Chuyên Viên Thầu Và Quản Lý Chất Lượng

Mô tả công việc tổng thể: 5 nhóm nhiệm vụ:
1. Cung ứng hồ sơ thầu và phụ trách các công việc liên quan đến đấu thầu.
2. Cung cấp báo giá sản phẩm, hồ sơ sản phẩm, hợp đồng và hồ sơ khác cho khách hàng.
3. Quản lý chất lượng và cảnh giác dược.
4. Nhiệm vụ khác theo phân công của trưởng bộ phận.
5. Các công việc được giao khác từ QLTT.
Mô tả công việc chi tiết:
Nhóm nhiệm vụ 1: Cung ứng hồ sơ thầu và phụ trách các công việc liên quan đến đấu thầu:
Tổ chức xây dựng hồ sơ dự thầu sản phẩm của công ty theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu tại các đơn vị/Bệnh viện/Sở y tế và ban ngành liên quan.
Cập nhật thông tin chào thầu thường xuyên trên các trang đấu thầu. Thông tin đến kinh doanh kịp thời các thông tin mời thầu mới nhất trên phạm vi toàn quốc.
Phân tích ưu/ nhược điểm sản phẩm đối thủ cạnh tranh. Đề xuất giá và các phương án góp phần gia tăng cơ hội trúng thầu.
Xây dựng báo giá theo yêu cầu và gửi thư chào giá cho khách hàng đúng hạn, đúng biểu mẫu theo yêu cầu của khách hàng.
Thực hiện các thủ tục bảo lãnh ngân hàng các gói thầu, các hợp đồng bảo đảm đúng hạn, đúng yêu cầu. Cung cấp cho khách hàng kịp thời và phối hợp làm rõ các nội dung liên quan đến hồ sơ thầu.
Theo dõi thời hạn gói thầu và thực hiên báo cáo tiến độ hợp đồng thầu. Cảnh báo và đôn đốc phòng kinh doanh hoàn thành thực hiện hợp đồng và dự trù phát sinh.
Cập nhật thường xuyên luật đấu thầu, các thông tư, nghị định hướng dẫn phòng kinh doanh các hoạt động đấu thầu tại Bệnh viện/Sở y tế phù hợp với luật điều chỉnh.
Triển khai đào tạo và kiểm tra kiến thức định kỳ kiến thức về đấu thầu cho phòng kinh doanh.
Tra cứu và cung cấp kết quả trúng thầu được cập nhật bao gồm đối thủ cạnh tranh để phục vụ phân tích kinh doanh.
Nhiệm vụ 2: Cung cấp báo giá sản phẩm, hồ sơ sản phẩm, hợp đồng và hồ sơ khác cho khách hàng:
Cung cấp báo giá và kiểm soát các thông tin liên quan đến sản phẩm trong báo giá. Cập nhật và cải tiến báo giá, ban hành cho các bộ phận liên quan làm cơ sở thực hiện.
Xây dựng và hoàn thiện hợp đồng cho khách hàng theo kết quả trúng thầu hoặc yêu cầu của kinh doanh. Bảo đảm hợp đồng được xây dựng trong hạn mức công nợ theo quy định của công ty.
Chịu trách nhiệm thu hồi hợp đồng, bàn giao cho phòng TCKT lưu trữ.
Phụ trách xây dựng tài liệu báo giá, danh mục sản phẩm và các giấy tờ liên quan dạng bản mềm, bản cứng lưu trữ công khai toàn công ty.
Triển khai bảo hộ nhãn hiệu, giấy phép lưu hành sản phẩm , đề nghị và hoàn thiện hồ sơ xin gia hạn nếu có và theo dõi thời hạn bảo hộ các sản phẩm của công ty.
Nhiệm vụ 3: Quản lý chất lượng:
Xây dựng và Duy trì Hệ thống Quản lý Chất lượng (QMS): Thiết lập, phê duyệt các quy trình thao tác chuẩn (SOPs) về bảo quản, vận chuyển, kiểm soát tồn kho.
Kiểm soát Điều kiện Bảo quản: Theo dõi nhiệt độ, độ ẩm tại kho và trong quá trình vận chuyển (xe lạnh, thiết bị ghi nhiệt độ) để đảm bảo không sai lệch.
Xử lý Khiếu nại và Thu hồi: Tiếp nhận, điều tra và giải quyết các khiếu nại về chất lượng thuốc; thực hiện quy trình thu hồi hàng nhanh chóng khi có lệnh.
Quản lý Hàng trả về và Hàng giả: Kiểm tra, đánh giá chất lượng hàng trả về trước khi tái nhập kho; phân loại và xử lý hàng giả/hàng nghi ngờ giả mạo.
Tự Thanh tra và Đào tạo: Tổ chức tự thanh tra định kỳ, đánh giá nhà cung cấp/khách hàng; Đào tạo đội ngũ nhân viên về GDP.
Quản lý Hồ sơ và Tài liệu: Lưu trữ hồ sơ nhập/xuất, hồ sơ vận chuyển, hồ sơ chất lượng đầy đủ và trung thực.
Theo dõi thời hạn GPD và tổ chức triển khai xin cấp phép trước thời hạn đề ra.
Nhiệm Vụ 4: Cảnh giác dược:
Phát hiện và báo cáo phản ứng có hại (ADR): Thu thập thông tin về tác dụng phụ không mong muốn khi dùng thuốc đúng liều. Ví dụ: Báo cáo khi bệnh nhân bị ban đỏ, dị ứng sau khi uống kháng sinh.
Đánh giá rủi ro/lợi ích: Phân tích, xác định mối liên quan giữa việc dùng thuốc và biến cố bất lợi.
Phòng tránh và quản lý nguy cơ: Đưa ra cảnh báo, cập nhật hướng dẫn sử dụng, thậm chí đình chỉ lưu hành thuốc nếu cần thiết.
Thông tin thuốc: Phổ biến thông tin về an toàn thuốc cho nhân viên y tế và cộng đồng.
Nhiệm vụ 5: Phối hợp đăng ký, gia hạn cấp phép lưu hành sản phẩm, quảng cáo:
Phụ trách cung cấp hồ sơ và các thông tin phục vụ công tác đăng ký xin cấp phép quảng cáo.
Triển khai bảo hộ nhãn hiệu, đề nghị và hoàn thiện hồ sơ xin gia hạn nếu có và theo dõi thời hạn bảo hộ các sản phẩm của công ty.
Theo dõi thời hạn giấy phép lưu hành sản phẩm, đề nghị và hoàn thiện hồ sơ xin gia hạn nếu có.