* Mô tả công việc AP
- Căn cứ vào các chứng từ thanh toán của các bộ phận gửi về, kế toán viên thực hiện:
+ Tiếp nhận thủ tục thanh toán từ các bộ phận yêu cầu
+ Kiểm tra bộ chứng từ thanh toán: tính đầy đủ, tính hợp lệ, quy định nội bộ
+ Xét duyệt hồ sơ thanh toán
+ Chuyển chứng từ cho
kế toán trưởng phê duyệt
+ Hạch toán nghiệp vụ vào phần mềm
- Hàng ngày, căn cứ Giấy báo có, báo nợ của ngân hàng, kế toán thực hiện hạch toán các nghiệp vụ thu, chi tiền qua ngân hàng;
- Tiếp nhận và lưu Hợp đồng mua hàng của các bộ phận gửi về,
Kế toán thanh toán thực hiện:
+ Tiếp nhận, kiểm tra nội dung hợp đồng: thông tin nhà cung cấp, điều khoản thanh toán, thời hạn thanh toán, hình thức thanh toán chính sách ưu đãi (nếu có),...
+ Nhập thông tin vào Bảng theo dõi hợp đồng kinh tế mua vào
+ Tạo mã nhà cung cấp
- Hàng ngày, theo dõi hạn thanh toán tạm ứng và nhắc thanh toán khi đến hạn chi tiết theo từng đối tượng, bộ phận
- Theo dõi tiền ngân hàng về: Kiểm tra tiền về trên hệ thống tài khoản ngân hàng để đối chiếu tiền về với kế toán công nợ (AR)
- Lên kế hoạch thanh toán các khoản công nợ đối với nhà cung cấp đến hạn.
- Theo dõi công nợ của nhà cung cấp và đối chiếu công nợ định kỳ hàng quí
- Thực hiện giao dịch mua bán ngoại tệ, chuyển tiền khi phát sinh nguồn thu chi ngoại tệ
- Giao dịch với ngân hàng về hồ sơ mở tài khoản NH, đăng ký các hồ sơ NH khi cần thiết
- Trực tiếp thực hiện công việc thanh toán bằng tiền mặt hoặc bằng tiền gửi ngân hàng cho các nhà cung cấp như: đối chiếu công nợ, nhận hóa đơn, xem xét phiếu đề nghị thanh toán, lập phiếu chi,...
- Định kỳ hàng ngày, hàng tuần, hoặc cuối tháng (tùy theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp), kế toán đối chiếu Số quỹ TGNH với Sổ phụ tài khoản (Sao kê tài khoản)
- Sau khi hồ sơ được kiểm tra, đóng file lưu trữ. In phiếu kế toán, ký người lập và chuyển cho kế toán trưởng ký và lưu trữ.
* Mô tả công việc AR
- Theo dõi hợp đồng xuất khẩu, xuất hóa đơn và gửi chứng từ cho NH
- Theo dõi công nợ phải thu của KH trong nước và nước ngoài
- Làm báo cáo theo dõi doanh thu-chi phí của các hợp đồng xuất khẩu
- Khách hàng nợ quá hạn phải gửi thư nhắc nợ kịp thời và đầy đủ
- Đôn đốc & trực tiếp tham gia thu hồi nợ khó đòi
- Thực hiện các báo cáo khác khi có yêu cầu từ KTT
- Giao dịch với khách hàng phải thu hiệu quả
- Bảo mật và lưu trữ dữ liệu kế toán.
- Tuân thủ đầy đủ & đúng qui trình, qui định-qui chế của Công ty và Pháp Luật