Cách quản lý thời gian nơi công sở hiệu quả

Công việc bận rộn khiến bạn khó lòng xoay sở nếu không có cách quản lý thời gian tốt. Trong bài viết này, Joboko.com sẽ giới thiệu tới các bạn một số cách quản lý thời gian nơi công sở hiệu quả để có thể hoàn thành lượng công việc nhiều gấp đôi mà không cần phải ở lại làm thêm giờ. Qua những thông tin chia sẻ dưới đây, bạn sẽ biết mình cần rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian ra sao để thực hiện mọi việc tốt nhất.

Có kỹ năng quản lý thời gian tốt, bạn sẽ sắp xếp hoàn thành công việc đúng thời hạn

 

Mẹo quản lý thời gian nơi công sở hiệu quả

1. Lên danh sách những việc cần làm

Bước đầu tiên trong số các bước quản lý thời gian hiệu quả là phải lên danh sách những việc cần làm. Khi bị giao quá nhiều việc, bạn sẽ rất dễ bị sa lầy, hoang mang không biết nên làm gì trước. Tuy nhiên, hãy cố gắng để không bị phân tâm bởi những việc không quan trọng hoặc bị cuốn vào vòng xoáy của những việc vô nghĩa. Hãy ưu tiên những việc làm cần thiết nhất đối với công việc hiện tại của mình.

Khi lên danh sách những việc cần làm, bạn nên ưu tiên việc khẩn cấp trước, tiếp theo đó là những việc quan trọng nhưng không cấp bách và lần lượt thực hiện theo danh sách này. Như vậy, bạn cũng sẽ không bị bỏ sót bất cứ nhiệm vụ nào cả. Bạn cũng có thể báo cáo danh sách công việc này với cấp trên để đảm bảo đây chính là những việc mà họ muốn bạn thực hiện.

Nếu như cẩn thận và muốn tiết kiệm tối đa thời gian, bạn có thể lên danh sách những việc cần làm cho ngày mai vào mỗi buổi tối trước khi đi ngủ. Đây cũng là cách quản lý thời gian của người thành công.

2. Không làm nhiều việc cùng lúc

Tập trung hoàn thành một việc trước khi chuyển sang việc khác là kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả nhất bạn cần học dù cho đang làm việc trong lĩnh vực nào. Làm nhiều việc cùng lúc sẽ không đơn giản như vừa đi bộ vừa nhai kẹo cao su. Bạn sẽ không thể làm việc hiệu quả; thay vào đó, bạn sẽ mất thời gian chỉnh sửa và lấy lại sự tập trung vào việc mới khi chuyển đi chuyển lại. Thay vào đó, hãy chỉ tập trung vào một việc duy nhất, hoàn thành việc đó rồi sau đó mới chuyển sang làm công việc khác.

3. Sử dụng công cụ hỗ trợ

Mục đích cuối cùng của các hệ thống và công cụ hỗ trợ là giúp bạn đơn giản hóa và nâng cao hiệu quả công việc. Đặc biệt là trong các công việc liên quan đến kỹ thuật thì việc sử dụng các hệ thống tự động hóa sẽ giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian. Bạn cũng có thể lên lịch email, sử dụng các ứng dụng để khách hàng đặt lịch trực tuyến và lưu tự động vào thời gian biểu của bạn,...

Mặc dù ban đầu bạn sẽ phải đầu tư thêm thời gian để tìm hiểu và học cách sử dụng những công cụ này, nhưng khi đã làm quen với nó, bạn sẽ có thể tiết kiệm hàng giờ làm việc mỗi ngày.

4. Tránh xa các thiết bị gây phiền nhiễu

Tất cả các giáo án kỹ năng quản lý thời gian nơi công sở đều khuyên bạn nên tránh xa các thiết bị điện tử có thể gây phiền nhiễu như điện thoại, máy tính bảng,... trong quá trình làm việc. Thậm chí, bạn còn nên tắt tất cả những trình duyệt không liên quan đến công việc của mình. Điều này sẽ giúp bạn ngưng lãng phí thời gian nếu không muốn giảm hiệu suất công việc của mình.

Check mail, đọc tin tức, lướt Facebook, xem video Youtube đều là những việc làm giảm năng suất lao động của bạn một cách đáng kể. Bạn chỉ nên dành thời gian check mail 2 – 3 lần mỗi ngày, vào đầu giờ sáng, đầu giờ chiều và buổi tối trước khi đi ngủ. Thậm chí, nếu không cần sử dụng đến, hãy để điện thoại di động tránh xa tầm mắt của bạn; tin nhắn từ điện thoại, thông báo Facebook,... có thể sẽ làm bạn phân tâm mỗi khi màn hình sáng lên.

Cần tránh xa các thiết bị gây phiền nhiễu như điện thoại, máy tính bảng,... để tiết kiệm thời gian

5. Có thời gian nghỉ ngơi hợp lý

Đừng chỉ chăm chăm làm việc suốt cả ngày, thời gian nghỉ ngơi cũng rất quan trọng. Nếu bạn làm việc liên tục trong thời gian dài, bạn sẽ nhanh chóng bị kiệt sức. Vì vậy, hãy dành thời gian nghỉ ngơi thư giãn giữa những khoảng làm việc căng thẳng. Bạn có thể đứng dậy khỏi bàn làm việc để đi pha một tách cà phê, thực hiện một vài động tác massage mắt và vai, nghe một bài hát hoặc bất cứ điều gì khiến bạn cảm thấy thoải mái, miễn là không ảnh hưởng đến người khác.

Joboko.com có thể khẳng định bạn sẽ nhận thấy những lợi ích của việc quản lý thời gian hiệu quả chỉ sau một thời gian ngắn nếu như áp dụng đầy đủ những cách thức được đề cập ở trên. Hãy liên hệ bản thân để xem mình đã làm được những gì, còn thiếu sót gì, học cách quản lý thời gian, cải thiện hiệu suất công việc và chia sẻ với chúng tôi kết quả sau khi thực hiện theo những hướng dẫn trong bài viết này nhé!