Mô tả Công việc
1. Công tác lễ tân - tiếp đón khách, quản lý an ninh ra vào nhà máy
- Thực hiện công tác hậu cần: đón tiếp khách, chuẩn bị các cuộc họp
- Kiểm soát quy trình ra/vào của khách, nhà thầu/NCC, CBCNV.
2. Công tác môi trường, cảnh quan, vệ sinh - tạp vụ.
- Quản lý công tác tạp vụ:
tạp vụ văn phòng, tạp vụ khuôn viên nhà máy.
- Thực hiện và triển khai công tác: cây xanh, cảnh quan môi trường.
3. Cơm ca - phúc lợi cơ bản
- Thực hiện công tác quản lý bếp ăn.
§ Báo cơm hằng ngày
§ Lên đơn hàng thực phẩm
§ Báo cơm khách
§ Kiểm tra vệ sinh khu vực bếp ăn
§ Tổng hợp và cấp phát sữa theo chế độ
- Đề xuất cải thiện chất lượng bữa ăn, khu nhà ăn
- Kiểm soát chi phí ăn ca, đảm bảo chất lượng bữa ăn theo định mức và đầy đủ dinh dưỡng.
4.
Quản lý văn phòng phẩm và tài sản hành chính
- Thực hiện công tác tổng hợp, đề xuất VPP của các phòng ban thuộc Công ty và Cấp phát VPP, CCDC thuộc phòng HCNS.
§ Đề xuất tạo mã vật tư VPP, CCDC
§ Tạo PR tháng
§ Nhận CCDC, vật tư, VPP
- Quản lý trang thiết bị văn phòng: máy in, máy chiếu,...
- Theo dõi, sửa chữa, bảo trì các hạng mục hành chính.
5. Xây dựng và theo dõi AOP chi phí hành chính
- Lập kế hoạch ngân sách AOP cho các hạng mục hành chính:
(VPP, bảo vệ, tạp vụ, cảnh quan, cơm ca/sữa, nước uống, in ấn, lễ tân, chi phí tiếp khách,...).
- Theo dõi thực tế - so sánh ngân sách - đề xuất điều chỉnh.
6. Thực hiện công việc hành chính khác và thanh toán chi phí, hồ sơ hành chính
- Thực hiện lưu trữ và cập nhật hồ sơ công văn đi, công văn đến, chuyển bưu phẩm đi và đến trong công ty.
- Soạn thảo và ban hành các văn bản thông báo, quyết định,..... khi được phân công.
- Tham gia tổ chức các sự kiện văn hoá, chương trình hội nghị.
- Thực hiện các hồ sơ thanh toán, tạm ứng liên quan đến công tác hành chính
§ Các hồ sơ phát sinh hằng tháng: phí bảo vệ, rác thải sinh hoạt, thuê máy photo, cước wifi, chi phí tiếp khách...
§ Các hồ sơ tạm ứng, thanh toán các hoạt động không thường xuyên
- Nghe và trả lời điện thoại số máy bàn công ty
Thực hiện các công việc được phân công khác.
Yêu Cầu Công Việc
- Trình độ học vấn tối thiểu: Tối thiểu cao đẳng
- Kinh nghiệm tối thiểu: 1 năm vị trí tương đương: Hành chính văn phòng, văn thư lưu trữ,
thư ký văn phòng...
- Yêu cầu ngoại ngữ: Tiếng anh giao tiếp
- Kiến thức:
§ Hiểu biết về công tác văn thư lưu trữ
§ Hiểu biết về nghiệp vụ thư ký, hành chính
§ Hiểu biết về công tác lễ tân khánh tiết tại văn phòng
- Kỹ năng cần thiết:
§ Kỹ năng chuyên môn: Kỹ năng giao tiếp, Kỹ năng quản lý hồ sơ, giấy tờ
§ Kỹ năng quản lý: Kỹ năng quản lý kết quả công việc
§ Kỹ năng bổ trợ:
· Kỹ năng quan sát, lắng nghe.
· Kỹ năng giao tiếp, thuyết phục
· Kỹ năng giải quyết vấn đề và ra quyết định
· Kỹ năng soạn thảo văn bản và báo cáo, sử dụng tốt Word, Excel, PowerPoint,...