Quy tắc quản lý thời gian hiệu quả cho nhân viên văn phòng

03/05/2022 12:30
Mỗi ngày bạn có tới 8 tiếng làm việc ở văn phòng nhưng công việc của bạn vẫn cứ thế tăng lên và bạn phải tăng ca đến muộn vào buổi tối? Đâu là nguyên nhân dẫn đến tình trạng này? Nếu như bạn đang tìm kiếm những giải pháp quản lý và sử dụng thời gian hiệu quả cho nhân viên văn phòng thì các quy tắc được giới thiệu trong bài viết sẽ rất hữu ích.
Việc biết cách quản lý thời gian vô cùng quan trọng dù bạn là nhân viên văn phòng (Office Worker) hay đảm nhận bất cứ công việc nào. Bởi nếu không có kỹ năng sắp xếp công việc, quản lý thời gian hợp lý thì bạn khó có thể cân bằng công việc và cuộc sống. Đặc biệt, bạn sẽ cảm thấy áp lực, căng thẳng với khối lượng công việc cứ "chồng chất" lên nhau. Do đó, nắm được giải pháp sẽ giúp bạn vừa làm tốt nhiệm vụ lại có thể dành thời gian cho bản thân một cách hiệu quả.

MỤC LỤC:
1. Thực hiện các công việc đơn giản trước tiên
2. Chia nhỏ công việc để thực hiện
3. Tạo danh sách việc cần làm cho ngày mai
4. Quản lý thời gian làm việc
5. Tắt các thiết bị gây sao lãng khi làm việc
6. Không nên làm nhiều việc cùng lúc
7. Bí quyết tạo dựng mối quan hệ cho nhân viên văn phòng

quy tac quan ly thoi gian hieu qua cho nhan vien van phong

Làm thế nào để quản lý thời gian hiệu quả khi làm việc tại văn phòng?

Những cách quản lý thời gian hiệu quả

1. Thực hiện các công việc đơn giản trước tiên

Hãy bắt đầu một ngày làm việc bằng cách lập danh sách những việc cần làm trong ngày. Bạn nên liệt kê những công việc đơn giản ở đầu danh sách và thực hiện chúng càng sớm càng tốt. Khi đã hoàn thành những mục nhỏ này, bạn có thể dành hết sức lực để hoàn thiện các công việc khó khăn hơn. Bạn cũng không cần phải lo lắng liệu mình có bỏ sót phần việc nào không sau một ngày dài quay cuồng với đống tài liệu.
Không những thế, việc hoàn thành các công việc nhỏ trước tiên sẽ khiến danh sách việc làm của bạn ngắn lại. Điều này sẽ giúp giải tỏa áp lực và đem lại động lực cho bạn.

Đọc thêm: Cách quản lý thời gian nơi công sở hiệu quả

2. Chia nhỏ công việc để thực hiện

Đôi khi bạn mất nhiều thời gian để suy nghĩ trước khi làm việc vì lượng công việc quá nhiều và bạn không biết bắt đầu từ đâu. Để đối phó với tình huống này, bạn chỉ cần phân chia chúng thành các phần việc nhỏ, vừa sức với bạn hơn. Bạn cũng có thể nhóm các phần việc lại nếu chúng có cùng điểm tương đồng.

3. Tạo danh sách việc cần làm cho ngày mai

Trước khi kết thúc một ngày làm việc, bạn nên tạo một danh sách những việc cần hoàn thành trong ngày hôm sau. Điều này đồng nghĩa với việc ngày mai ngay khi lái xe đi làm, bạn đã có thể định hình trước được lượng công việc trong ngày. Khi có định hướng rõ ràng, bạn sẽ tiết kiệm được thời gian cũng như có tâm thế sẵn sàng để chiến đấu với ngày mới.

4. Quản lý thời gian làm việc

Công nghệ ngày càng phát triển và đem lại nhiều lợi ích cho con người, trong đó có thể kể đến các ứng dụng giúp bạn theo dõi và quản lý công việc. Bạn có thể sử dụng ứng dụng lịch trong điện thoại thông minh để ghi chú và theo dõi lịch trình làm việc. Hãy đánh dấu những mục quan trọng cần thực hiện ngay trong ngày. Nếu bạn là người đãng trí, điện thoại sẽ gửi thông báo đến và bạn sẽ không bỏ lỡ bất cứ mục nào.
Hoặc nếu bạn muốn có nhiều thời gian hơn để chuẩn bị cho công việc đó, hãy đặt lịch thông báo sớm hơn một ngày. Bởi vì bạn càng dành nhiều thời gian chuẩn bị, hiệu suất và chất lượng công việc càng được nâng cao.

