Chuyên Viên Mua Sắm - Đấu Thầu

a. Lập kế hoạch và Chuẩn bị mua sắm
• Nghiên cứu kỹ hồ sơ dự thầu, yêu cầu kỹ thuật và phạm vi công việc của gói thầu để xác định danh mục vật tư, thiết bị, dịch vụ cần mua sắm.
• Phối hợp với bộ phận Kỹ thuật, QS để xây dựng kế hoạch mua sắm tổng thể bám sát tiến độ dự án.
• Lập ngân sách dự kiến cho các gói thầu mua sắm dựa trên khảo sát thị trường và dữ liệu lịch sử.
b. Tổ chức Đấu thầu và Lựa chọn Nhà thầu / Nhà cung cấp Xây dựng Hồ sơ mời thầu
• Tìm kiếm, đánh giá và cập nhật danh sách nhà cung cấp/nhà thầu phụ tiềm năng.
• Tổ chức phát hành hồ sơ mời thầu, tiếp nhận hồ sơ dự thầu/báo giá từ các nhà cung cấp.
• Chủ trì hoặc tham gia tổ đánh giá hồ sơ dự thầu về mặt thương mại, tiến độ và điều kiện thanh toán. Phối hợp với bộ phận kỹ thuật để đánh giá năng lực kỹ thuật của nhà thầu.
c. Đàm phán và Ký kết Hợp đồng
• Trực tiếp hoặc tham gia đàm phán các điều khoản thương mại quan trọng với nhà cung cấp/nhà thầu phụ: Giá cả, chiết khấu, phương thức thanh toán, bảo lãnh, tiến độ giao hàng, phạt chậm tiến độ, bảo hành.
• Phối hợp với bộ phận Pháp chế/Hợp đồng để soạn thảo, rà soát và hoàn thiện các điều khoản hợp đồng mua bán vật tư hoặc hợp đồng thầu phụ.
• Trình ký hợp đồng và theo dõi quá trình thực thi hợp đồng của các bên.
d. Quản lý Thực hiện Hợp đồng và Giao nhận
• Theo dõi sát sao tiến độ sản xuất, gia công hoặc giao hàng của nhà cung cấp để đảm bảo không bị ảnh hưởng đến tiến độ thi công tại công trường.
• Phối hợp với bộ phận Kho, QA/QC và Kỹ sư công trường để kiểm tra số lượng, chất lượng, chứng chỉ xuất xứ (CO/CQ) khi vật tư/thiết bị cập cảng hoặc về công trường.
• Xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình giao nhận (hàng thiếu, hàng lỗi, hư hỏng, chậm tiến độ giao hàng).
e. Thanh quyết toán và Lưu trữ hồ sơ
• Hoàn thiện hồ sơ thanh toán để chuyển bộ phận kế toán thực hiện thanh toán cho nhà cung cấp theo đúng tiến độ hợp đồng.
• Phối hợp lập hồ sơ quyết toán gói thầu khi dự án kết thúc.
• Lưu trữ toàn bộ hồ sơ mua sắm một cách khoa học, sẵn sàng phục vụ công tác kiểm toán.