- Thực hiện tất cả các công việc liên quan đến công tác văn thư lưu trữ tại Công ty đảm bảo hiệu quả, đầy đủ, khoa học;
- Tiếp nhận các văn bản đến, văn bản đi từ nội bộ cũng như bên ngoài để phân loại, lưu trữ bản cứng và bản scan. Đồng thời, phân phối đến các đơn vị liên quan (nếu cần);
- Tiếp nhận, xử lý các yêu cầu các Phòng/Ban về việc trích lục tài liệu hồ sơ. Chịu trách nhiệm lập biên bản bàn giao, phát hành số công văn, lập thẻ kho, danh mục lưu trữ...
- Hướng dẫn các Phòng/Ban lập danh mục và nộp hồ sơ vào kho lưu trữ Công ty theo định kỳ hoặc hàng năm;
- Thường xuyên kiểm tra, rà soát, yêu cầu các bộ phận liên quan gửi đầy đủ các thành phần hồ sơ theo danh mục;
- Chịu trách nhiệm đốc thúc, nhắc nhở các bộ phận gửi hồ sơ liên quan theo tiến độ đã được Ban lãnh đạo phê duyệt;
- Tham gia soạn thảo các quy định, quy trình, biểu mẫu, thông báo...liên quan đến việc lưu trữ hồ sơ Công ty;
- Đề xuất các ý tưởng cải tiến công việc và các giải pháp nhằm đảm bảo hồ sơ được lưu trữ trong tình trạng tốt nhất, dễ tra cứu.
- Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của Trưởng bộ phận.
- Trình độ học vấn: Trung cấp trở lên;
- Kiến thức chuyên ngành: Văn thư, lưu trữ, Hành chính;
- Kinh nghiệm làm việc: 2 năm kinh nghiệm làm Hành chính văn phòng;
- Kỹ năng: soạn thảo văn bản, sắp xếp hồ sơ;
- Ngoại ngữ:
tiếng Anh giao tiếp cơ bản;
- Tin học: MS office (Word, Excel, Powerpoint);
- Tính cách cá nhân: trung thực, nghiêm túc, nhiệt tình, cẩn thận;