Đọc thêm: Ngày làm 8 tiếng, quản lý quỹ thời gian như thế nào cho hiệu quả?

quy tac quan ly thoi gian hieu qua cho nhan vien van phong 2

Nhân viên văn phòng cần có kỹ năng quản lý thời gian để hoàn thành tốt công việc

5. Tắt các thiết bị gây sao lãng khi làm việc

Có khi nào bạn đang tập trung làm việc thì chuông điện thoại reo lên, bạn ra ngoài nhận cuộc gọi và khi trở lại, bạn quên mất mình đang làm gì? Khi đó, chính những thiết bị công nghệ đã ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của bạn. Bạn càng bị phân tâm, thời gian bạn cần để hoàn thành công việc càng kéo dài và những áp lực bạn phải chịu càng lớn.
Để có thể tập trung 100% cho công việc, bạn nên hạn chế kiểm tra điện thoại. Hãy tắt những thông báo không cần thiết và chỉ nhận những cuộc gọi thật sự quan trọng.

6. Không nên làm nhiều việc cùng lúc

Phần lớn mọi người thường cho rằng kết hợp làm nhiều việc cùng lúc sẽ hiệu quả hơn. Tuy nhiên, theo các nghiên cứu, việc cố gắng thực hiện nhiều mục tiêu khác nhau trong cùng một thời điểm sẽ chẳng đem lại lợi ích gì cho bạn. Hiệu suất công việc không những không tăng mà còn giảm mạnh khi bạn bị chi phối bởi quá nhiều thứ cùng lúc. Ngược lại, nếu bạn chỉ tập trung vào một hạng mục nhất định, công việc của bạn sẽ được hoàn thành nhanh chóng hơn.
Trên đây là những quy tắc về quản lý thời gian giúp nhân viên văn phòng có thể sắp xếp công việc hợp lý nhằm đạt hiệu quả cao. Những ai đang có ý định ứng tuyển vị trí này thì việc có kỹ năng quản lý thời gian tốt là điều cần thiết. Trong CV xin việc nhân viên văn phòng, nếu bạn đề cập đến kỹ năng quản lý thời gian này, chắc chắn sẽ gây ấn tượng mạnh với nhà tuyển dụng.

Bí quyết tạo dựng mối quan hệ cho nhân viên văn phòng

Không chỉ cần nắm được kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả, nhân viên văn phòng muốn có hiệu suất công việc tốt thì cũng nên biết cách tạo dựng mối quan hệ. Nếu bạn có mối quan hệ tốt đẹp với đồng nghiệp thì khi gặp khó khăn, bạn cũng có thể nhờ họ giúp đỡ. Điều này không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian, giảm stress mà còn mang lại lợi ích lớn cho công việc. Tham khảo bài viết về bí quyết tạo dựng mối quan hệ cho nhân viên văn phòng để áp dụng nhằm mang đến hiệu quả cao nhé.

tin mới

Học gì ra làm giao dịch viên ngân hàng? nên học ở đâu?

Vị trí Giao dịch viên ngân hàng yêu cầu bạn phải có kiến thức chuyên môn và kỹ năng trong các giao dịch ngân hàng. Vậy học gì ra làm giao dịch viên ngân hàng?

13/06/2024 12:11

Học gì ra làm giao dịch viên ngân hàng? nên học ở đâu?

10 công việc làm thêm cho sinh viên, parttime, fulltime

Việc làm thêm không chỉ giúp sinh viên kiếm thêm thu nhập mà còn là cơ hội để phát triển kỹ năng và tích lũy kinh nghiệm trong thời gian học tập. Dưới đây là danh sách 10 việc làm thêm cho sinh viên tốt nhất hiện nay. Bạn hãy cùng JobOKO khám phá và lựa chọn công việc lý tưởng nhất nhé!

24/02/2023 11:00

10 công việc làm thêm cho sinh viên, parttime, fulltime

Các nhóm ngành nghề trong xã hội, nên học ngành nào dễ xin việc?

Lựa chọn được ngành học thuộc các nhóm ngành nghề trong xã hội dễ xin việc, bạn sẽ có nhiều cơ hội ứng tuyển sau khi tốt nghiệp với mức lương lý tưởng. Khi quyết định theo học, một số tiêu chí ngành nghề có thể sẽ giúp bạn đưa ra quyết định đúng đắn, định hướng con đường sự nghiệp tương lai nhiều triển vọng phát triển.

14/02/2023 09:30

Các nhóm ngành nghề trong xã hội, nên học ngành nào dễ xin việc?

Lương của kỹ sư xây dựng: Vì sao người khen lương cao, người chê "bèo bọt"?

Là một nghề nghiệp có đóng góp tích cực cho sự phát triển của xã hội nhưng khi đánh giá về lương của kỹ sư xây dựng, có người ao ước rằng đó là mức cao, ấn tượng, trong khi với người trong nghề thì mức thu nhập không thực sự tương xứng. Để hiểu rõ, bạn hãy cùng tìm hiểu qua các thông tin được JobOKO chia sẻ sau đây nhé.

