Chuyên Viên Mua Hàng

Tiếp nhận nhu cầu & tổ chức hồ sơ mua sắm
Tiếp nhận yêu cầu mua từ các bộ phận; kiểm tra đủ thông tin: tên hàng, số lượng, thời gian cần, địa điểm giao, ngân sách/đề xuất ngân sách.
Phối hợp bộ phận đề xuất để hoàn thiện hồ sơ: spec/datasheet, tiêu chí nghiệm thu, yêu cầu bảo hành, lắp đặt/chạy thử (nếu có).
Lập kế hoạch mua theo mức độ ưu tiên: dự án - dừng máy - thay thế/sửa chữa - vật tư dự phòng.
Tìm kiếm nhà cung cấp đề xuất lựa chọn nhà cung cấp
Tìm kiếm/đề xuất danh sách nhà cung cấp phù hợp theo từng nhóm thiết bị.
Gửi RFQ, thu thập báo giá và hồ sơ thương mại; đảm bảo báo giá đúng cấu hình, có điều kiện giao hàng và thời gian giao.
Xây dựng và cập nhật database nhà cung cấp, lập bảng so sánh thương mại.
Trình phê duyệt phương án mua: NCC đề xuất, lý do chọn, rủi ro và phương án dự phòng.
Đàm phán & ký kết (PO/Hợp đồng)
Đàm phán giá và điều khoản: thời gian giao, bảo hành, cam kết hỗ trợ kỹ thuật, phạt chậm tiến độ (nếu áp dụng), thanh toán theo mốc.
Soạn thảo/kiểm tra PO/Hợp đồng theo mẫu; theo dõi quy trình phê duyệt nội bộ.
Kiểm soát thay đổi phát sinh.
Theo dõi đơn hàng & bàn giao chứng từ
Phối hợp Kho nhận hàng để sắp lịch giao, tiếp nhận chứng từ và biên bản giao nhận.
Quản lý hồ sơ thanh toán & công nợ nhà cung cấp
Tổng hợp/kiểm tra hồ sơ thanh toán: PO/Hợp đồng, biên bản giao nhận/ nghiệm thu (nếu có), hóa đơn, chứng từ kèm theo.
Gửi hồ sơ sang Kế toán đúng hạn; theo dõi công nợ NCC, nhắc thanh toán theo điều khoản hợp đồng.
Đối chiếu công nợ/đơn giá khi có sai lệch; phối hợp xử lý.
Báo cáo & kiểm soát chi phí mua hàng
Báo cáo định kỳ: trạng thái PO, đơn hàng trễ, công nợ NCC, hồ sơ chờ thanh toán.
Theo dõi biến động giá, đề xuất tối ưu chi phí.
Đề xuất chuẩn hóa: danh mục NCC theo nhóm hàng, khung giá tham chiếu, checklist hồ sơ mua máy móc.
Tuân thủ & nhiệm vụ khác
Tuân thủ quy trình mua sắm, quy định phê duyệt và lưu trữ hồ sơ.
Thực hiện nhiệm vụ khác theo phân công của quản lý.