1. Mục tiêu công việc
Thực hiện các công tác hành chính - tổng hợp, văn thư - lưu trữ; hỗ trợ hoạt động điều hành của Ban Giám hiệu và các phòng ban; đảm bảo hoạt động của Trường diễn ra trôi chảy, đúng quy trình và tuân thủ quy định của các cơ quan quản lý giáo dục.
2. Nhiệm vụ & Trách nhiệm chính
2.1. Công tác hành chính - văn phòng
Tiếp nhận, phân phối và lưu trữ công văn đến - đi, đảm bảo đúng quy trình và thời hạn.
Soạn thảo, trình ký, phát hành các văn bản hành chính, thông báo, báo cáo định kỳ.
Quản lý con dấu, giấy tờ, biểu mẫu và hồ sơ hành chính của Trường.
Quản lý văn phòng phẩm, in ấn, trang thiết bị, tài sản hành chính; đảm bảo sử dụng hiệu quả.
Chuẩn bị hậu cần cho các cuộc họp, sự kiện, hội nghị, lễ khai giảng, lễ tốt nghiệp, v.v.
2.2. Phối hợp và đối ngoại
Là đầu mối liên hệ, trao đổi công việc với các cơ quan, ban, ngành giáo dục khi cần thiết (ví dụ: gửi báo cáo, tiếp đoàn kiểm tra, phối hợp sự kiện...).
Hỗ trợ Trưởng phòng/Ban Giám hiệu trong việc gửi - nhận hồ sơ, công văn, tài liệu đến Sở GD&ĐT, Sở LĐTB&XH, Tổng cục GDNN hoặc các đối tác liên quan.
Ghi nhận và phản hồi thông tin từ các đơn vị bên ngoài một cách chuẩn mực, kịp thời, chính xác.
2.3. Hỗ trợ nội bộ
Hỗ trợ các phòng ban trong việc đặt lịch làm việc, chuẩn bị hồ sơ họp, ghi biên bản, tổng hợp báo cáo tuần/tháng.
Theo dõi thời gian làm việc, ngày nghỉ, chấm công và các công tác hành chính nội bộ.
Phối hợp với bộ phận nhân sự trong việc quản lý hồ sơ cán bộ,
giảng viên; hợp đồng, quyết định và biểu mẫu hành chính.
2.4. Công việc khác
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của Trưởng phòng hoặc Ban Giám hiệu.
Đảm bảo tác phong chuyên nghiệp, lịch sự trong giao tiếp và tuân thủ quy định bảo mật của Trường.
1. Trình độ:
Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành: Hành chính, Quản trị, Văn thư - Lưu trữ, hoặc các ngành liên quan.
Ưu tiên ứng viên có chứng chỉ nghiệp vụ hành chính - văn thư.
2. Kinh nghiệm:
Ít nhất 3 năm kinh nghiệm ở vị trí hành chính / văn thư / tổng hợp trong môi trường giáo dục (trường học, trung tâm đào tạo, cơ quan nhà nước).
Ưu tiên ứng viên đã từng làm việc hoặc phối hợp với các cơ quan quản lý giáo dục (ví dụ: Sở GD&ĐT, Sở LĐTBXH, Tổng cục GDNN...).
3. Kỹ năng:
Thành thạo tin học văn phòng (Word, Excel, PowerPoint).
Kỹ năng soạn thảo và trình bày văn bản hành chính chuẩn mực.
Kỹ năng tổ chức công việc, tổng hợp thông tin, sắp xếp hồ sơ khoa học.
Giao tiếp lịch sự, linh hoạt, nắm bắt nhanh yêu cầu từ các cơ quan quản lý.
4. Phẩm chất:
Trung thực, cẩn thận, có tinh thần trách nhiệm và chủ động.
Tác phong chuyên nghiệp, giao tiếp chuẩn mực, làm việc nhóm tốt.
Có tinh thần
phục vụ và sẵn sàng hỗ trợ các bộ phận khác khi cần.