08/02/2023 10:30

Lương của kỹ sư xây dựng: Vì sao người khen lương cao, người chê "bèo bọt"?

​10 mẫu mục tiêu nghề nghiệp hay nhất để làm CV và khi phỏng vấn

Khi tìm việc làm, ứng viên không chỉ viết mục tiêu nghề nghiệp trong CV ứng tuyển mà thông thường, nhà tuyển dụng cũng sẽ hỏi rõ hơn câu hỏi này trong cuộc phỏng vấn. Dù cho mục tiêu nghề nghiệp của mỗi người là khác nhau, nhưng nếu muốn vượt qua vòng phỏng vấn, ứng viên đều cần biết cách diễn đạt thật thuyết phục, cho thấy đam mê, tham vọng của bạn. Cùng tham khảo ngay những mẫu mục tiêu nghề nghiệp hay nhất cùng JobOKO nhé.

26/01/2023 10:15

​10 mẫu mục tiêu nghề nghiệp hay nhất để làm CV và khi phỏng vấn

Cách viết thư từ chối đi làm khi trúng tuyển lịch sự

Dù không nhận lời mời làm việc, bạn vẫn cần giữ quan hệ tích cực với nhà tuyển dụng khi từ chối. Vì vậy, nắm được cách viết thư từ chối đi làm hay thư từ chối nhận việc khi trúng tuyển lịch sự của JobOKO, mọi việc sẽ đến với bạn đơn giản hơn nhiều.

11/01/2023 13:53

Cách viết thư từ chối đi làm khi trúng tuyển lịch sự

Lương của sinh viên mới ra trường bao nhiêu là chuẩn? Ngành nào cao nhất?

Là sinh viên sắp tốt nghiệp, bạn thắc mắc mức lương sau khi ra trường cao hay thấp? lương sinh viên mới ra trường là bao nhiêu? có đủ trang trải cuộc sống không? Đây là vấn đề chung của các bạn sinh viên mới ra trường, mong muốn có được 1 công việc tốt với mức lương hấp dẫn. Nhìn chung, mức lương của sinh viên mới ra trường đa dạng theo lĩnh vực ứng tuyển.

01/01/2023 10:55

Lương của sinh viên mới ra trường bao nhiêu là chuẩn? Ngành nào cao nhất?

Top 7 điều nhà tuyển dụng muốn có ở ứng viên

Là một ứng viên tìm việc, bạn muốn được nhận vào công ty lớn, có mức lương cao và cơ hội phát triển. Vậy ở cương vị nhà tuyển dụng thì sao? Nhà tuyển dụng cần gì ở ứng viên? Hãy cùng tìm hiểu top 7 những điều nhà tuyển dụng muốn có ở ứng viên nhé!

01/01/2023 09:30

Top 7 điều nhà tuyển dụng muốn có ở ứng viên

Đi thực tập thường làm những công việc gì? có học hỏi được nhiều không?

Nhiều người cho rằng công việc của thực tập sinh chủ yếu là pha trà nước hay in ấn tài liệu, những công việc không liên quan gì đến chuyên ngành của họ. Tuy nhiên, điều này không hoàn toàn chính xác. Nhân viên thực tập cũng có cơ hội được giao các công việc thực tập chuyên môn để rèn luyện những kỹ năng và tích lũy kinh nghiệm cho công việc sau này.

20/12/2022 01:59

Đi thực tập thường làm những công việc gì? có học hỏi được nhiều không?

Sinh viên thực tập cần nhất điều gì? cách tìm công ty tuyển thực tập

Thực tập là một trong những cơ hội quý giá nhất cho sinh viên để bước đầu xây dựng nền tảng cho sự nghiệp thành công trong tương lai. Thế nhưng, vì còn non nớt, chưa va chạm nhiều nên nhiều bạn vẫn bối rối không biết sinh viên thực tập cần nhất điều gì và phải làm thế nào để tìm nơi thực tập phù hợp hay tìm được công ty tuyển thực tập sinh uy tín.

07/12/2022 15:09

Sinh viên thực tập cần nhất điều gì? cách tìm công ty tuyển thực tập
hỗ trợ ứng viên

Nếu gặp bất cứ vấn đề gì cần hỗ trợ, hãy gọi tới HOTLINE hoặc gửi thư về địa chỉ email bên dưới để được hỗ trợ.

Giải thưởng
của chúng tôi

Top 3

Nền tảng số tiêu biểu của Bộ
TT&TT 2022.

Top 15

Startup Việt xuất sắc 2019 do VNExpress tổ chức.

Top 10

Doanh nghiệp khởi nghiệp sáng tạo Việt Nam - Hội đồng tư vấn kinh doanh ASEAN bình chọn.

Giải Đồng

Sản phẩm công nghệ số Make In Viet Nam 2023.