Chuyên Viên Mua Sắm

I. Mục đích và vị trí của công việc
• Triển khai việc tìm kiếm, đàm phán, ký kết hợp đồng với các nhà cung cấp hàng hóa, dịch vụ để bảo đảm cung ứng cho hoạt động công ty.
• Quản lý việc thực hiện hồ sơ mua sắm, hợp đồng, giao hàng, tạm ứng, nhập kho, thanh toán và một số vấn đề phát sinh khi thực hiện mua sắm.
• Tham gia các tổ dự án, tổ công tác do BLĐ phân công.
• Thực hiện việc báo cáo công việc hàng tuần/tháng/quý/năm.
II. Mô tả công việc
• Nghiên cứu đề xuất mua sắm từ các bộ phận, làm việc với các đơn vị để làm rõ các vấn đề liên quan đến thông tin hàng hóa, số lượng, đặc tính kĩ thuật hàng hóa, ngân sách và các lưu ý về thời gian của đơn hàng.
• Tìm kiếm nhà cung cấp đáp ứng, phối hợp làm sản phẩm mẫu, thương thảo, đàm phán hợp đồng.
• Phát triển các nhà cung cấp mới, định kỳ đánh giá các nhà cung cấp cũ.
• Tổng hợp update theo dõi danh mục hàng hóa, định kỳ làm việc với các bộ phận để đánh giá chất lượng, điều chỉnh quy cách hàng hóa, cập nhật các nhu cầu.
• Thực hiện quy trình phê duyệt mua sắm nội bộ, trình ký hợp đồng, thực hiện tạm ứng/thanh toán.
• Theo dõi tiến độ thực hiện hợp đồng, thực hiện các thủ tục giao hàng và xử lý các vấn đề phát sinh.
• Hỗ trợ, hướng dẫn các bộ phận thông tin hàng hoá, mẫu mã để làm đề xuất mua sắm.
• Báo cáo kết quả công việc cho Quản lý trực tiếp, thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công.