngừng học hỏi, nâng cao trình độ của bản thân, sau đó, việc lắng nghe hiệu quả sẽ giúp bạn trở thành người đáng tin cậy hơn. Kỹ năng giao tiếp và lắng nghe hiệu quả sẽ thể hiện được cái nhìn thấu đáo của bạn, cho phép bạn trình bày ý tưởng tốt hơn và thành công hơn.