Chuyên viên Kế hoạch & Vận hành

TRÁCH NHIỆM CÔNG VIỆC
Lập kế hoạch và theo dõi triển khai
Phối hợp xây dựng kế hoạch hành động tổng thể và kế hoạch chi tiết cho từng giai đoạn của chương trình
Theo dõi tiến độ các đầu việc, cập nhật trạng thái thực hiện, nhắc việc và cảnh báo sớm các rủi ro ảnh hưởng đến timeline
Điều phối các cuộc họp vận hành; chuẩn bị agenda, biên bản họp, danh sách đầu việc và theo dõi thực hiện sau họp
Chuẩn bị báo cáo định kỳ hoặc đột xuất về tiến độ triển khai, các vấn đề tồn đọng và đề xuất hướng xử lý
Quản lý ngân sách, chi phí và thanh toán
Hỗ trợ xây dựng kế hoạch ngân sách theo từng hạng mục hoạt động của chương trình
Theo dõi việc sử dụng ngân sách, đối chiếu chi phí thực tế với kế hoạch đã được phê duyệt và cập nhật các biến động ngân sách khi cần
Phối hợp thực hiện các thủ tục đề xuất chi, tạm ứng, thanh toán, quyết toán và các hồ sơ tài chính liên quan
Theo dõi tiến độ thanh toán cho các hợp đồng, nhà cung cấp, giảng viên, chuyên gia và các đối tác liên quan; bảo đảm hồ sơ đầy đủ, chính xác và đúng hạn
Tổng hợp, rà soát và lưu trữ chứng từ, hóa đơn, đề nghị thanh toán và tài liệu liên quan theo đúng quy định
Hỗ trợ chuẩn bị báo cáo ngân sách, chi phí và dữ liệu phục vụ quản trị nội bộ, kiểm tra hoặc đối soát
Quản lý hợp đồng, hồ sơ và tuân thủ hành chính
Phối hợp thực hiện các thủ tục liên quan đến hợp đồng với giảng viên, chuyên gia, nhà cung cấp và đối tác phục vụ chương trình
Theo dõi toàn bộ vòng đời hợp đồng từ chuẩn bị hồ sơ, trình phê duyệt, ký kết, gia hạn, điều chỉnh, thanh lý đến lưu trữ
Làm việc với các đơn vị liên quan như pháp chế, tài chính, mua sắm và nhân sự để bảo đảm quy trình hợp đồng được thực hiện đúng quy định và đúng tiến độ
Quản lý hồ sơ hành chính, biểu mẫu, công văn, tài liệu trình ký và hồ sơ chương trình một cách khoa học, bảo mật và dễ truy xuất
Hỗ trợ rà soát tính tuân thủ của các thủ tục hành chính, tài chính và vận hành theo quy định nội bộ của VinUni và Vingroup
Điều phối mua sắm, hậu cần và hỗ trợ vận hành
Hỗ trợ lập kế hoạch mua sắm, thuê dịch vụ, chuẩn bị hậu cần và các nguồn lực cần thiết cho hoạt động đào tạo và vận hành chương trình
Phối hợp với các đơn vị nội bộ và nhà cung cấp trong việc chuẩn bị phòng học, thiết bị, vật tư, tài liệu, dịch vụ sự kiện và các nhu cầu hành chính khác
Theo dõi các yêu cầu mua sắm từ khâu đề xuất, phê duyệt, đặt hàng, nghiệm thu đến thanh toán; bảo đảm tiến độ, chất lượng và hiệu quả chi phí
Hỗ trợ tổ chức các cuộc họp, workshop, hội thảo, onboarding, hoạt động nội bộ hoặc sự kiện liên quan từ góc độ hậu cần và điều phối
Theo dõi chất lượng cung ứng dịch vụ và xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh trong quá trình triển khai
External Engagement và phối hợp đối tác
Là đầu mối điều phối các công việc hành chính - vận hành với đối tác doanh nghiệp, chuyên gia bên ngoài, nhà cung cấp và các bên liên quan khác của chương trình
Hỗ trợ chuẩn bị tài liệu, lịch làm việc, thư mời, biên bản, hồ sơ thanh toán và các thủ tục liên quan cho các hoạt động làm việc với bên ngoài
Phối hợp với các đối tác trong việc tổ chức hoạt động thực chiến, workshop, mentoring, tham quan, tọa đàm nghề nghiệp hoặc các hoạt động hỗ trợ đầu ra cho học viên
