Cách phát triển kỹ năng quản lý thời gian, gia tăng hiệu suất công việc

Có những công việc mà từ khi đăng tin tuyển dụng, nhà tuyển dụng đã ghi rõ yêu cầu ứng viên có kỹ năng quản lý thời gian. Chắc chắn các tiêu chí đó không phải "viết cho có" mà thực sự cần thiết cho công việc. Bạn chưa chắc chắn mình có kỹ năng quản lý thời gian hay không? Cùng tìm hiểu và phát triển kỹ năng tối quan trọng này với JobOKO nhé.

MỤC LỤC:
1. Kỹ năng quản lý thời gian là gì?
2. Tầm quan trọng của kỹ năng quản lý thời gian
3. Cách phát triển kỹ năng quản lý thời gian giúp tăng hiệu suất
4. Phát triển đồng thời kỹ năng quản lý thời gian với bộ kỹ năng mềm

1. Kỹ năng quản lý thời gian là gì?

Kỹ năng quản lý thời gian (tiếng Anh là time management) là khả năng của một các nhân trong sắp xếp thời gian, lịch trình làm việc hợp lý (và cả đối với các kế hoạch trong cuộc sống. Kỹ năng quản lý thời gian là kỹ năng được rèn luyện và hình thành từ cách tư duy cũng như các thói quen tốt.

Một số biểu hiện của những người có kỹ năng quản lý thời gian thông minh và hiệu quả là:

- Có khả năng đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ công việc được giao theo thứ tự ưu tiên, tầm quan trọng.

- Sử dụng thành thạo các công cụ lập lịch, lập kế hoạch, đồng thời có sự kiên định, nỗ lực và tuân thủ nguyên tắc.

- Có chuyên môn vững vàng, kỹ năng giao tiếp xuất sắc để kết hợp với kỹ năng quản lý thời gian.

Lưu ý, kỹ năng quản lý thời gian thực chất sẽ gồm các phẩm chất, tố chất như: Khả năng tổ chức, sắp xếp công việc, ưu tiên, lập và thực hiện kế hoạch, hoàn thành đúng/ trước thời hạn,...

Đọc thêm: Cách quản lý thời gian nơi công sở hiệu quả

2. Tầm quan trọng của kỹ năng quản lý thời gian

Trong cuộc sống, kỹ năng quản lý thời gian giúp chúng ta cân bằng tốt hơn, duy trì thói quen lành mạnh và đảm bảo sức khỏe thể chất cũng như sức khỏe tinh thần. Đối với hầu hết công việc, kỹ năng quản lý thời gian là bắt buộc vì:

- Kỹ năng quản lý thời gian quyết định hiệu suất công việc: Dù bạn làm việc trong vai trò nào, lĩnh vực nào thì đều sẽ có những áp lực về khối lượng công việc và thời gian hoàn thành. Tốc độ làm việc và chất lượng công việc của một cá nhân ảnh hưởng đến đồng nghiệp và cả quy trình làm việc. Một người làm chậm hoặc không tốt, những người khác sẽ phải chờ đợi và/ hoặc "chạy theo" khắc phục.

Ngược lại, kỹ năng quản lý thời gian tốt sẽ giúp bạn sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên, đủ thời gian để tập trung cho một nhiệm vụ cụ thể và hoàn thành tổng thể với chất lượng tốt, đúng thời hạn.

- Kỹ năng quản lý thời gian là tối quan trọng với công việc văn phòng đặc thù như: Thư ký, trợ lý, hành chính, lễ tân,...

- Quyết định khả năng thăng tiến: Những nhà lãnh đạo, người quản lý đều có kỹ năng quản lý thời gian tốt, để có thể xử lý được nhiều công việc, cân bằng giữa vô số tác vụ mỗi ngày. Trừ khi bạn đảm nhiệm các chức vụ quản lý cấp cao như CEO, giám đốc vùng,... và có trợ lý, thư ký hỗ trợ, nếu không thì vẫn cần tự mình có kỹ năng quản lý thời gian tốt.

