Chuyên viên Hành chính quản trị là người quản lý và điều hành hoạt động của Ban Hành chính quản trị theo chức năng, nhiệm vụ được quy định trong Quy chế hoạt động của Công ty, Phòng khám NURA.
Là người chịu trách nhiệm trực tiếp và cao nhất trước Ban Lãnh đạo về hiệu quả hoạt động của Ban Hành chính quản trị bao gồm các lĩnh vực: Hành chính tổng hợp; Lái xe; Bảo vệ; Tạp vụ; Nhà ăn nhân viên.
Các nhiệm vụ thuộc lĩnh vực hành chính quản trị
Tổ chức thực hiện công tác Văn thư theo đúng quy trình quy định.
Lưu trữ hồ sơ, giấy tờ một cách khoa học.
Chủ trì triển khai thực hiện các thủ tục thay đổi giấy tờ pháp lý, quản lý một cách khoa học
Tổ chức cung cấp dịch vụ hành chính: văn phòng phẩm, dịch vụ lưu trú, visa, vé máy bay...) của Ban Lãnh đạo và các
cán bộ quản lý khác...
Quản lý phòng họp và chuẩn bị phòng họp theo yêu cầu.
Tổ chức thực hiện công tác quản lý tài sản, trang thiết bị máy móc văn phòng.
Quản lý công tác Bảo vệ nhằm đảm bảo an toàn, an ninh trật tự của Công ty, an toàn về con người, tài sản, hàng hóa của Công ty.
Quản lý công tác tạp vụ đảm bảo văn phòng, các Khoa/Phòng sạch sẽ, tuân thủ các quy định của Công ty.
Chịu trách nhiệm triển khai công tác an toàn, vệ sinh lao động tại Công ty. Kiểm tra, giám sát việc tuân thủ của CBNV, kịp thời đề xuất Ban Lãnh đạo nhằm đảm bảo an toàn, vệ sinh lao động tại Công ty .
Chủ trì, phối hợp với các Khoa/Phòng xây dựng quy định, định mức cấp phát đồng phục hợp lý, hiệu quả. Tổ chức mua sắm, cấp phát theo quy định; Tổ chức thực hiện kiểm tra, giám sát việc tuân thủ của CBNV.
Triển khai thực hiện công tác phòng chống cháy nổ, kiểm tra, giám sát việc tuân thủ của CBNV.
Tổ chức thực hiện công tác môi trường, quản lý hồ sơ môi trường, tiếp đón làm việc với các đoàn thanh tra, kiểm tra.
Điều phối nhân lực kết hợp với công đoàn tổ chức các sự kiện, hội nghị, khánh tiết của Công ty.
Giám sát việc quản lý đồng phục. Giám sát việc quản lý con dấu.
2. Các nhiệm vụ thuộc lĩnh vực Lái xe
Chủ trì và phân công nhiệm vụ cụ thể cho bộ phận lái xe.
Giám sát việc quản lý, bảo dưỡng xe, thủ tục, giấy tờ bảo hiểm xe.
Tiếp nhận, phối hợp làm thủ tục tạm ứng, thanh toán cho việc bảo dưỡng, đổ xăng dầu, phí cầu đường, cho phí công tác.
Tham gia, phối hợp xử lý sự cố hỏng hóc xe.
3. Các công tác bảo vệ
Chủ trì và phân công nhiệm vụ cụ thể cho bộ phận Bảo vệ.
Tổ chức và giám sát việc tiếp đón Khách hàng/Người bệnh vào khám chữa bệnh tại Phòng khám một cách ân cần, chu đáo.
Bố trí sắp xếp và trông giữ các phương tiện, tài sản của Khách hàng/ Người bệnh vào ra Công ty, Phòng khám.
Giám sát công tác tuần tra, canh gác bảo vệ tài sản, đảm bảo an ninh trật tự tại Công ty, Phòng khám.
4. Các công tác tạp vụ
Phân công nhiệm vụ cụ thể cho
nhân viên tạp vụ.
Giám sát công tác tạp vụ, đảm bảo công tác vệ sinh buồng bệnh, hành lang Phòng khám, định kỳ tổ chức kiểm tra vệ sinh chung toàn Phòng khám.
Phối hợp với Phòng Điều dưỡng, các Khoa/Phòng có liên quan trong việc điều tiết công tác tạp vụ; xử lý các vụ việc liên quan.
Điều tiết,
giám sát tạp vụ đảm bảo công tác vệ sinh văn phòng.
Là đầu mối làm việc với các cơ quan nhà nước về an toàn, vệ sinh lao động, xử lý rác thải trên địa bàn.
5. Công việc khác
Tham gia các khóa đào tạo và các cuộc họp khi được yêu cầu. Xây dựng kế hoạch đào tạo, đào tạo cho nhân viên để nâng cao kỹ năng chuyên môn.
Xây dựng sơ đồ tổ chức của phòng.
Đánh giá KPIs cho nhân viên cấp dưới.
Thực hiện chế độ báo cáo theo quy định của Công ty.
Thực hiện thêm các công việc khác được Tổng Giám đốc giao.