a. Lập kế hoạch và Chuẩn bị mua sắm
• Nghiên cứu kỹ hồ sơ dự thầu, yêu cầu kỹ thuật và phạm vi công việc của gói thầu để xác định danh mục vật tư, thiết bị, dịch vụ cần mua sắm.
• Phối hợp với bộ phận Kỹ thuật, QS để xây dựng kế hoạch mua sắm tổng thể bám sát tiến độ dự án.
• Lập ngân sách dự kiến cho các gói thầu mua sắm dựa trên khảo sát thị trường và dữ liệu lịch sử.
b. Tổ chức Đấu thầu và Lựa chọn Nhà thầu / Nhà cung cấp Xây dựng Hồ sơ mời thầu
• Tìm kiếm, đánh giá và cập nhật danh sách nhà cung cấp/nhà thầu phụ tiềm năng.
• Tổ chức phát hành hồ sơ mời thầu, tiếp nhận hồ sơ dự thầu/báo giá từ các nhà cung cấp.
• Chủ trì hoặc tham gia tổ đánh giá hồ sơ dự thầu về mặt thương mại, tiến độ và điều kiện thanh toán. Phối hợp với bộ phận kỹ thuật để đánh giá năng lực kỹ thuật của nhà thầu.
c. Đàm phán và Ký kết Hợp đồng
• Trực tiếp hoặc tham gia đàm phán các điều khoản thương mại quan trọng với nhà cung cấp/nhà thầu phụ: Giá cả, chiết khấu, phương thức thanh toán, bảo lãnh, tiến độ
giao hàng, phạt chậm tiến độ, bảo hành.
• Phối hợp với bộ phận Pháp chế/Hợp đồng để soạn thảo, rà soát và hoàn thiện các điều khoản hợp đồng mua bán vật tư hoặc hợp đồng thầu phụ.
• Trình ký hợp đồng và theo dõi quá trình thực thi hợp đồng của các bên.
d. Quản lý Thực hiện Hợp đồng và
Giao nhận• Theo dõi sát sao tiến độ sản xuất, gia công hoặc giao hàng của nhà cung cấp để đảm bảo không bị ảnh hưởng đến tiến độ thi công tại công trường.
• Phối hợp với bộ phận Kho, QA/QC và Kỹ sư công trường để kiểm tra số lượng, chất lượng, chứng chỉ xuất xứ (CO/CQ) khi vật tư/thiết bị cập cảng hoặc về công trường.
• Xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình giao nhận (hàng thiếu, hàng lỗi, hư hỏng, chậm tiến độ giao hàng).
e. Thanh quyết toán và Lưu trữ hồ sơ
• Hoàn thiện hồ sơ thanh toán để chuyển bộ phận kế toán thực hiện thanh toán cho nhà cung cấp theo đúng tiến độ hợp đồng.
• Phối hợp lập hồ sơ quyết toán gói thầu khi dự án kết thúc.
• Lưu trữ toàn bộ hồ sơ mua sắm một cách khoa học, sẵn sàng
phục vụ công tác kiểm toán.
Tốt nghiệp Đại học các chuyên ngành: Quản trị Kinh doanh, Thương mại, Kinh tế Xây dựng, Chuỗi cung ứng (Supply Chain) hoặc có nền tảng kỹ thuật (Cơ khí, Điện, Xây dựng).
Tối thiểu từ 04 năm kinh nghiệm làm công tác mua hàng, đấu thầu, đặc biệt ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm mua sắm vật tư thiết bị công nghiệp, cơ điện (M&E) hoặc làm việc tại các tổng thầu EPC, công ty xây dựng,...
Hiểu biết về quy trình đấu thầu và luật thương mại.
Nắm vững cách soạn thảo và đàm phán các điều khoản hợp đồng kinh tế.
Am hiểu thị trường cung ứng vật tư xây dựng, thiết bị cơ khí, ống thép, van, cáp điện hoặc các dịch vụ thầu phụ kỹ thuật.
Kỹ năng đàm phán và thuyết phục: Cực kỳ quan trọng để ép giá tốt mà vẫn giữ quan hệ tốt với nhà cung cấp.
Kỹ năng phân tích dữ liệu, tổng hợp thị trường và lập báo cáo trên Excel.
Kỹ năng quản lý thời gian và giải quyết vấn đề phát sinh dưới áp lực tiến độ dự án.