Đọc thêm: Học cách quản lý thời gian, cải thiện hiệu suất công việc

3. Cách phát triển kỹ năng quản lý thời gian giúp tăng hiệu suất

3.1. Hiểu rõ công việc, trách nhiệm và nghĩa vụ

Có kỹ năng quản lý thời gian không có nghĩa là bạn chỉ cần chia nhỏ thời gian - giờ nào làm việc gì. Bạn sẽ cần biết về công việc của mình như phạm vi công việc, trách nhiệm và quyền hạn, những gì nên làm, được phép làm và không thể làm.

Ví dụ, trong vai trò nhân viên kế toán nội bộ, công việc chính của bạn sẽ là phụ trách các nghiệp vụ kế toán, tài chính, hóa đơn, quyết toán, báo cáo,... và nếu có hỗ trợ bộ phận hành chính nhân sự thì công việc kế toán vẫn là ưu tiên. Bạn sẽ cần sắp xếp thời gian để xử lý nhiệm vụ chính.

3.2. Phân tích và đánh giá tầm quan trọng của nhiệm vụ

Mặc dù chúng ta vẫn thường được khuyên rằng nhiệm vụ công việc nào cũng quan trọng và đã đi làm thì hãy làm tốt nhất có thể tất cả nhiệm vụ. Thế nhưng, thực tế là mỗi nhiệm vụ có mức độ ưu tiên khác nhau, có những công việc cần ưu tiên hoàn thành sớm nhất có thể, trong khi bắt buộc phải thực sự tập trung và tìm kiếm thông tin, chủ động liên hệ với bộ phận khác,... còn các nhiệm vụ khác có thể đơn giản và "ít quan trọng" hơn.

Cùng với đó, một nhiệm vụ quan trọng hay không còn được xác định trong mối tương quan với đồng nghiệp, bộ phận khác,... Với công việc có thể xử lý độc lập sẽ khác với khi bạn cộng tác liên bộ phận.

3.3. Xác định thời hạn cụ thể cho tổng thể nhiệm vụ

Sau 2 bước "chuẩn bị" như trên, bạn có thể chính thức bước vào quy trình quản lý thời gian, đó là đặt thời hạn cho các nhiệm vụ. Ví dụ, lượng công việc trong ngày hôm nay có 3 nhiệm vụ đều cần hoàn thành trong ngày - vậy thời gian cho nhiệm vụ đầu tiên có thể là 2h, tiếp theo là 3 tiếng cho công việc tiếp theo,...

Deadline của từng công việc có thể được cấp trên của bạn đưa ra từ trước, nhưng phân bổ thời gian cụ thể thế nào thì bạn vẫn cần là người chủ động, tùy theo khả năng và tốc độ của mình.

3.4. Xác định thứ tự ưu tiên

Cách phát triển kỹ năng quản lý thời gian để nâng cao hiệu suất công việc mà các chuyên gia chỉ ra là bạn cần xác định thứ tự ưu tiên của từng nhiệm vụ. Tưởng như đơn giản nhưng chúng ta thường bỏ qua bước quan trọng này - cứ thế "lao vào" giải quyết công việc nhưng cuối cùng rất dễ bị lộn xộn, không kiểm soát được chất lượng.

Để các định thứ tự ưu tiên của các nhiệm vụ, bạn nên:

- Dựa theo deadline mà quản lý/ khách hàng/ đối tác đưa ra, xem việc nào cần gấp nhất.

- Đánh giá mức độ quan trọng và "giá trị" của từng công việc đó.

- Liệt kê và thiết lập thời gian dự kiến cần thiết để hoàn thành.

- Những công việc cần ưu tiên, gấp và quan trọng nên được làm trước và có thể chiếm nhiều thời gian hơn.

