1. Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp
- Lập danh sách các nhà cung cấp tiềm năng
- Lên bảng tiêu chuẩn lựa chọn nhà cung cấp phù hợp với điều kiện công ty. Ví dụ như tiêu chuẩn về giá, chất lượng, thời gian giao hàng, dịch vụ sau giao hàng...
- Đưa lên cấp trên các thông tin liên quan đến nhà cung cấp đã lựa chọn để quản lý xem xét, phê duyệt.
- Lưu trữ thông tin về nhà cung cấp theo quy định của công ty.
- Theo dõi thường xuyên và đánh giá hoạt động của nhà cung cấp
2. Khảo sát giá
- Khảo sát giá hàng hoá của các nhà cung cấp khác, của thị trường
- Tiến hành thương lượng mức giá hợp lý nhất với nhà cung cấp
- Lập báo cáo chi tiết về giá các mặt hàng dựa trên các biến động giá để báo cáo quản lý
- Đảm bảo giá cả cạnh tranh, chất lượng hàng hóa đạt yêu cầu
Thực hiện quy trình thu mua hàng hoá
- Tiếp nhận yêu cầu mua hàng từ các bộ phận sản xuất có liên quan
- Xác định các yêu cầu mua hàng về số lượng, chủng loại, kích thước hay các thông số kỹ thuật cần thiết để lên đơn hàng.
- Liên hệ với nhà cung cấp.
- Theo dõi qua trình giao hàng, nhận hàng
- Kí và kiểm tra các hoá đơn chứng từ liên quan. Đảm bảo chính xác và đầy đủ để chuyển giao cho kế toán.
- Gửi thông tin đơn hàng đến các bộ phận liên quan tiếp nhận hàng hoá theo quy định
- Đánh giá hoạt động thu mua và giao hàng định kỳ đối với các nhà cung cấp
- Giải quyết và báo cáo các phát sinh nếu có một cách kịp thời.