Chuyên viên mua hàng

Mô tả về công việc
* Đảm bảo luôn cung ứng đúng và đủ hàng:
- Kiểm soát, theo dõi các hoạt động mua hàng thường ngày để đảm bảo các yêu cầu phát sinh luôn được xử lý một cách nhanh chóng và hiệu quả cao nhất.
- Rà soát, đối chiếu giữa kế hoạch năm và thực tiễn để đảm bảo phòng mua hàng luôn làm việc ở thế chủ động.
- Kiểm soát master data và đảm bảo luôn cập nhật danh mục sản phẩm cũng như danh mục nhà cung cấp kịp thời để phục vụ cho việc cung ứng hàng hóa đa dạng chủng loại và nhanh chóng.
- Cập nhật các vấn đề phát sinh liên phòng ban để kịp thời thông báo đến trưởng phòng và các đối tác liên quan, tránh việc chậm trễ trong quá trình xử lý.
* Hỗ trợ kiểm soát và hoạch định chi phí mua hàng:
- Hỗ trợ quản lý danh sách mua hàng cho từng loại vật tư để kiểm soát tốt cho chi phí mua hàng và các chi phí khác của phòng mua.
- Hỗ trợ theo dõi các thông tin biến động của thị trường nguyên liệu nhằm mục đích kịp thời cảnh báo cho cấp quản lý trực tiếp về nguy cơ thiếu hụt nguồn hàng cũng như biến động giá để công ty có thể đưa ra các quyết định kịp thời, giảm tối đa các nguy cơ về nguồn cung.
- Không ngừng tìm kiếm các thao tác bất cập cũng như có nguy cơ sai sót trong quá trình mua hàng và đề xuất các hướng xử lý phòng tránh cũng như đề xuất điều chỉnh các quy trình chưa hợp lý.
* Đảm bảo chất lượng dịch vụ của phòng mua hàng:
- Theo dõi tình trạng hàng hóa nhập kho hàng ngày để kịp thời đưa ra các cảnh báo đến nhà cung cấp một cách nhanh chóng bằng các hình thức cảnh cáo và kèm theo các biên bản ghi nhận gửi tại thời điểm vi phạm.
- Theo sát các điều khoản của hợp đồng kinh tế, hợp đồng nguyên tắc để đảm bảo các giao dịch phát sinh đều được các bộ phận chấp hành nghiêm túc từ khâu nhập hàng đến khâu thanh toán và công nợ.
* Quản trị mối quan hệ với đối tác:
- Nội bộ: Thực hiện việc triển khai thu thập về đánh giá mức độ hài lòng từ các phòng ban khác để ghi nhận các ý kiến đóng góp và kịp thời điều chỉnh.
- Nhà cung cấp: Thực hiện các khảo sát về nhà cung cấp, đối chiếu và phản hồi để nâng cao chất lượng dịch vụ: đánh giá về chất lượng sản phẩm và tỷ lệ đổi trả hàng hóa (supplier defect rate) và đánh giá về thái độ phục vụ - tỷ lệ trễ đơn (service level).