1. Mô tả tổng quan
Vị trí Quản trị vận hành hệ thống chịu trách nhiệm xây dựng, chuẩn hoá và kiểm soát hệ thống quy trình vận hành nội bộ trên toàn Công ty, đảm bảo tính đồng bộ giữa thực tế vận hành và hệ thống quản trị số (ERP).
Đồng thời, vị trí này đóng vai trò đầu mối triển khai số hoá quy trình lên hệ thống ERP, giám sát việc tuân thủ và liên tục cải tiến nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động toàn doanh nghiệp.
2. Trách nhiệm chính
2.1. Xây dựng và chuẩn hóa quy trình
• Rà soát, xây dựng và chuẩn hoá toàn bộ quy trình vận hành nội bộ của Công ty (bao gồm: Kinh doanh, Marketing, Tài chính - Kế toán, Nhân sự, Vận hành, Pháp lý...)
• Thiết lập hệ thống quy trình theo chuẩn (SOP, quy chế, quy định...)
• Đảm bảo quy trình rõ ràng, logic, có thể đo lường và kiểm soát
• Đề xuất cải tiến quy trình nhằm tối ưu hiệu suất và giảm rủi ro vận hành
2.2. Số hoá quy trình trên hệ thống ERP
• Phối hợp với Ban ERP và các phòng ban để chuyển đổi quy trình vận hành lên hệ thống ERP
• Tham gia phân tích nghiệp vụ (BRD), thiết kế luồng xử lý trên hệ thống
• Làm việc với đối tác triển khai để đảm bảo hệ thống phản ánh đúng quy trình thực tế
• Kiểm thử, nghiệm thu và tối ưu sau triển khai
2.3. Kiểm soát tuân thủ quy trình
• Theo dõi và kiểm soát việc thực hiện quy trình tại các phòng/ban
• Phát hiện sai lệch, rủi ro trong vận hành và đề xuất biện pháp xử lý
• Thiết lập cơ chế
kiểm soát nội bộ (checklist, báo cáo, dashboard...)
• Phối hợp với các bộ phận liên quan để đảm bảo tuân thủ quy định nội bộ
2.4. Phân tích & tối ưu vận hành
• Phân tích dữ liệu vận hành, đề xuất giải pháp cải tiến hiệu quả kinh doanh
• Thiết lập hệ thống báo cáo quản trị (dashboard)
phục vụ Ban Lãnh đạo
• Đề xuất các giải pháp số hóa, tự động hóa quy trình
2.5. Phối hợp & đào tạo
• Là đầu mối làm việc giữa Khối Kinh doanh, Ban ERP và các đối tác triển khai
• Tổ chức đào tạo, hướng dẫn sử dụng hệ thống cho nhân sự
• Hỗ trợ xử lý các vấn đề phát sinh liên quan đến quy trình và hệ thống
3. Yêu cầu công việc
3.1. Kinh nghiệm
• Tối thiểu 3-5 năm kinh nghiệm trong các lĩnh vực: ERP, vận hành hệ thống, tư vấn quy trình hoặc ISO;
• Có kinh nghiệm xây dựng hoặc chuẩn hoá quy trình nội bộ doanh nghiệp
• Có kinh nghiệm tham gia dự án ERP là lợi thế.
3.2. Kiến thức
• Hiểu biết về quy trình vận hành doanh nghiệp: Kinh doanh, Marketing, CRM, Tài chính - Kế toán, Nhân sự ;
• Có tư duy hệ thống và khả năng chuẩn hóa quy trình;
• Có kiến thức cơ bản về triển khai ERP và
quản lý dự án.
3.3. Kỹ năng
• Kỹ năng phân tích nghiệp vụ (Business Analysis);
• Kỹ năng quản lý công việc và phối hợp đa phòng ban;
• Kỹ năng giao tiếp và làm việc với đối tác;
• Tư duy logic, hệ thống, cải tiến liên tục.