Duy trì trao đổi thông tin đầy đủ, kịp thời và chuyên nghiệp với các bên liên quan bên ngoài nhằm bảo đảm trải nghiệm hợp tác tích cực và hiệu quả
Hỗ trợ đầu ra và theo dõi tình trạng đi làm của học viên
Phối hợp với các bộ phận liên quan để hỗ trợ các hoạt động liên quan đến đầu ra của chương trình, bao gồm tổng hợp dữ liệu hoàn thành chương trình, danh sách học viên tốt nghiệp và thông tin bàn giao cho các đơn vị liên quan
Hỗ trợ điều phối các hoạt động kết nối việc làm, giới thiệu cơ hội nghề nghiệp, phỏng vấn hoặc tiếp nhận học viên vào các đơn vị phù hợp trong hệ sinh thái
Theo dõi và cập nhật dữ liệu về tình trạng đi làm, đơn vị tiếp nhận, kết quả đầu ra và các thông tin liên quan của học viên sau tốt nghiệp
Phối hợp chuẩn bị các báo cáo về đầu ra, tỷ lệ đi làm và dữ liệu liên quan phục vụ quản trị chương trình và đánh giá hiệu quả triển khai
Điều phối nội bộ và cải tiến vận hành
Là đầu mối hỗ trợ kết nối thông tin giữa ban điều hành chương trình và các bộ phận nội bộ liên quan
Hỗ trợ chuẩn bị tài liệu quản trị, dashboard, báo cáo vận hành và hồ sơ phục vụ phê duyệt
Theo dõi các đầu việc liên phòng ban để bảo đảm sự phối hợp thông suốt
Đề xuất cải tiến quy trình, biểu mẫu và cách thức phối hợp nhằm tăng hiệu quả vận hành và kiểm soát tuân thủ
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của cấp quản lý
YÊU CẦU CHÍNH
Trình độ
Tốt nghiệp đại học trở lên các ngành Quản trị Kinh doanh, Tài chính, Kế toán, Hành chính, Quản lý dự án, Luật, Giáo dục hoặc các ngành liên quan
Các chứng chỉ liên quan đến quản trị vận hành, quản lý dự án, tài chính hoặc hợp đồng là một lợi thế
Kinh nghiệm
Tối thiểu 4-6 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực hành chính, vận hành, quản lý dự án, ngân sách, hợp đồng, mua sắm hoặc vị trí tương đương
Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm tại môi trường giáo dục, đại học, doanh nghiệp lớn hoặc chương trình có nhiều bên liên quan
Có kinh nghiệm theo dõi kế hoạch hành động, tiến độ triển khai, hồ sơ thanh toán, chứng từ và quy trình hợp đồng
Có kinh nghiệm làm việc với nhiều phòng ban và xử lý công việc trong môi trường tốc độ nhanh
Kỹ năng & Năng lực
Có kỹ năng lập kế hoạch, tổ chức công việc và theo dõi tiến độ tốt
Có tư duy hệ thống, cẩn thận, chính xác và khả năng quản lý nhiều đầu việc song song
Có kỹ năng giao tiếp, phối hợp liên phòng ban và xử lý công việc theo deadline
Có khả năng làm việc với ngân sách, chi phí, timeline, hợp đồng và hồ sơ hành chính một cách chặt chẽ
Có kỹ năng tổng hợp thông tin, viết biên bản, báo cáo và chuẩn bị tài liệu trình ký tốt
Thành thạo Microsoft Office hoặc Google Workspace, đặc biệt là Excel/Google Sheets và PowerPoint/Slides
Có khả năng làm việc bằng tiếng Anh ở mức phục vụ công việc
Phẩm chất cá nhân
Chủ động, trách nhiệm cao và có tinh thần sở hữu công việc
Cẩn thận, chỉn chu, đáng tin cậy và làm việc có cấu trúc
Linh hoạt, bình tĩnh và xử lý tốt trong môi trường nhiều đầu việc
Có tinh thần hỗ trợ, hợp tác tích cực và tư duy cải tiến liên tục
Tôn trọng và đề cao các giá trị cốt lõi của VinUni và Vingroup