3.5. Sử dụng các công cụ lập lịch, lập kế hoạch

Bạn có thể tự tin rằng mình có kỹ năng quản lý thời gian cũng "khá ổn", thế nhưng đánh giá chủ quan này có thể không thực sự chính xác nếu bạn chưa biết đến hoặc chưa sử dụng thành thạo các công cụ lập lịch. Hãy đừng bao giờ quá tự tin rằng bạn tự ghi nhớ là được, thực tế thì định lực của chúng ta cũng như khả năng tự kiểm soát thường tệ hơn những gì mình tưởng.

Các công cụ lập lịch, lập kế hoạch phổ biến như các app quản lý thời gian, lập lịch đơn giản như Microsoft To Do, Workplace,... không chỉ giúp ích cho các nhiệm vụ công việc thường ngày, nhắc nhở bạn khi đến thời hạn mà còn dùng được cho cả công việc quản lý dự án, giám sát,...

3.6. Triển khai công việc theo lịch trình, kế hoạch đảm bảo chất lượng, hiệu quả

Kế hoạch, cách sắp xếp và quản lý thời gian của bạn "hay ho", "thú vị" đến đâu cũng vẫn là vô nghĩa nếu bạn không áp dụng được vào thực tiễn hoặc không làm theo kế hoạch ban đầu. Triển khai công việc theo lịch trình, kế hoạch đã tốn bao công sức xây dựng trước đó cũng là một biểu hiện của người có kỹ năng quản lý thời gian.

Bên cạnh đó, nỗ lực kiểm soát thời gian để nâng cao hiệu suất công việc của bạn chỉ có một mục đích duy nhất - đó là làm sao để công việc hoàn thành đúng thời hạn với kết quả khả quan nhất - thay vì làm nhanh nhưng chất lượng kém hoặc ngược lại, tỉ mỉ nhưng quá chậm.

3.7. Đánh giá khách quan thành quả, rút kinh nghiệm

Cuối cùng, bạn hãy thử so sánh và tự đánh giá xem, trước và sau khi áp dụng phương pháp phát triển kỹ năng quản lý thời gian, bạn thấy hiệu suất công việc thay đổi ra sao. Nếu tất cả đã đi đúng hướng, hãy làm sao để hình thành thói quen tích cực, duy trì việc lập thời gian, kế hoạch, sắp xếp công việc một cách khoa học và hợp lý; còn nếu thấy vấn đề xuất hiện ở khâu nào đó, hãy tìm hiểu nguyên nhân và rút kinh nghiệm để thay đổi.

Khác với nhiều kỹ năng mềm khác thường được đánh giá qua "cảm nhận" chung chung, kỹ năng quản lý thời gian có thể được thấy và đo lường một cách rõ ràng, chính xác. Hãy chắc chắn rằng bạn quản lý hiệu quả thời gian của mình trước khi tự tin ứng tuyển vào công việc yêu cầu cao về khả năng "chạy" deadline cũng như khi khẳng định với nhà tuyển dụng rằng "em có khả năng sắp xếp công việc, quản lý thời gian xuất sắc".

4. Phát triển đồng thời kỹ năng quản lý thời gian với bộ kỹ năng mềm

Một số lưu ý khác cho bạn khi đặt mục tiêu rèn luyện, phát triển kỹ năng quản lý thời gian là:

- Kỹ năng quản lý thời gian không thể tách khỏi các kỹ năng mềm.

- Nâng cao chuyên môn, nghiệp vụ để có năng lực đẩy nhanh tốc độ công việc.

- Làm việc nhanh nhưng phải đảm bảo chất lượng.

Có thể thấy, quản lý thời gian là kỹ năng không thể thiếu cả trong công việc và trong cuộc sống. Muốn phát triển kỹ năng này, bạn cần nhớ các nguyên tắc cơ bản và luôn cố gắng tuân thủ lịch trình, kế hoạch đã đặt ra.