Chuyên Viên Quản Lý Đơn Hàng - Linh Kiện Điện Tử

1. Quản lý hợp đồng
• Tiếp nhận thông tin hợp đồng từ Sales
• Rà soát chi tiết điều khoản thương mại, tiến độ giao hàng, danh mục hàng hóa theo quy định nội bộ & đặc thù của khách hàng.
• Cảnh báo rủi ro liên quan đến điều khoản giao hàng, chứng từ, tiến độ hoặc yêu cầu bất thường.
• Trình ký, đóng dấu và lưu trữ hồ sơ đúng quy định.
• Cập nhật hợp đồng lên hệ thống nội bộ (ERP/SAP) để tạo SO/DO theo quy trình.
2. Quản lý tiến độ đơn hàng
• Theo dõi sát tiến độ hàng về từ Procurement & nhà cung cấp.
• Rà soát tồn kho, lịch về hàng, tình trạng PO/SO để đảm bảo đáp ứng đúng cam kết với khách hàng.
• Chủ động cảnh báo Sales & Procurement khi có nguy cơ chậm hàng, lệch tiến độ hoặc phát sinh ngoài kế hoạch.
• Theo dõi và đốc thúc xử lý các mã hàng vướng mắc cho đến khi đơn hàng đóng hoàn toàn.
3. Điều phối giao hàng & vận hành chứng từ
• Tạo Delivery Order, phối hợp Warehouse để sắp xếp giao hàng đúng thời gian - địa điểm - yêu cầu nghiệp vụ của khách hàng.
• Chuẩn bị và kiểm tra hồ sơ giao hàng: Packing list, CO, CQ, hóa đơn, biên bản bàn giao,... đảm bảo đúng thủ tục chuẩn hóa của khách hàng.
• Theo dõi nghiệm thu, đối chiếu biên bản giao nhận & hỗ trợ hoàn thiện hồ sơ thanh toán.
4. Hỗ trợ công nợ & kiểm soát rủi ro
• Phối hợp Kế toán & Sales nhắc nợ, theo dõi hạn mức tín dụng, công nợ đến hạn và công nợ xấu.
• Thực hiện cảnh báo rủi ro tài chính, đề xuất biện pháp hạn chế/ tạm ngừng giao hàng khi cần.
5. Chăm sóc khách hàng & xử lý khiếu nại
• Tiếp nhận khiếu nại liên quan đến tiến độ, chất lượng hàng hóa, hồ sơ hoặc thái độ dịch vụ.
• Điều phối nội bộ xử lý nhanh chóng, cập nhật tiến độ cho khách hàng theo SLA.
• Gửi khảo sát mức độ hài lòng và đề xuất cải thiện chất lượng dịch vụ.